 【案例6-20】指名道姓送个人 非经交办难处理 关于请求增拨办税大厅基建经费的请示报告 ××省人民政府、×××省长： 2000年11月，我局派出调查组到广西柳州市国税局学习考察其办税大厅的建设情况。调查组认为，办税大厅功能较齐全，适应税收征管模式的改革，方便纳税人缴纳税款。为此我局于2001年决定建办税大厅，并得到省人民政府的支持，在×府〔2001〕××号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中，拨给我局一百五十万元，此项资金已专款专用。但由于建筑材料涨价，原预算资金缺口较大，恳请省人民政府拨给不足部分，否则势必影响办税大厅的竣工及我省税收任务的完成。 特此请示报告 ×× 省地方税务局（印章） 二零零三年十月十日 【问题讨论】 1． 分析这份请示的错处并予以纠正。 2． 为什么请示不能送领导者个人？ 【评析】 （一）这份请示的主要错处 1．标题中“请求“与请示报告重用，应该改为《关于增拨办税大厅基建经费的请示》。 2．违反请示不准以机关名义送领导人个人的行文规则，指名道姓主送×××省长个人。 3．请示原由冗长。如果请示原由时间久远，为尊重受文者，交代背景很有必要。但为避免文字冗长，可改用附件交代背景。 4．请示事项不详，应将：“预算资金缺口”、“拨给不足部分”等模糊表述改为具体经费数额；建议改用附件《预算资金缺口明细表》列出具体内容和经费。 5．文中经费数字应该统一采用阿拉伯数码表示。 6．结语用语不得体，如“否则势必影响办税大厅的竣工及我省税收任务的完成”，会导致相关责任不清。结语“特此请示报告”应改为“当否，请批复”。 7．文中引用公文应该按照规定改为先引标题，后引发文字号，并在标题上使用书名号取代引号，如“××省人民政府《关于拨款修建办税大厅的批复》（×府〔2001〕´号）”。 8．“二零零三年十月十日”属于汉字数字大小写混用；行政公文的成文时间的数字应改为小写汉字“二〇〇三年十月十日”。 （二）为什么请示未经领导人交办不能直接报送其个人 原国务委员、国务院秘书长曾在全国政府系统秘书长办公厅主任会议上所作题为《认清形势 服从大局 努力做好新形势下政府办公厅工作》的讲话中指出：“公文运转最忌两大弊端，一是横传，二是直送。有些应按正常程序报送国务院的公文，不是走正常渠道通过国务院办公厅传递而是绕过规定程序直接送给领导同志本人或以其他方式报送。这些文件往往没有按规定征求有关方面意见，没有按规定进行审核，很容易造成工作被动，甚至出现矛盾。”[8]所以行文规定请示未经领导人交办不能直接报送领导者个人，因为其弊端大体上有三点：一是未经文秘部门签收、登记，公文成为“帐外公文”，其流向、处理情况不得而知，查无踪迹。二是领导人收到这类公文，办理很为难：批准吧没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，缺乏决策的科学性；不批也有可能影响报送单位的工作；加之领导人个人行止不定，可能贻误时机，而且领导批示也不能作为处理重大问题的依据。三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾，所以领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘部门统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，造成了不必要的紊乱。 （三）特殊情况下请示主送领导人应该注意的问题 1．如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示”，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中做出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。 2．以下是近期地方政府对于公文主送领导人个人的特殊情况的明确规定，实录于下，以供参考： 福建省规定[9]“各级政府、各部门不得将应报送省政府审批的公文直接报送省政府领导同志个人，省政府领导同志个人直接交办的事项和确需直接报送的敏感绝密事项、重大突发事件以及部分涉外事项除外。确需向省政府领导同志个人报送公文时，一般不得多头分送；确需分送的，应在首页注明分送情况。” 天津市规定[10]： “市人民政府各部门、各区县人民政府报请市人民政府审批的公文，由市政府办公厅按照市政府领导同志分工呈批，并根据需要由市政府领导同志转请其他市领导同志核批，重大事项报市长审批。市人民政府各部门、各区县人民政府不得将报请市人民政府的公文直接报送市政府领导同志个人。” “请示事项中如涉及其他文件、市领导同志批示、重大事件及相关政策法规等内容的，应连同涉及文件复印件、市领导同志批示复印件、事件背景材料及相关政策法规附在原件后一并上报。邀请上级有关领导同志出席会议、活动的请示，要事先沟通，并将会议、活动方案附上，需要领导同志讲话的，要将代拟稿一并上报。报告中不得夹带请示事项。” （摘自《公文处理案例精选》第六章 行文与行文规则） 【案例7-11】注办注发非小事 收文发文责任清 材料1 某局文秘人员将一份收文交局长批办，局长批示需12个人员阅知办理，并注明“××（主管部门）负责办理”。文秘人员按此批办意见开始组织公文传阅。当公文传阅到第二位阅文者本局常务副局长，放了较长时间，催他退还时，他说：“今天下午正准备开会，有关人员都要参加，我在会上一起传达，不需要专门传阅了。” 文秘人员认为按照常务副局长的要求去做了会无法执行局长的批办意见，感到左右为难。 材料2 某国企总经理在审批签发文件时，对公司办公室文秘人员说，只要董事长没签字的都要给他打一份，并直接在发文稿纸上的抄报栏里写上了抄报董事长、抄送本公司财务部。公司办公室文秘人员按照总经理的这一意见，只有将“抄报董事长”、“抄送本公司财务部”也打印在正式发文的版记上。但文秘人员又认为按照行文规定，内部公文最好不要写抄送；不写又违反了总经理的意见，面对这种情况该如何处理呢？ 【问题讨论】 1.两份材料涉及的是公文处理流程中的两个什么环节？ 2.遇到这样的情况, 文秘人员该怎么办？ 【评析】 本案例涉及公文处理程序中注办和注发环节的具体操作。 （一）材料1涉及的是注办环节 1．什么叫注办？ 注办是公文处理程序中具有反馈办理经过和结果功能的重要环节，一般由承办人员负责，在公文办理完后在公文上简要注明办理经过和结果，文秘人员负责检查。 2.案例材料1分析 在材料1中，首先这种临时改变公文处理方式的做法在实质上并没有违背局长批办意见，只要能够发挥公文效用，阅办性公文可以积极采用直接在有关会议上传达、印发副本文件等便捷方式进行阅知处理；但是像材料1这样改变了公文处理方式，承办人（本案例中的常务副局长）一方面应主动让原批办领导人知道，也要让文秘人员及时了解公文的去处。 这份公文传阅完毕或在会议上传达后文秘人员应请承办领导（如该常务副局长）或部门负责人完成注办程序，即在该份公文空白处或公文处理单的“处理结果“一栏中注明“已于××××年×月×日在×××会上传达，×××、×××……等同志到会，已知文件精神”，并签上姓名和日期以明确办理责任。以此类推，在公文办理过程中，遇到这类办理经过和结果需要说明的公文都应该由承办部门或承办人（有时会是领导或部门负责人、工作责任人等）完成注办工作。 （二）材料2涉及的是注发环节 1．什么是注发？ 注发是公文定稿以后、正式印发之前，批注制发要求的环节，也就是对发文的注办。注发旨在使签发意见进一步具体化和技术化，为制作公文正本规定了具体流程与标准，以利操作。 注发内容包括 （1）注明具体发授范围、阅文范围的级别限制；确定或审核文稿的紧急程度、保密等级；确定印发份数、印刷和发出时间；缮印方式与发送方式。 （2）编写并注明发文字号。 （3）设计或确定版式或缮写格式。 （4）向交办、催办部门或人员销办。 注发的操作与要求 注发由发文单位综合办公部门（公文工作机构）、文秘人员负责；如果注发内容在办文中已由撰稿者、审核者填写，文秘人员仅履行检查手续即可。一般中小机关和基层单位注发工作相对简化。而在大机关及领导机关，重要发文的注发则比较郑重，是成文定稿后发文前的一个关键环节，也叫批注，即依据领导批示、发文意图、机关例行规定等操作。注发项目全面、详尽，并逐一填写在专门设计的“公文批注单”，或《发文稿纸》相应栏目中。注发时要认真阅读文件，首先弄清基本内容和领导要求，然后按照规定处理。注发中往往会遇到各种疑难问题，拿不准的可以先提出处理意见，报有关领导审定后处理。 （1）在材料2中, 某国企总经理在发文稿纸上面写的“抄报董事长”、 “抄送本公司财务部”等意见，都是企业领导根据工作需要在签发文件时提出的注发意见，作为负责发文工作的文秘人员，应该按照领导的意见执行。 （2）只是在公文正式发文时表达形式要注意：公文是不能自己抄送自己单位的，也不能将“抄送”错写成“抄报”。所以如果该公司正式发文后面的版记（文尾）中需要将领导这几个注发意见写出来的话，应该写为“公司内送阅：董事长（1份）、公司财务部（1份）”。这种做法当前在机关很常见。 （3）由于公司内部送阅的内容仅仅是该公司内部公文处理的一种做法而已，可以不在对外发的公文上面标注出来。因为其他公文处理的做法都没有在文上标出，所以这种注发意见也不必在对外发文的版记中标注出来。 （摘自《公文处理案例精选》第七章 公文处理流程与具体操作） |
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