 ◆ 面谈中提问的技巧 在面谈中有许多提问的技巧。一些有效的技巧包括： ◇ 提出开放性的问题，而不是让对方只是回答“是”或者“不是”，因为需要知道对方真实的思想。 ◇ 用沉默鼓励对方多说话。 ◇ 在面谈中说话不要超过30％。 ◇ 尽量灵活。如果事先列出了要提的问题，也不要盲目地照搬。 ◇ 做记录。但不要光为了记录而没注意听别人说话。 ◇ 问深入的问题。深入的问题通常比开始的提问更能了解被提问的人。如果想发现被接见者更多的东西，就不要在他们回答完一个问题后，马上提问另一个，尽量就同一个问题往下问。 ◇ 要知道对方是否有问题要问。利用这个时间鼓励他们说出和工作有关的事。深入的问题应该措辞清楚，是对同一问题的延伸。 二、秘书在口头沟通中的地位 组织中的每个人都处在不同的位置，都具有不同的组织角色。但由于个人的角色不同，就会产生不同的态度和观点与不同的利害关系，因而导致不同的意见和结论。 秘书要与不同的人打交道，这包括上级、同级或下级。沟通时要根据沟通对象的级别有所调整。 （一）与上级沟通 与上级沟通内心不要紧张，只要有充分的准备，就能表现出自信、诚实和干练。 在与上级沟通的时候，如果有不明白的地方，也不要害怕向上级提问题。秘书对公司的客户、工作习惯、业务越熟悉，越能帮助上级有效地工作。 秘书要以正式的方式处理和上级的关系。尤其是有客户在的时候，要称呼上级Mr.，Ms.，Mrs.。 上级也会有压力和烦恼，要充分理解这一点。当上级压力解除了，情绪气氛就会恢复正常。 （二）与平级沟通 平级指的是其他秘书、公司一般职员、助手、接待员等。可能最大的问题就是与同级人进行沟通了。在许多组织里，部门之间都有对抗性。它们可能会抵抗信息。这时候，要尽量有准备，深入了解情况，了解其他部门的优势，与他们很好地合作，而不是向他们强加自己的观点。 在同一间办公室办公时，要注意遵守公共秩序，共同维护良好的工作气氛。还要注意保密，不要对不相关的人乱说。在办公室内，要知道自己的具体工作。不要于涉别人的工作，即使出于好意。比如，一个秘书可能暂时没事于，看到她的秘书同事埋在文件里，她可能会想帮她读一下邮件。但是，要想帮忙，应先征得对方同意。 |
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