书面沟通方式

第二节 沟通的方式

一、沟通方式

每一种沟通方式都有其优缺点。

如何选择合适的沟通方式依赖于沟通的速度、成本、对反馈要求的快慢或是否需要书面记录。秘书要根据实际情况帮助公司选择最有效的沟通方式来传递信息，这可以是口头的、书面的或非语言的。例如，如果需要委婉地解释情况，那么通过私下面谈比写一封信更有效。

二、书面沟通方式及其优缺点

（一）书面沟通方式的种类

在企业内部，书面沟通方式包括便函、报告、布告牌、工作说明、海报、信封中的便条、员工手册，甚至电子布告栏；对外，有商务信函、报告、建议书、传真、合同、广告、产品目录、新闻发布会等多种方式；还要强调秘书主要应用的书面沟通方式。

（二）书面沟通方式的优缺点

◆ 书面沟通方式的优点

◇ 提供永久记录，在法制不断完善的现代社会，这是完全必要的。

◇ 更加正式，使沟通能更有组织、更审慎地传递信息。

◇ 比较方便，能使沟通者在一个对彼此都不太紧张的情况汇报下进行，并能随时查阅。

◇ 能传递复杂的或大量的财务数据。

◇ 可以更详细地具体表述法律、政策或程序。

◇ 弱化作者不必要的情绪。

◆ 书面沟通方式的缺点

◇ 需要特别仔细准备，事先想到在读者中的沟通效果如何。

◇ 因有案可查，难以挽回失误或不良影响。例如，一个 IBM 公司的总裁发电子邮件责骂他的经理们不思进取，后来他后悔了。因为当这封便函被透露给媒体后，大大地震惊了金融界，并损坏了 IBM 的形象和士气。

◇ 书面沟通要求沟通者具备很好的写作技能。而这些技能不是天生的。

（三）商务信函

商务信函是大多数公司对外沟通的主要方式。它有如下特点：

◇ 信可以作为永久记录以备日后查看，比电话或面对面沟通更适合传递长而复杂的信息。但这有时候也有缺陷，如果写得太匆忙，会有悔之不及的事情发生。

◇ 信函的费用较低，可以发送到很远的距离。

◇ 信函沟通节约商务出差开会的经费和时间。

◇ 信函可以有效地处理一般商务，如谈判等。

◇ 与电话相比，信函的读者不能在很短的时间内作出反馈。所以，你写出的信息必须经过仔细斟酌，做到清楚、完整；还要预见到读者可能提出的问题。

◇ 在信息发送者和接收者之间有时间间隔。信函不太可能是紧急的，因为它们最少要一天的时间才能到达目的地。发信者不知道对方是否及时看了信，而电子邮件就能确认对方是否看了信。当我们需要迅速的反馈时，就应考虑打电话或发传真、发电子邮