 现代秘书是社会组织中重要而特殊的成员，他们是组织领导者的参谋和助手，以协调关系，处理信息，办理事务和辅助决策为主要职责。他们职责履行的状况如何将在一定程度上影响社会组织的发展，他们在实现自身组织与公众，包括内部公众和外部公众的和谐发展中起着重要的作用。因此，现代秘书必须树立科学的公关意识。
科学的公关意识是社会主义市场经济发展对现代秘书的客观要求
公共关系同资金、设备、人才一起被人们称之为现代企业的四大支柱。人们已越来越多地开始认识到公共关系在协调现代组织，尤其是企业组织与公众之间各种关系，树立组织形象，扩大组织影响中的重要作用。它是组织谋求生存与发展不可缺少的重要条件。而科学的公关意识是组织成员或公共关系工作人员自觉致力于塑造组织形象，传播沟通，争取公众理解与支持的观念和指导思想。它包括“塑造形象意识”、“服务公众意识”、“真诚互惠意识”、“沟通交流意识”、“创新审美意识”及“立足长远意识”等。改革开放以来，尤其是我国社会主义市场经济体制的逐步建立，社会经济活动开始以市场和价值规律为判断依据和标准，市场成为社会资源的主要配置者。社会通过市场优化配置资源实现技术进步，促进社会生产力的提高和经济的发展。市场经济势必形成一种优胜劣汰的社会竞争机制，它要求人们具有独立自主，开拓创新，敢冒风险，社会协作的思想观念和作风。作为市场经济主体的社会组织，很难摆脱那种优胜劣汰的市场法则，注重树立组织形象，真诚互惠。服务公众，加强组织与社会公众的交流沟通，力求组织的创新和实现组织的长远发展。现代秘书处于社会组织中的中枢机构，是这一中枢机构的重要成员，是组织领导者的参谋和助手，秘书工作的职能就是处理信息，协调关系，办理事务。上传下达，联系内外左右，辅助决策等。秘书工作的职能及其活动的根本对象是组织领导者和组织内外公众，辅助领导者进行管理，目的是实现对组织的管理和推动组织的发展。外部环境的变化，市场经济对社会组织提出的新要求，客观上必然地反映到秘书工作的职能中和秘书活动中，要求现代秘书人员自始至终把处理好本组织内部关系及组织与外部公众的关系放在本职工作的重要位置。公共关系已直接关系到社会组织的生存和发展。其一，现代组织内部公众的关系没有处理好、协调好，就会削弱甚至丧失其内在的发展动力，其竞争力和实力就会大大减弱；其二，现代组织的发展需要一个良好的外部环境，外部公众对自身组织的了解、理解、认同和支持是组织发展的重要外在力量；其三，现代组织的发展需要扩大自身的影响，需要一定的知名度和美誉度，需要树立自身的良好形象，这必然需要秘书人员在公共关系方面的努力和培养科学的公关意识。
科学的公关意识和公关能力是现代秘书的重要素质要求
社会主义市场经济条件下，社会组织面临着来自各方面新的强大的生存压力。现代秘书在组织中发挥着信息的汇总和传播作用，上传下达，联系内外，协调左右，这无不与组织公共关系密切相关。首先，现代秘书工作要取得成功，必须时刻注意树立和保持自身及其所在组织的良好形象和声誉，并将其贯彻于组织工作的始终。在工作实践中，一旦组织的形象和声誉由于外部或内部因素受到损害时，秘书人员必须及时向领导报告并协同有关人员在消除破坏因素的前提下，通过一系列行之有效的各种形式的有关活动，取得社会公众的了解、理解和支持，设法改善形象，挽回信誉，重塑组织的良好形象，变“危机”为实现组织进一步发展的“良机”。
其次，现代秘书必须学会协调组织与公众之间的利益，树立以公众利益为重的观念。组织在运转过程中有什么有益于社会公众的决定行动，作为秘书人员应及时地通过不同的渠道和媒介手段进行对外宣传，广泛传播，让社会公众能充分获取组织提供的利益。公众有了利益，才会考虑组织的利益，实现组织与公众间的互惠。另外，如果组织的某些行为或决策无意中损害了公众利益，某一自然灾害的发生或重大事故给公众造成损失时，秘书人员不能袖手旁观，应该能以科学的态度正确处理，深入调查，了解真相，通过传媒道明原委，坦承过失和不足并勇于承担责任，争取公众的谅解，挽回影响。所以，秘书工作必须以符合社会公众利益为原则，任何损害公众利益的行为都是不利于组织发展的。所以，现代秘书人员必须牢记公众至上的原则，树立起与社会公众真诚互惠的意识，并将其落实到自身的工作实践中去。在任何时候和任何情况下，秘书人员都应该而且必须做到让组织与公众沟通交流，达到利益的相融，实现组织与社会的和谐发展。
再次，现代秘书必须具备创新审美的意识和能力。公共关系的目的就是通过各种媒介传播交流，争取公众对组织的理解、信任和支持，扩大组织的知名度和美誉度。现代秘书要时刻明白自己工作职责的新要求，工作中时刻不忘组织的发展目标，为组织的发展和不断变革创新作出自己的努力。此外，秘书人员还要有明辨是非和美丑的能力，哪些行为是对的，公众认可的，有利于树立组织良好形象的；哪些行为是不对的，公众反对的，损害组织形象的，秘书人员对于这些组织发展的行为规范应有明确的认识。否则，秘书工作人员就难以适应时代发展的需要。
最后，现代秘书人员必须具有长远发展的眼光。秘书工作在某种意义上代表着一定的组织形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，他们的一举一动、一言一行都必须从组织的长远和全局出发，不能只顾眼前，搞短期行为。如果目光短浅，心胸狭隘，就不能从组织发展的角度去考虑问题和处理问题，就很难与组织内外部公众保持良好关系来实现组织新的新发展。
现代秘书必须强化科学的公关意识和增强公关能力
公共关系在社会组织中的地位和作用显得尤为重要。那么，作为现代秘书应认清形势，强化和树立科学的公关意识并不断提高自身的公关能力。现代秘书在科学的公关意识指导下，有意识地培养和提高公关能力。第一，提高对公共关系在社会组织中重要性的认识。公共关系在某种程度上决定着社会组织的发展，公共关系体现着社会组织的一种实力，也反映出现代秘书的一种工作能力；第二，结合秘书工作的实践，把秘书学、公共关系学和组织管理学结合起来进行学习，提高自身的理论修养，并在学习中逐步探索出几门学科“共通”的规律性的东西，并将其作为自己工作中的指导思想，逐步形成自己的观念意识；第三，积极主动并且广泛地参与社会实践活动，有意识地培养和锻炼自己的社会交往能力和公关能力。只有广泛地参与社会实践，才能更广泛地了解社会。了解社会公众，了解公众在不同时期的社会需要，才能做到和做好与社会公众的沟通和交流，才能赢得公众的认同和支持，秘书的公关能力也才能不断提高；第四，现代秘书人员应学会借鉴历史、借鉴他人和善于在实践中不断总结经验，提高自己。无论是过去还是现代，也无论是国内还是国外，都有许多成功的公共关系先例，他们成功的经验很值得我们学习和借鉴，有些可以直接运用于自己的工作实践。此外，秘书应善予总结自己工作中成功的经验和失败的教训，力求自己在公关工作方面立于不败之地；第五，培养正确的思想观念，树立科学的世界观、人生观和价值观。现代秘书要消除把公关当作“攻关”的错误思想观念。 “攻关”在一定意义上是一种不正之风，是一种短期行为，有时甚至是违法犯罪的行为。如果秘书对公共关系处理不好，将会危害组织。因此，现代秘书科学的公关意识无论是对个人还是组织都显得十分重要。 |
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