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【案例1】 尴尬的“签发人”------(杨戎供稿)
某单位办公室主任草拟了一份要求下属单位上报工作总结的通知，经局长签字后送交打印室。新来的打字员打印完无误后，主任嘱咐他次日上午交收发室盖章后送到各下属单位。第二天上午，主任发现桌上放着的“通知”居然多了“签发人”，而“签发人”正是自己的名字。当询问打字员原因时，他解释道：另一个打字员打的文件上就有“签发人”，所以在这份通知上也加上了。最后，虽然下发的通知收回了，但仍不时有下属单位的人调侃这位主任：什么时候能再看到你签发的文件？
【评析】
这个案例涉及公文生效的法定程序之一——签发。
1.根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，“上行文应当注明签发人、会签人姓名”。《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）规定：“上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。…如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行”。可见，签发人是上行文的必备格式。依据《国家行政机关公文处理办法》的规定，可以用作上行文的正式公文文种一般是“请示”、“报告”，有时上行的“意见”、报给上级机关备案的“会议纪要”等。而案例中的“通知”是下行文，无须标注签发人。
2. 签发人的作用在于表明机关发文的具体责任者，督导各级领导认真履行职责，提高并强化公文质量；并为上级机关在处理下级上报的公文时，上级领导人与下级单位负责人之间直接沟通、迅速查询有关问题提供方便。
3.鉴于签发人的作用，对上行文负有发文责任的是本单位的领导人，所以签发人只能标注领导人的姓名，而绝非办公室主任的名字。
【案例2】果子狸的不同命运 ------(杨戎供稿)
2004年9月29日，国家林业局出台了《关于促进野生动植物可持续发展的指导意见》，指出国家将大力支持果子狸等可商业性经营利用的54种野生动物的……。但仅仅过了一个多月，在卫生部下发的《2004～2005年冬春季全国传染性非典型肺炎及流感防治工作方案》中，却又要求各地加强对果子狸等野生动物和家禽暴露人群（？）的防治工作，禁止宰杀、烹饪、销售果子狸等野生动物和病禽。收文机关感到无所适从。
（《北京晨报》2004年11月3日）
【评析】
本案涉及的是行文规则中要协调一致才能够行文的问题。
卫生部与林业局的的文件公然“打架”，一个大力支持，一个极力禁止，究竟以哪一个文件为准，令受文者茫茫然不知所措。两个部门在各自职权范围内行文，但对关系到人民切身利益的问题却未能够协调一致。林业局的文件在前，卫生部的文件在后，后者与前者在政策应该上保持一致。
凡下行文中内容涉及其他机关，特别是其他部门的职权范围时，行文前必须由主办机关（部门）与相关机关（部门）就问题协商一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。协商中如有分歧，主办机关（部门）的主要负责人应当出面协调；如难以取得一致意见，应由主办机关（部门）如实列出各方理据，提出建设性意见，上报共同的上级机关进行协调或仲裁。对于未经协调一致或裁决，执意下行的这类文件，发文机关的上级有权纠正或撤消，以免出现文件“文件打架，百姓遭殃”现象。
【案例3】事故报告可以同时抄送下级机关吗？------(杨戎供稿)
某单位发生了一起恶性车祸事故，需要立即向上级机关上报事故报告。秘书提议将此报告同时抄送给所属各下级单位，要他们从此次事故中吸取教训，以防止类似事故再度发生。可办公室主任说“报告”不能同时抄送下级机关。秘书内心不服气，但却也说不出理由。
【评析】
本案例涉及公务未决阶段的行文规则。
应该这样理解：一方面，按照行文规则，在上报同时不得抄送下级机关的文种是“请示”而不是“报告”，而“报告”在上报同时是否也不得抄送下级机关并没有硬性规定。另一方面，在公务活动中凡是处理未决事项的文件一般也不要抄送下级机关，不管它是用“请示”或“报告”。因为未决事项往往具有一定的保密性质或不便下传的理由，抄送下级会在某种情况下给工作带来负面影响。如本案中该单位正在处理的这起车祸，在尚未查出事故原因和作出处理决定时，就将此“报告”抄送给有关下级，会对车祸的处理带来一些本可避免的猜测或议论。同时如果为了行文提醒下级机关从此次事故中吸取教训，以防止类似事故再度发生，用抄送文件形式并不能切实起到预期作用。因为抄送机关不是公文主要的受理机关，所以很难说当其收到文件后会不会在有关群众中正式传达和要求执行或知晓以达行文初衷。
如果想要达到各所属单位引以为戒的效果，可以选择采用的行文方式有两种：一是以直接方式向下级正式发文，通报此次事故的原因、教训和处理结果；二是以间接方式正式发文，将上级处理意见以转发性通知形式下发所属下级，并在转发通知的按语中明确要求下级单位吸取教训，防止此类事故的再度发生。请注意，这两种方式都是在事故处理决定下来之后，而非未决之时。 | 
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