复印件是否具有正式公文的法定效力

【案例二】

年初，某医院办公室开始对上一年的归档文件进行整理。负责整理工作的档案员发现不少科室拿复印件归档，且没有盖章。经过询问，科室同志说当时收文就是复印件。

问题：复印件具有归档价值吗？机关单位在什么样情况下可用复印件发文？

【评析】

本案涉及公文复印件的使用、生效和归档问题。按照国家有关文件归档范围和整理的规定，结合对于公文稿本的认识及文件档案工作的实际要求，笔者认为：

其一，复印件是否具有归档价值不能一概而论。如果一份文件内容属于本单位归档范围,在其没有另外稿本的情况下复印件也可以归档。其实当前由于复印机、计算机、传真机以及网络传递大量运用于文件档案工作，复印件归档的情况并不少见。如有归档价值的传真文件一般就要求先复印、再处理，今后当然也就会以复印件归档。

其二，应按规定选择归档文件的稿本。按照DA/T22—2000《归档文件整理规则》以及国家档案局《机关文件归档和不归档的范围》的有关规定，我们坚持如果是本单位发文,最好用定稿与存本归档;如果是收文,最好是用正本即本机关收到的主送件归档;实践证明，没有任何注办处理原始痕迹的复印文件，在归档后总难以让档案利用者对其原始凭证性完全认同。

其三，将复印件作为正式发文和归档应该经过认证或加注处理标记。如前所述，公文复印件属于副本，其在发挥凭证作用时价值不如正本,很多时候也不属于归档范围。但实际工作中,一些机关常常直接使用复印件，如将上级机关主送本机关的批文复印后下发给自己的所属下级单位，作为一般的传递信息、沟通情况、备查备案使用；又如经过注明翻印机关认证，将上级机关的文件直接翻印给所属下级单位执行……这些操作在实际机关一直行之有效，而且随着现代办公技术和手段的广泛运用，这些可以简化程序、提高效率的行文方式出现了越来越被广泛认同的趋势。正因为如此，笔者认为更有必要呼吁：如果要将复印件作为正式公文使用，还是应该按照《办法》规定由复印机关加盖证明章或由承办部门注明使用说明；如果归档时只有复印件,最好由本机关承办部门在文件上作出注办说明,即说明复印件的来历和处理情况。因为如果各地各单位都毫无顾忌地将复印件直接归档，无疑会给日后的档案利用带来后患。