 文书即时收文。1.电子公文：将Foxmail应用程序和系统内公文邮箱绑定，实现新邮件实时提示。公司文书在收取邮件一小时内完成登记目录、系统内录入、上传、打印文件（可有效核对文件内容和页数是否存在问题）工作，并发送至总经理工作部（负责文件处理的部门）经理拟办。2.纸质公文：上级单位、各股东方、相关合作单位等寄送的信件（红头文件、函）及传真等纸质文件，经总经理工作部经理审核后需做收文处理的，由文书进行扫描后（一般为TIF格式，需转换为PDF格式，可减少文件在办公系统中的占用空间）按电子文件流程进行。3.保密文件：可使用纸质公文处理单进行传阅，传阅流程如下：文书进行文件内容登记，并将文件附后，总经理工作部经理提出拟办意见，文书依据拟办意见请主管领导批示。主管领导批示后文书依据批示意见送相关部门进行传阅。传阅结束后文书将文件封存并交档案室。 关注领导行程。文书收取文件后，依照部门职责分工先行发送至相关部门阅知，为文件办理提供充裕的时间。密切关注领导在岗情况，及时提示在岗领导批示文件。公司领导出差一天即做授权委托。并要求公司领导利用手机远程处理需要传阅的文件，确保每份文件均在48小时内传阅完毕。领导批办件涉及多个部门且未明确主办部门的，由批示领导分管部门负责对文件及时处理。对于紧急公文，主办、会办单位传阅处理时间必须在文件内容要求的期限内完成。 在催办和督办领导批示和传阅的环节，文书易产生畏难情绪，不敢也不好意思多次提示领导。建议总经理工作部经理在相关会议上对此项要求进行重申，获得领导们的认可和重视，文书在日常工作中关注领导的状态，利用手机信息、电话、内部腾讯通等方式委婉地进行提示，领导们都会积极配合做好此项工作。 建立公文督办网、完善AB角授权管理。公司要求各部门经理每个工作日及时查阅OA公文流转系统中的公文，并在规定时间内处理完毕。如确有必要将有关文件转呈部门主管等人员，需在部门会议上及时告知。要求每个部门指定一名兼职公文督办人员，负责督办本部门公文业务。兼职督办员在公司文书的提示下，督促部门人员在48小时内完成文件传阅，并按照规范格式在办件中填写意见，确保每一份需办理的文件在规定时间内优质完成。内部各层级人员离开本岗位8个工作小时以上即进行AB角授权，确保文件处理工作连贯不脱节，AB角责权清晰。 纳入公司月度绩效管理。将公文处理纳入公司月度绩效评价指标，对公文时限、办理规范、文件流程、外出会议重要文件资料归档等内容进行量化管理。评价要求：1.公文传阅——OA公文流转系统中经文书分发流转至部门的待办文件，所有涉及的人员处理时间均不得超过48小时。2.公文办理——OA公文流转系统中需要办理的文件，主办部门人员需在规定的时间内提前上报文件中要求的各类信息（如总结、报表、回执等），并在填写办理意见时将处理结果清楚说明，如“已于×月×日将××上报至××公司”。示范：《冬春季节防火工作总结》已于×月×日上报至××××××处。3.发文程序——遇到紧急情况需公司领导直接进行纸质签发的文件，拟办部门人员两个工作日内在OA公文流转系统中补办程序完毕；4.会议资料归档——公司员工参加上级机关或相关机构会议期间收到的公文（包括正式红头文件和重要材料），需在3个工作日内交总经理工作部文书处归档。绩效管理强化了各部门人员对公文处理工作的重视程度，为提高公文处理时效奠定了坚实的基础。（作者单位：天津国华盘山发电有限责任公司） |
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