 六、发文机关标志的位置不合规范 发文机关标志应当在版头部分的什么位置？其与版心的上边缘的距离是多少？对此，原来的《国家行政机关公文处理办法》（GB/T9704-1999）国家标准曾经规定，“发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。”这样规定，就使得各级党政机关在设计和印制空白的红头文件用纸时，需要两种不同留白格式的红头纸，以至于给实际工作造成了很大不便，而且从实际来看，这样规定也无很大的必要。有鉴于此，《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准从统一和规范的角度考虑，明确规定发文机关标志的上边缘至版心的上边缘距离为35㎜，取消了上行文要留出80㎜空白区域的规定，其发文机关标志上边缘至版心的上边缘距离也是35㎜。这就是说，上行文、下行文和平行文的发文机关标志位置已经完全统一。但在实践中，有些机关单位依然故我，仍就采用两种不同距离的公文版式，究其原因，一方面可能是对于新的规定未能及时了解和掌握，另一方面则可能是由于原来印制的版式数量过多，尚未用完，所以依旧沿用。但无论属于哪种情况都是不合规范的，应当严格按照新的规定要求坚决予以落实，确保规范行文。 七、联合行文时发文机关名称排列过多 根据《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准的规定，联合行文时对于发文机关标志的处理既可以同时标注联署发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。如果需要同时标注联署发文机关名称时，应当分行连续标注，而且要将主办机关排列在前，并将“文件“二字置于联署发文机关名称右侧，上下居中排布，上行文则只需标识联署发文机关名称，省略”文件“二字。但在具体行文实践中，却发现联署发文机关名称存在两方面问题：一是未遵循将主办机关名称排列在前的规定。例如××县林业局和××县公安局联合发文，就制止乱砍滥伐森林问题发出通知，本来县林业局应为主办机关，但在排布时却将县公安局排列在前，显欠规范；二是联署行文时将所有发文机关名称均予排列，以至于出现将公文正文挤出首页的情况。公文写作的一条重要原则，就是要确保首页显示正文，否则就可能会出现伪造等不良现象的发生。如果联合行文机关名称过多，可采取只标识主办机关名称的做法，如非要全部列出，也要尽量采取缩小字号、调整行间距等办法加以解决，总之要确保首页显示正文。因此，实践中所见的将七八个甚至更多的机关名称全部予以排列的情形并不可取，应当视具体情况恰当处理，确保能够给人以形态上的美感，从而充分发挥公文的应有效用。 （本文刊载于兰州大学《秘书之友》杂志2016年第4期。作者系中国公文写作研究会副会长兼秘书长，中国公文学研究所副所长、研究员） |
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