如何制作公文版头和版记

摘要: 　　关于公文格式的要素和规范，《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》都有比较具体的要求。这些要求比较好理解，但是在电脑上写作公文时往往会感到有些难度，尤其是公文版头和版记的设计、制作，让人 ...

　　其次，键入并设置各格式要素。在表格的第二行键入发文机关标志，如“江苏省人民政府文件”字样，并设置该标志的格式为居中排布、小标宋体、红色。在第五行键入发文字号，如“苏政发〔2014〕10号”，并按照规范设置其格式；如需标注签发人，也在第五行键入，并分别设置发文字号和签发人的格式。空出第三行和第四行，就可保证发文字号“编排在发文机关标志下空两行的位置”。

　　再次，设置第一行和第六行的行高。选择该第一行，右击选择“表格属性”—“行”，点击“指定高度”前的方框，设置第一行行高为3.5厘米，并在“行高值”选项中选择“固定值”；用同样方法设置第六行的固定行高为0.4厘米。这样就能保证发文机关标志上边缘距离版心上边缘为35mm，红色分隔线距离发文字号4mm。如果有份号、密级和保密期限、紧急程度等格式要素，可以在第一行中按照规范分别键入和设置。

　　最后，设置表格边框。选中整个表格，右击选择“边框和底纹”—“边框”，设置为“无”；然后选择红色实线，点击表格最下面的横线。这样就会保证在发文字号下面4mm处出现一条与版心等宽的红色分隔线，而表格中的其他线条在打印出来的文本中均不会出现。

　　至此，一份公文的版头就设置成功了。如果是联合行文，就在插入表格时多设置几行，依次键入和设置不同的发文机关标志。

　　第三步，设置版记。首先，插入表格。在公文最后一页的最下面插入表格，将表格设置成1列、2行。注意：待以下两项设置完成后，如表格出现跨页现象，可删除表格上方的空行，以保证整个表格在公文末页的最下面。

　　其次，键入并设置各格式要素。在表格的第一行键入“抄送机关：”及机关名称，并按照规范设置其格式。在表格的第二行键入“印发机关和印发日期”，并按照规范设置其格式。

　　再次，设置分隔线的粗细。选中整个表格，右击选择“边框和底纹”—“边框”，设置为“无”；选择1磅的实线并点击第一条和第三条横线，选择3/4磅的实线并点击第二条横线。这样就能保证版记部分的首末两条分隔线为粗线、中间的分隔线为细线，而表格中的其他线条在打印出来的文本中均不会出现。

３

“表格法”体现出的研究性

教学理念

　　使用“表格法”制作公文版头和版记，这样一个小技巧其实在一定程度上反映出研究性教学的大问题，即在教学中如何引导学生带着“问题意识”学习，从而切实提高学生学习的主动性。

　　在公文写作课的教学过程中，写作训练是非常重要的环节。对于文秘专业的学生来说，在电脑上制作标准的公文版式又是一项基本的技能。为此，教师和学生都对此项练习高度重视，也就会在练习过程中不断发现问题，如面对版头和版记制作问题，大家并不满足于已有的方法，而是积极地带着“问题意识”学习，通过小组讨论、反复实践、不断完善，终于获得比较方便的“表格法”。

　　同时，掌握这种方法后，在使用时又可以举一反三，对于格式要素及其编排规范有所不同的“命令格式”和“函的格式”，学生也很快就能使用“表格法”制作出符合要求的公文版式。

　　此外，在公文版式制作教学中，如果教师仅仅做一个知识传授者，停留在单向的教的层面，直接告诉学生用现成的方法制作版头和版记，而学生也只是简单接受、被动学习的话，那就谈不上什么研究性教学。相反，教师将自己定位于引导者，注重发挥学生自主学习的能动性，就能实现研究性教学的理想目标，即培养学生的科学精神和研究发现能力。

　　（本文刊于《秘书》杂志2014年第10期。文/施秋香）

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