办公室人员接电话、派餐、派车注意事项

摘要: 在办公室经常要处理一些日常性的事务，有些情况比办公室主不在时、自己值班时要怎样处理，这里给大家举例说明。一、接电话首先，要确保用语准确、礼貌。看完号码，知道是公司内部部室打来的，就说你好即可 ...

在办公室经常要处理一些日常性的事务，有些情况比办公室主不在时、自己值班时要怎样处理，这里给大家举例说明。
   一、接电话

首先，要确保用语准确、礼貌。看完号码，知道是公司内部部室打来的，就说你好即可，或者说完你好之后，加上一句，我是XX，或者直接说：你好，XX。外部打来电话，要注意问清楚对方是谁，做什么事情，要转达给谁，什么时间转达，一定要注意问明白，否则转告上级领导，领导想要知道只能问你，你要是答不出，就是工作失职。举个简单的例子，上次矿管科来电话，接起来：你好，哪里？一般对方会告诉你是哪里，要转达什么事情，但是，有些时候不只要知道他是哪个单位，哪个部门，还要知道对方姓名，什么职务。特别注意的是，不要不好意思问，等到领导训斥你的时候，你就知道有多么重要了。在办公室要养成身边随时有笔和纸的习惯，以便对来电事项进行简要记录，并在第一时间通知需要此信息的人。

   二、派餐

我所在的单位经常有一些领导来检查工作和外部洽谈业务的人，因此上午派餐也比较多。某个部门经理打电话来派餐，要问清楚哪个单位来人，来几个人，陪客几个人，什么时间来吃。这些确定好了之后要给后勤保障部打电话转告，一般情况下，后勤在饭准备好了之后就会给这个部门经理打电话，告诉可以来吃饭了，但是有重要人物来了，那就必须你亲自到食堂看，派餐之后，过几分钟再给后勤打个电话问下大概什么时间能做好，在哪个房间，知道时间和地点之后要提前10-20分钟去餐厅看看，知道上了几个菜，比较好的菜上没上，了解之后，回来报告领导，领导说可以去了，需要你去开门，你再跟着去，不需要的话，那么你的任务才算完成了。

     三、派车

说起派车，我想大部分秘书都比较纠结。因为有些时候自己可以做主的时候，总有一些人想让你派车干一些私事，帮他派吧，出事情自己要担责任，不帮吧，又怕他对你有意见，觉得你太死板，觉得你不够意思。这里要说一说这方面的事情。先从派车的过程开始说吧。我们单位外出派车要经过主任允许，或者主任直接派车，

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总之办公室的事情无小事，希望大家以后也能多多总结和大家分享。