公文写作与处理讲授提纲

                                标           题……………………………………  ………………………………………… 
                                ……………（正文）。  

                                报：送：发：（共印XX份）

                              
                              五、简报的撰写（一）标题。一般地讲，一篇文章或一份简报都应该有标题。从文章方面来说，有“题好一半文”之说，有的还把标题称为文章的“眼睛”。可见文章或简报标题的重要性。从心理方面来说，好的标题具有“跳跃感”，可一下跳入读者心扉，使人不仅想看，而且愿意先看这篇文章或简报。所以要写好一篇简报，首先要做好标题。撰写简报标题要注意三点：1、简明扼要。简报有“千字文”之称，一般短小精悍。如果标题太长，会显得头重脚轻，令人厌烦，第一眼就给阅读人不愉快的感觉。如《发扬当好国家主人翁的精神，珍惜来之不易的权力，认真选举好人民代表》这个标题就显得很冗长，不如改成《发扬主人翁精神，选好人民代表》似更好些。2、文题相对。一般讲，一个好的简报标题应揭示简报的主要内容，让读者一看就大概明白这份简报所要反映的情况。如《“电猫”捕鼠，护粮又致富》这个标题，既简洁，又文题相对，有很强的概括力。3、准确新颖。标题要产生使读者非看下去不可的魅力，就要生动、醒目，力求新颖别致。但新颖不等于猎奇，让人费解。如《X县党校炊事员怒掀餐桌
                                 
                              出名穷县一场脱贫对话变成四桌宴席》这个标题既生动，又发人深醒。又如《何必硬要一米七？》这个标题在一定程度上反映了前些年一些女青年择偶时只注重外表而忽视内在美的错误倾向，既准确又新颖。而有篇简报题为《九尺群鸭蓬勃发展》就令人很费解。（二）正文。正文是简报的核心。一般分开头和主体两部分，有“结尾”的简报比较少。1、开头。类似新闻中消息的导语，应做到生动地概括简报的内容，使读者对要了解的简报内容有个总的印象。如有篇简报开头：“XX区街道办事处党委，在党员先进性教育活动中，边整边改，组织机关党员深入社区，解决了23个老大难问题，深受群众欢迎。”这段开头，用简明的语言交待了简报最主要的事实，揭示了全文的目的和结论，以引起读者注意。当然，简报正文的开头也是多样的，根据写作的需要，不可拘泥于一个模式。以下介绍主要的三种开头方式：（1）叙述式。平铺直叙，开门见山，直陈其事，把所要反映的问题明确提出来，是简报开头的常见方式。如：“从9月5日起，本市高校学生积极投入了‘社会实践周’的活动。”（2）结论式。即开头写出事情的结果，主体再阐明原因。如：“本市报刊门市部，那种用低级庸俗的广告来招徕读者的现象已经看不见了，这是本市邮电职工学习十二届二中全会精神后出现的新面貌。”这种开头方式在简报中用得最多。（3）提问式。一开头就提出问题，目的在于引起读者的兴趣和思索。如“去冬今春，全国化肥滞销，企业亏损严重，而XX化肥厂不仅不亏，还有盈利，这是什么原因呢？”以此提出问题，原因在主体部分于以回答，就是一篇完整的简报。总之，简报的开头，切忌哆嗦和不着边际的空话、套话、废话。如“在……精神的鼓舞下、在……的领导下”等等。2、主体。简报的主体要脉络清楚，层次分明，让读者明白是怎么回事。一般有三种最主要的表述方法：（1）时间顺序法。按事情的发生、发展和结束的先后顺序来写，并注意抓住典型事例。适合于时间脉络清楚的问题。（2）平行叙述法。这种方法适用于报告同一时空发生的多场面事件和问题，以平行的方式选取几个具有典型意义的问题于以叙述，表达出作者的观点和主张。（3）数据法。用准确而翔实的几组相关联的数据来说明问题（一般列表展示），这种表述方式简洁而有说服力。3、结尾。大多数简报，报告完情况全文就此结束，无须结尾，千万不可无病呻吟，画蛇添足。但有的简报，因事情尚未终结，可用结尾用语。如“发展情况下期再续”、“问题正在处理中”、“事故原因还在调查中”等等。（二）写作中需要把握的几个问题。1、简明扼要。简报一定要简明扼要，尽可能一事一报。实在需要综合报告时，也只能在同类而又相似的时间性前提下，将若干事项综合编发，切不可将“告知对象”不同的事情和问题编在一起。能分期的，宁可分期编发，也不要求全综合。2、一斑见豹。在确定简报主题后，要本着“多事写少，大事写小，小事写好”的原则，认真选取和组织材料进行撰写。即在同类诸多材料中，选择少数几件或一件有代表性的典型事例即可。即使对某件事例尚未窥其全豹，亦可写其一斑，只要能助于阅读者了解其事态就可以了，这样才能做到“简”。但同时要照顾到“明”，中心内容必须突出，即在时间、地点、人员、数据、情节等主要环节上一定要明确无误。因此，在写作技巧上可借鉴清代戏剧家李渔对编剧的一句名言：“汰冗枝，一事体，凤头、猪肚、豹尾。”这里所说的“猪肚”，是指简报的内容要充实，不能因简而不明。3、做到“五要”、“五忌”。简报正文的写作，类似新闻中的消息。“五要”是：要真、短、快、活（文笔生动）、强（思想性、政策性强）；“五忌”是：忌假、大、空、套、长。4、简报虽非公文，但可直接发送。根据需要，可上报，平送，下发。5、简报一般以第三人称手法撰写。
                               第二节  工作总结的写作
                              一、什么叫工作总结？工作总结是对已经做过的工作进行全面的、系统的回顾，从中分析工作的得失，以便总结经验，发扬成绩，找出差距，纠正错误，以利把今后工作做得更好的一种机关应用文体。毛泽东同志说过：“人类总得不断地总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。”从这个意义上讲，没有总结，就没有各项事业的成功，也就没有社会的进步。所以说，工作总结决不是可有可无的，它是机关的一种重要工作方法。二、工作总结的类型工作总结的类型较多，如综合性总结、专题性总结、学习总结、个人总结等等。但在机关中，常用的主要有两种：综合性工作总结和专题性工作总结。（一）综合性工作总结（又叫材料积累型总结）。
                              综合性工作总结要求比较全面地总结一个机关、一个单位、一个部门或一个地区在某一时期的工作情况。内容涉及面宽，问题多，时间较长，要展现总结机关的工作全貌。如：年终工作总结，半年工作总结，地方各级政府的工作报告等。此外，某项重大工作，如果涉及面宽，时间跨度较长，在重大工作完成之后的工作总结，也属于综合性工作总结，如：《XX市八年经济改革的回顾与反思》。
                              （二）专题性工作总结（又叫经验提炼型总结）。
                              专题性工作总结是对某项工作或某一方面的问题进行专门总结。它比综合性工作总结内容集中、单一，针对性强，内容也相应具体一些。如：党员先进性教育总结，抗洪救灾总结，选举工作总结等等。
                              三、工作总结的撰写                   
                              （一）写作的步骤。无论是哪种类型的工作总结，在写作中大体都应具备以下步骤：1、收集资料。收集资料对于写好工作总结至关重要。有句俗语叫：“平时备来急时用，急时找来没有用”。这话不一定完全正确，但说明了一点，就是平时积累资料的重要性。因此，作为文秘人员，在日常工作中，必须有意识地收集、积累各种资料。如本单位，本部门的重要报表、数据，每个阶段、每个时期的各种大事、中心工作都要有一定的记载。同时，对上级机关的指导方针、下级机关报告的情况以及工作状况都要有明晰的了解。这样才不至于写作时“临时抱佛脚”。下面提出几种收集材料的方式，供参考：
                              ①建资料本。主要记录：上级机关重要指导性文件、上级领导人重要讲话的文号、标题、时间、主要内容摘要等。②备剪报册。平时将报刊上与本单位有关的、有借鉴作用的文章、经验性资料剪贴在剪报册上，以备写作时参考。③做大事记。不间断地做好本机关、本单位的大事记，为写作时抓住主要问题和突出重点工作奠定基础。④勤记卡片。将读、看、听到的典型材料，有学习和参考价值的各种资料记入卡片，适时分类，不断丰富、扩大自己的知识面。⑤坚持笔记。坚持不懈地做好工作笔记，为全面掌握和了解本机关、本单位的主要工作情况积累材料。2、主动征求领导意见。在写总结前，征求和听取本单位领导人的意见，是写作工作总结的关键环节，便于准确勾勒出工作总结的总体骨架。因为本单位领导人是党和国家方针政策的执行者，也是本单位工作的指挥者、决策者和工作的带头人。他们对上级的政策和指示精神了解较多，熟悉本单位工作的总体情况，主动征求、听取他们对工作总结的意见、想法和写作思路，有助于对工作做出全面准确的评价。同时也可尽量避免在写作总结中少走弯路。3、广泛听取部门汇报。为获得更准确，更丰富的素材，可以机关名义召开工作汇报会，请机关各职能部门汇报某一时期或某一重大事项的工作情况，广泛听取他们的做法、意见和反映，以便对成绩、问题、经验、教训的基本估价更准确，更具广泛性和群众基础。必要时，还可请各职能部将所汇报的工作情况写成书面小结，以使所获得的素材更加准确、明晰。4、拟好提纲，做出安排。在占有大量材料的基楚上，不要急于动笔，可根据材料进行分类，认真排队筛选和查找相对应的参考资料，并做上记号，避免写作时忙乱翻找。然后根据总体安排，按照写作内容的重要程度（一般从重到轻），拟出提纲，安排好结构。