书面沟通方式

五、如何克服沟通障碍

克服沟通障碍的三个要点如下：

◆ 考虑沟通对象是谁

任何沟通的结果都依赖于接收者。当准备发送信息时，要考虑对方的态度、期望、困难。站在对方的角度考虑问题，会大大减少误解的机会。

◆ 想清楚

在谈判时或发送信息前，确实需要仔细想清楚。有很多原因需要我们在沟通前做准备。也许最重要的原因就是要传递的信息的复杂性。用图片可以使信息容易表达，条理更清楚。

◆ 熟练地发送信息

这也包括三个主要方面：一是忘了自己。自我意识会阻碍信息的传递，会使你错误地理解收到的反馈。忘了自己的感觉、兴趣、喜好，以对方的感觉、兴趣、喜好为中心。二是用多种媒介传递信息。如果对方很难理解你，就要用多种沟通方式增强沟通效果。仔细选择媒介和渠道，注意信息的连贯性。三是得到反馈。检查是否收到了反馈。如果需要，修改或重复沟通过程。如果你确实得到了“负面反馈”，尽量不要批评别人。比如，如果有人对你说：“会议太差劲了，讲的都是废话 ! ”这时不要反驳，要找出这个反馈产生的原因。

即使准备得很充分，还有可能出现沟通失败的情况。然而，重要的是不要再出现同样的错误。一个沟通的坏习惯就是不虚心。最好的实践者总是对他们的结果不满意。相反，应当自信、有自知之明，能够接受并利用批评意见并力求不断进步。

我们应当认识到，无论作为接收者还是沟通者，关键取决于我们自己是否能尽量令人满意，从而使障碍重重的沟通尽可能顺利、有效。

刘、沟通的保密性和安全性

确保保密和安全

开放的沟通渠道使组织内部的所有人都能自由地了解信息。开放的沟通渠道有：

◇ 通知板报；

◇ 时事通讯；

◇ 发给所有员工的会议记录；

◇ 公开传递的不保密的内部邮件。

各种用户系统，可以在非限制的信息上提供很大的优势。通过多种用户系统获得信息，组织内需有很多的终端。

为了确保所有员工都了解禁止进入某些信息的限制，可以在机密内部邮件信封上作保密标识或密封。当然，在用电子邮件系统进行一些需保密的内部和对外沟通时，要确保在员工离开时，关掉系统监视器。

组织的沟通系统尤其容易受非法用户的侵入。

沟通系统依靠共享的渠道来从一台机器到另一台机器传递信息。使用密码在某些方面可以解决这个问题。

还有其他限制进人系统常用的保密和安全措施，通过密码识别系统，人们只能进入所允许的级别查阅信息。

最后，秘书必须密切关注商务上的保密性。观点、信息要限制在办公室内，不要把文件带出公司