 今年7月12日，我老秘网县成功举办中国·湘潭首届湘莲文化节，这是我老秘网县继2005年县治移址十周年庆典活动之后，举办大型节会活动的又一次完美演示。在这两次大型节会活动中，我办主要负责会务接待及统筹协调等工作，为活动的成功举办发挥了重要作用，得到了各级领导和来宾的高度评价。参与这样的大型活动，对办公室干部是一次磨砺，既提升了能力水平，又积累了工作经验。我们体会到，做好大型节会活动的会务接待工作，关键要做到以下几点：
一、科学安排，强化责任
大型节会活动层次高，规模大，涉及面广，科学调度、明确责任十分重要。这次湘莲文化节，我们建立了三级责任机制。一是县委、县政府层级。县委、县政府成立湘莲文化节筹备工作委员会，书记、县长任顾问，县委专职副书记任主任，相关县级领导为副主任，相关单位为成员。筹委会研究制订了文化节总体方案，成立了办公室、宣传活动组、经费保障组、经贸招商组、环境整治组、现场赏莲组、安全维稳组、会务接待组等8个工作组，明确各组具体职责，各组组长均由县级领导担任。节会筹备工作时间只有五十多天，实行倒计时，由县委专职副书记主持，每周五下午召开一次调度会，研究解决各工作组不能决策和操作的问题，重要的事项，县委书记、县长参加会议拍板定夺。会议决策之后，日常工作由各组组长负责安排分工落实，杜绝了多头指挥。二是工作组长层级。每个工作组根据所担负的职责，又划分若干个小组，由科局级领导担任小组组长。如我办负责会务接待组工作，由县委常委、县委办主任唐建良牵头，县委办、县政府办班子成员分块负责会务、材料、餐宿、交通工作。各工作小组分别制订了详细的实施方案。在组长的统一调度下，既分工明确，又注重协作。三是工作人员层级。在活动中，我办从县直有关单位共抽调工作人员80余人，负责接待引导、报到、会务、医疗、交通等工作。对这些工作人员，我们组织培训和学习，要求人人熟悉文化节主体活动流程，做到“五个明确”：明确工作时间、工作地点、工作对象、工作内容、工作要求，保证了服务工作忙而不乱。在整体安排、科学调度、明确分工、落实责任的基础上，由我办牵头，对文化节各项筹备工作实行一周一督查一通报，督促各工作组加快工作进度，确保了整个筹备工作有序进行。
二、加强协调，统筹全局
大型节会活动，往往由多个部门参与组织，其中，党委办公室处于居中协调、统揽全局的关键地位。这次湘莲文化节，在一天时间内安排了开幕式、现场赏莲、经贸洽谈、书画展览、文艺晚会等主体活动，非常紧凑，县外各级党政领导、来宾达六百余人，加上县内人员有千余人，接待工作量十分大。要使各项工作无缝隙衔接，协调是关键。为此，我们加强了三个方面的协调，从总体上把握活动态势。一是与上级领导和来宾方面。从我们的以往经验看，领导、来宾的提前确定是会务接待工作的重中之重，这是做好会务接待工作的前提。首先是嘉宾的邀请。由筹委会办公室统一制作邀请函，安排县委办、统战部、招商局、文联四个单位分别负责对口邀请党政界、港澳台侨界、工商界、文艺界的嘉宾，并请他们在两周内给予答复，在收到回复后，进行统计汇总。对介于来或不来之间的嘉宾，多次电话跟踪落实。对新增加的嘉宾，各负责邀请的单位及时向会务接待组反馈。为确保邀请的领导能到会，我们采取县级领导对口联系省市领导的责任制度，县委办也加强了与市委总值班室等领导所在单位的联系。在节会前一天，领导和来宾确定后，我办拿出开幕式主席台人员方案，经县委主要领导审定后，与坐主席台领导、来宾一一联系，告知其坐主席台的安排，确保了主席台不缺位。二是各个工作组方面。我办与其它7个工作组特别是主体活动的组织单位多次沟通协调，防止出现人人认为要做但又没有任何人去做的问题，确保各项工作不漏、不误、不压，不出现空档。对领导、嘉宾出席各个活动由我办进行统筹安排，避免了交叉、混乱现象。三是各服务单位方面。为节会服务的单位有电力、消防、卫监、医疗、宾馆、菜办等，我办及时与这些单位衔接，要求保障到位。特别是对负责餐饮、住宿的四个宾馆，认真检查其设施情况，有问题的提前整改到位。每个宾馆安排一至两名县委办、县政府办的负责人为总协调人，统筹该宾馆的接待工作。
三、以人为本，注重细节
节会活动的会务接待，要以人为本，以来宾满意、安全有序、心身愉悦为追求，这关键在细节上下功夫。在湘莲文化节中，我们特别注重了这点，充分摸拟来宾到异地后有可能遇到的问题，有针对性地提前做好相关准备。一是提供人性化服务。印制了接待指南，详细标注住宿、用餐和车辆安排、各个活动流程、联系人员，在客房安排欢迎鲜花卡、湘莲产品，让客人有宾至如归之感；在拟定开幕式主席台设置方案时，考虑开幕式时长只有30分钟左右，原拟采用珠洽会开幕式形式，让领导站立成排，后仔细斟酌，开幕式在室外广场举行，天气炎热，邀请的5位年近古稀的省级老领导恐出现意外，便及时调整方案，将主席台改为摆放桌椅式，既庄重大方，又照顾了老同志；对每一名省级老领导，我们安排了一名县级领导和一名接待人员陪同，对每一名省市部门的领导、重要嘉宾，都明确了专人陪同；为烘托节会喜庆气氛，为领导、嘉宾准备的致辞稿都用粉红色纸打印，并用硬质红色封底衬托，讲话稿准备双份，除主席台摆放一份外，现场工作人员另备一份；考虑到气候因素，每辆车上都准备了防暑药品；如此等等。二是提供差异化服务。在此次接待的来宾中，有一批特殊的客人，如全国政协常委、全国佛教协会副会长、省佛教协会会长释圣辉，吐鲁番市市长帕尔哈提·托尔提率领的吐鲁番党政代表团，有来自德国、几内亚的外国客人，为尊重他们的饮食习惯，接待组多次与对口邀请的部门联系，了解他们的禁忌喜好，对其所住宿宾馆提出接待要求，为这些客人作了细致入微的安排。三是提供全程化服务。从来宾报到起，我们就安排专人到黄花机场、长沙株洲等地火车站迎接，负责报到人员24小时驻守各宾馆，接待引导人员全程陪同，让客人从吃、住、行各方面都有属地之感。节会活动结束前，征询来宾返程安排，代购好车（机）票。对回乡走亲访友的则继续安排车辆和陪同人员直至其离县。 |
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