 （二）掌握八个步骤： 一是把握意图，明确任务。召开会议，或举办活动，都由领导者决定。为什么开会?为什么组织活动?领导者心中有谱。这个谱，就是领导者意图。领导者在会议上讲话，要求秘书人员提供讲稿，有时事先介绍一下讲稿中的主要观点、重要事项和要点，以及重点讲点什么具体意见，有时只提出交稿的时限，并不指出应该写什么，不要写什么。多数情况下，领导者对讲稿如何写，说不细致。这更需要秘书人员全方位地把握领导者意图。一方面，要从领导者批示或口头交办讲稿起草任务的提示精神，来把握和领会领导者的明确意图，或不太明确的潜意图。另一方面，从领导工作最新的动态，领导者的思想创新成果，以及领导者最近关注和重点上来把握，综合研究分析领导者意图；再一方面，从研究过去同类讲稿来把握领导者意图，从分析领导工作、意图的连续性、惯性上深化认识领导者意围。 省委书记张云川去年来河北工作不久，就到省委办公厅视察，并发表重要谈话，要求“办文、材料要严格把关。无论是领导讲话还是其它各类文稿，都要重点突出、画龙点睛。起草领导讲话，‘眼睛’在哪里要明确，就是主题鲜明，结构严谨，并注意不同场合的不同要求。讲话一定要有针对性，讲那些管用的话，讲那些解决问题的话，这样才能做到有的放矢，群众也喜欢听。要讲短话，当然有时也需要展开讲，但千万不要讲过多的套话。把文章写长了容易，讲短话是很难的。戴高乐将军曾经讲过，让我演讲两个小时，需要准备１周；演讲１个小时，需要准备１个月；演讲５分钟，则要准备半年。做到讲话语言精练，要靠平时认真积累，靠反复的推敲。”省委办公厅认真学习和潜心研究云川书记的文稿风格和特点，注重平时积累历练，努力在文稿服务工作中，真正实现“主题鲜明、画龙点睛”以及“讲短话、讲管用话”等要求，增强了文稿的思想性、政策性和针对性、指导性。 二是了解背景，掌握信息。在初步了解领导者的意图后，要扩大信息搜集范围，更多地了解会议或活动的背景。首先，要掌握会议或活动的由来、目的、主题、任务、规模、规格、地点、时间、议程、领导讲话顺序、相关文件等。其次，上级有无相关的指示精神和具体要求，下级有无建议与反映，同级业务部门有无想法。其三，查阅最近文件有无相关决议。其四，查阅新闻媒介和网络，有无相关信息。其五，利用合适的机会，进一步与领导者接触，从会议或活动的大背景上探讨领导者意图。 为了起草好领导讲话，我平常注意学习，积累资料，并在电脑上分门别类建立了20多个文件夹，其中有一个“领导言论“文件夹，包括胡锦涛、温家宝、张云川、胡春华、崔江水、郭大建等子文件夹，几乎每天浏览三级党报，把中央、省、市主要领导讲话下载到文件夹，起草讲话时可随时调出来参考。 三是调查研究，把握材料。如果时间宽松，可以开展实地调查研究，听取基层干部群众，对于会议或活动的愿望与要求、建议与意见。进一步明确会议或活动的重点，以及需要着重解决的问题。如果时间不宽松，也可就近咨询一些相关人员的看法。同时要注意搜集报刊、网络上的相关材料，如相关的理论文章，中央有关批示精神，同类会议的领导者讲稿，同类活动的重要文件等，以及相关的新观点、新思想、新思路、新政策、新措施。有关的历史文献，其他领导同志的讲稿、言论，有关的统计数据与典型事例。等等。把收集到的这些材料，进行综合研究，从中受到启发，也从中撷取有用的材料。 原市委副书记杨慧在担任市委常委、秘书长时曾强调，在公文起草过程中，必须全面地贯彻“上、下、前、后、左、右”的六字真经。 所谓“上”，就是吃透上情，起草的公文要符合上级机关的指示精神。我们党实行民主集中制，下级服从上级，全党服从中央。根据这一原则，各级机关起草的公文都必须符合各自的上级机关的有关文件和指示精神，而不能脱离甚至违背上级机关的指示。只有吃透上情，才能把上级精神与本地本部门的工作实际相结合，使上级指示更好、更全面地在这里得到贯彻落实。 所谓“下”，就是摸透下情，弄清楚本地本部门的实际情况。一般说来，在一个文件中总是有这么一句话，“结合工作实际”，这个工作实际，指的就是下级的情况、基层的情况。起草一份文件，如何增强它的针对性和实效性？就得要把本地的情况，包括过来工作的基础，有哪些优势和不足，基层干部的状态，群众的愿望等，必须弄清楚后才能下笔，这样的公文才有可能做到“有的放矢”，否则就很可能“空对空”，“两张皮”，你文件里说得挺热闹，文辞也很精彩，但是对基层工作没有指导意义，与工作实际相互脱节，群众也不愿意听。 所谓“前”，就是一项工作过来形成的一些文件，有什么原则要求，有哪些政策规定，哪些还在执行，哪些已经废止，哪些需要进一步修改完善，起草新文件时一定要注意与之相衔接。在同一个问题上，各有关公文可以从不同侧面作出某些规定，但它们之间应当相互配合，而不能互相矛盾。比如对同一件事，这件公文说可以办，那件公文又说不能办；或者对一项经费，这个文件说可以给，那个文件又说无法解决等，使实际执行者无所适从。同时，当根据新的情况需要对过去形成的公文作出某些改变时，新制定的公文应该通过适当的形式予以交待和说明，保证党和政府的统一领导和政令畅通。在现实生活中为什么会出现“文件打架”现象？就是在起草新文件时没有研究旧文件，致使新文件与旧文件出现不一致，上下脱节，前后矛盾，给下级执行时造成很大的难度。还有，起草公文还要注意与相关部门进行协商沟通，因为许多工作涉及多个部门共同管理，部门与部门之间，也存在一个衔接和协调的问题。 所谓“后”，就是起草公文时必须充分考虑下一步的发展趋势，对今后工作作出科学的、全面的、准确的判断，体现公文的预见性。有的文件，是对一年内工作的指导，如《政府工作报告》和一些年度的文件；有的文件，是对近一个时期的工作进行规划和指导，如“十五计划”和党代会报告一类。起草这类文件，必须要有战略眼光和超前的思维，准确把握事物发展的方向，描绘事物发展的轨迹，对未来的远景作出推测和判断，体现文件的宏观指导性。当然，做到这些有一个重要的前提，就是必须立足于现在的工作基础，而不能凭主观的臆想和随意的猜测。 所谓“左、右”，实际上是一个概念，就是同时期周边地区、兄弟地市的工作状况。这也是起草公文时需要注意的一个问题。要注意借鉴周边地区、兄弟地市的先进经验，汲取他们工作中一些教训，使我们起草的文件在政策措施上更加符合实际，更加切实可行。 |
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