发挥综合协调作用 全面提高服务水平
重庆市政协办公厅
秘书处是政协机关工作的运转枢纽和工作窗口，承担着综合协调、会务服务、政务值班等多项职能，在机关内部发挥着承上启下、联系左右的作用。履行“综合协调”职责，需要我们做好综合统揽和统筹协调两方面工作。 一、发挥综合统揽作用, 切实为政协全局服务 发挥综合统揽作用，需要掌握政协全局的工作动态,收集汇总与政协工作相关的各方面信息，为领导工作和决策提供有价值的参考信息；或总结提炼政协工作的亮点，通过信息报送扩大政协影响。秘书处的工作点多面广线长，涉及方方面面，有效发挥综合统揽作用，才能有序推进工作。 （一）做到超前谋划，服务工作大局。秘书处要紧紧围绕政协的工作部署，站在全局的高度，把握大势，统揽全局，统筹兼顾，超前谋划。秘书处要在准确了解掌握党和国家及地方党政中心工作的基础上，把握好政协的工作重点和关键环节，协助领导抓好年度、季度、每月工作部署。具体说，就是每年年底在掌握分析各方信息的基础上，搞好超前谋划，提交本年度工作总结，制定下一年度工作要点及政治协商、专题调研等重大活动预安排。 （二）汇总各方信息，服务领导工作。政协工作量多面广，涉及协商议政、民主监督、提案、社情民意、助推地方发展、关注服务民生等各方面。为了让政协领导尽可能早、尽可能多地了解政协相关工作，我们在人手较少的情况下，安排专人负责收集整理领导活动、各专委会、党派和区县政协工作信息，坚持每周汇编一期《政协周况》，及时送呈领导参阅。每月底尽早收集各专委会和处室的下月工作计划，及时编印每月工作预安排。每月主席会、秘书长会前及时收集领导意见，拟制会议议题。通过这些措施，及时让政协领导了解情况，统揽全局，科学决策。 （三）加强信息报送，宣传政协亮点。秘书处是政协对外的窗口，承载了大量工作信息报送和对外宣传的职责。在政协重要工作动态方面，我们注意及时了解、跟踪工作开展情况，认真总结提炼，精编信息，向市委《每日要情》和全国政协秘书局《值班日报》呈报信息。政务值班、保密工作、档案管理等方面的工作情况，也能按上级要求及时向相关部门报送工作总结或经验交流材料。 二、创新协调方式，努力形成政协工作合力 秘书处的统筹协调作用，主要体现在秘书处人员协助有关领导,在其职责范围内或在领导授权下,通过沟通信息,平等协商,平衡各方意见,消除分歧或矛盾,统一思想认识，统一工作步调，调动各方面积极性共同完成任务。加强统筹协调是秘书处工作的主旋律，是秘书处为政协领导、为机关、为委员和群众提供深层次服务的切入点，是秘书处的主要职责。统筹协调工作要讲方法、讲原则、讲艺术。就内容而言，有公文、会议、事务、日常管理协调；就对象而言，有内部、外部，横向和纵向协调；就方式而言，有指令性、协商性、渐进式和应急式协调。结合我们的工作实际，我们主要是强化四种意识，做好四个方面的统筹协调工作。 （一）强化团结意识，切实做好秘书处内部的协调。秘书处是机关具体办理实事的机构，尤其是人员少，事物繁杂，工作涉及办文、办会、办事以及信访、机要、保密等各个方面，很多业务在秘书处内部密切关联，因此要切实抓好秘书处同志之间的协调配合，做到“用最少的人，干最多的事”，使各项工作快节奏、高效率的运转。一是建立工作AB角机制，搞好内部的工作协调。在明确人员分工，确定工作目标，落实岗位责任制的基础上，每两个人之间实行工作AB角机制。当其中一人因故暂离岗位时，另一个即能立即接手并熟练投入工作，确保工作不断档脱节。二是坚持秘书处周例会制度，相互通报工作安排。我们每周一坚持召开工作例会，处内同志在会上互相通报近期手头的重要工作及进展情况，处领导对本周或近期重要工作及时进行安排和责任分解。大家通过每周例会对处内各项工作都能“心知肚明”、“耳熟能详”，各项工作推进也就井然有序。三是坚持每天报送《工作动态表》，准确掌握工作动态。由专人负责收集整理市政协领导及秘书处的重要活动信息，每天报送《工作动态表》。表格设计简明扼要、一目了然，包含时间、活动内容、责任单位、地点、参加人员等栏目，让主席、秘书长、分管副秘书长及秘书处相关人员能及时准确地掌握工作动态，方便有关工作人员更好地协调领导活动。四是组织开展联谊活动，加强思想感情协调。秘书处每年适时组织三、五次对外联谊活动及若干次支部活动，让大家在活动中加强接触，加深了解，增强互信，增强团结，从而营造一个团结、融洽的工作氛围。 （二）强化协作意识，切实做好机关内部各处室之间的协调。政协机关级别高、盘子大、层级多，秘书处与各专委办在办文、办会上存在经常联系，与办公厅不少处室在职责、职能上存在交叉，在接待、会务、保密等工作方面习习相关。为了共同推进政协机关工作，秘书处与相关处室共同树立协作意识，妥善处理相关工作关系，尽可能创造宽容和谐氛围。比如，政协工作要点和每月工作预安排，都是阶段性的总体部署，具有全局性和指导意义，各专委会和相关处室的年度工作计划和每月工作安排，必须与政协工作布局相一致。因此，在制定年度工作要点和汇编每月工作计划时，秘书处加强统筹协调，使总体与部分之间，不同部分之间做到相互衔接、相互配套，从而形成一个重点突出、兼顾其他方方面面工作的统一整体。又如，在政协重大活动中，秘书处与相关处室加强勾通协调，切实按分级管理的原则和处室职责分工去落实，份内之事，不搪塞、不推诿；非份内的事积极协助、支持；做到分工明确，权责合理，共同推进。 （三）强化服务意识，切实做好政协领导之间的协调。秘书处工作的职责决定了协调工作必须从属于、服务于领导工作。协调领导工作要摆正位置，既要从属服务又要积极主动，各项工作任务的实施、承办、落实，都须按照领导的指示或授意去进行，不得自作主张，不得越级、越权办事。比如，以协调领导出席会议、活动为例，协调领导出席会议和重要活动是秘书处工作人员经常性的也是较棘手的工作。很多部门在召开会议或举办重要活动时，根据工作需要，要邀请政协分管联系领导出席，特别是在党委、政府、人大三家领导缺席时，务必请求秘书处一定要协调一位政协领导参加。但是作为领导，一般应酬较多，工作较忙，有时一位领导同时面对2-3个会议或应酬。当直接分管联系的领导不能出席时，就必须协调其他领导出席。这时协调就要讲方法、讲技巧，要委婉地讲明出席任务的重要性、当前情况的特殊性、领导参加的必要性，即使领导有三分不情愿，也要想方设法让某领导“被乐意”参加，并确保优质搞好有关后勤服务。在协调领导服务工作中，秘书处的工作人员切忌分亲疏、传小话，否则易引发或加深误解和矛盾。 （四）强化互信意识，切实做好与工作联系部门之间的协调。全国政协相关部门、市委、市府、市人大办公厅以及统战部门、各党派、团体和区县政协是市政协办公厅经常在工作上“打交道”、“有往来”的单位。秘书处对外协调工作的好坏，直接关系和影响着政协的工作和形象。对这些部门，平时要多加强联系，主动联络，争取支持，以建立良好的互信机制和沟通渠道，保证在关键时刻能充分发挥其作用。比如，每月的四大家办公厅（秘书处）不定时召开联席会议，相互通报领导活动预安排情况，协商妥善安排全市每月工作计划，在会上提出协调商请党委、政府领导出席政协会议活动。政协秘书长联席会上，向党派、团体通报政协工作安排，商请对有关工作给予支持。又如，今年4月初，重庆市政协在成功主办极具影响的“西部大开发与新的增长极”开放论坛后，拟于4月中旬接着主办国际性的中欧圆桌会议第七次会议。二十余个部门投入大量人力、物力、财力，增添设施、改善环境，在万事具备、会议即将召开的前几天，因欧洲航班受冰岛火山灰影响停航而迫使会议推迟于7月召开。秘书处迅速草拟了致相关部门的情况说明函，对与政协一同承办开放论坛和筹备中欧圆桌会议的单位表示感谢，并请各有关单位继续给予大力支持。在大家的共同努力下，中欧圆桌会议于7月18-21日在重庆顺利召开并取得圆满成功。 总之,综合协调是秘书部门的一项基本职责和经常性工作。要优质高效地完成工作任务，就必须立足全局想事情、抓综合、搞协调，增强工作预见性、超前性。秘书部门的同志务必要加强学习，具备良好的综合素质和较强的协调能力，学会妥善处理各方面的复杂关系。秘书部门的同志在工作中要做到坚持原则性与灵活性相结合，以履行好职责为出发点和落脚点，不纠缠细微末节，促进工作落实；要牢固树立服务思想，对有关工作信息进行汇总、分析、筛选，及时为领导提供第一手信息资料，并将领导意见及时反馈给相关部门；要坚持原则，秉公办事，按制度办事、按职能办事、平等协商，科学地进行各单位之间的协调；要注意自身形象，维护领导权威，坚持做到既不缺位、又不越位，还要善于补位；要从总体目标出发，顾全大局，坚持局部利益服从全局利益，积极稳妥地搞好统筹协调，调动各方面积极性，齐心协力共同完成好领导交办的各项工作任务。
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