 ◆ 说话慢些 在电话里讲话时，放慢说话的速度是一个好主意。当声音被机械地传递时，语言似乎同时快速运动。这是电视播音员经常比日常讲话要慢的原因。对电话录音讲话时，放慢速度这一点特别重要。说出电话号码时更要放慢速度，以便电话另一端的人能把它记下来。 ◆ 显出积极的个性 ◇ 打电话时，不要担心外表会产生什么不利影响。 ◇ 把注意力集中在正在说或正在听的话上。 ◇ 在面部表情上要反映出积极向上的感觉。如果讲话时微笑，就会把这种微笑带到声音中去。 ◇ 努力放松：肌肉紧张和呼吸急促会直接反映到声音中，并造成一种负面的形象。 ◇ 不要使用专业语言(公司或职业行话)：对内部人使用的行话，对其他人可能如同外语。 ◇ 不要嘴上说这件事，而实际上指的是指另一件事。 ◇ 说谎时，声音会不断升高，这在电话中会很容易被察觉。 ◇ 讲话中对“你”、“你的”和打电话人的名字要加重语气。 ◇ 要用语言来代替某些看不到的身体语言(点头、困惑的表情)，如：“是”，“当然”，“我说不准是否明白了最后一点”，“你能……”等等。 二、打电话的技巧 （一）打电话前的准备 像所有其他书面和口头沟通一样，打电话之前也需要准备。尽管和对方不是面对面，对话是声音对声音，但为了尽可能地做好，应注意做到： ◇ 先写下想说的事、其中的要点和问题以及日期、事实等需要注意的问题。 ◇ 知道接电话人的名字和职业(如果有关系的话)。有时这可能做不到，但最起码要有一本常用的电话通信录。 ◇ 在打电话前检查区号和号码是否正确。如果有疑问，赶紧查一下，记下来。 ◇ 选一个打电话最合适的时间(对对方和公司都合适)。通常要避免吃饭前或下班前打电话。如果打长途电话，还要考虑时差问题，这可以参考电话簿。选换算时差后的合适时间。一天中的某些时候使用电话的价格较便宜。 ◇ 计划好开始说什么。 ◇ 写下想问的问题，尽量只说一件重要的事。 ◇ 在电话旁放上纸、笔以便记录。还要放好需要随时查阅的文件、数据、以前的函电，以及所有其他相关的材料。不要让对方等着自己到处查找有关的资料或打开计算机找需要的文件。 ◇ 拨号时要细心(要清楚地告诉接线员号码)。误拨号码是沟通失败和浪费时间的最主要原因，也是打电话者常犯的错误。 |
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