关于改进政协文风会风的几点尝试

探察成果  探究规律  探寻思路

在新起点上推动政协秘书工作新发展

——关于推进市政协秘书工作制度化、规范化、程序化建设的调查与思考

南京市政协办公厅

政协秘书工作是政协机关为政协履行职能服务的各项工作的总称，包括：参谋助手、综合协调、组织联络和机关日常运行中纷繁复杂的事务。推进政协秘书工作制度化、规范化、程序化建设（以下简称“三化”建设），是适应政协事业发展的客观要求，是加强机关自身建设的重要内容，是提高为政协履行职能服务的质量和水平的重要保证。近年来，我老秘网市政协机关在推进秘书工作“三化”建设方面进行了积极的探索和尝试，做了大量富有成效的工作，取得了较为明显的效果。

一、探察成果——几年来的探索和实践，让我们深刻体会到了秘书工作“三化”建设在提升机关整体服务水平，乃至政协履行职能成效方面发挥的重要作用，欣然感受到了机关工作正在发生的可喜变化，这种变化，顺应了“少而精、专而深”、“准而实、活而新”的思路，体现了“准确、及时、到位”的要求，把握了机关自身建设的发展方向，激发了机关工作的内在活力。

1、工作制度得到进一步健全，促进秘书工作向规范化程序化发展。制度建设是秘书工作“三化”建设的关键，对于有效规范政协和机关工作，提高秘书工作的运转效率具有重要作用。近年来，机关按照“三化”建设的要求，制定了一系列的制度。一是履行政协职能的制度，如《全体会议出席制度》、《关于进一步提高常务委员会会议质量的意见》、《关于加强常务委员会会议纪律的暂行规定》、《关于加强和改进委员视察工作的意见》、《提案审查工作细则》、《关于加强和改进反映社情民意信息工作的意见》等。二是保持机关工作正常运转的制度，如《关于外出学习、考察工作的规定》、《机关关于厉行节约和加强财务管理的实施办法》、《关于专项包干经费使用管理试行办法》、《机关签订保密承诺书工作管理规定》等。三是加强机关自身建设的制度，如《关于进一步加强市政协机关建设的实施意见》、《市政协机关公务员奖励实施细则》、《市政协机关理论和业务学习意见》等，这些制度，为提高秘书工作“三化”建设水平，促进“四位一体”的政协自身建设奠定了坚实基础。

2、工作规范得到进一步确立，把秘书工作的制度化程序化引向深入。政协秘书工作任务繁重、头绪很多，建立一套科学完备的工作规范，可以使机关各项工作有章可循、有序可依，促进秘书服务工作有效性的提升。我们感到，近年来机关工作更加注重规范。一是确立了办文规范，如制定了《机关收文处理暂行办法》、《机关公文办理落实和督促检查工作暂行规定》、“网上传文规范”等。二是确立了办会规范，如制定了《市政协承办重要会议、活动内部运作办法》，就建立健全机关组织承办重要会议和活动工作机制作出规定，提出机关在组织筹备重要会议和活动时，一个处室能办的事项由责任处室独立完成，需要多个处室配合的，由责任处室制定方案并做好具体筹划、协调工作，进一步简化了工作程序、促进工作合力的形成。三是确立了办事规范，如在《机关首问负责制暂行办法》中明确了首问负责人的责任、接待标准、礼貌用语等；在《市政协办公厅、有关专门委员会联系界别小组（界别联组）分工》中，明确了办公厅和各专委会联系和协助界别小组（界别联组）开展活动的工作职责和任务划分等，服务政协履行职能各项活动的良好工作机制已基本形成。

3、工作程序得到进一步完善，推动秘书工作的制度化规范化落到实处。流程化、标准化是秘书工作“三化”建设的重要内容。运作流程是否规范、工作标准是否明确，体现了机关自身建设的水平，也直接关系到服务政协工作的质量和效率。我们从实践中感觉到，在机关团体同志的共同努力下，机关工作的程序越来越严谨。一是在任务分解上注重流程衔接。近年来，机关在组织服务政协履行职能的各项工作中，重视加强事前策划，控制好关键流程、把握好重点环节、衔接好各个节点，提高了服务的细致化程度。如：每年全会前，机关都要编印大会秘书处工作任务分解表，明确各组的工作任务、责任人和完成时限等；各组按照分解表，制定本组的工作计划，为把各项任务落实到位提供保证。二是在时间把握上注重步步衔接。如：在组织筹备常委会议时，一般提前2个月发放会议预备通知，提前半个月发放正式通知，会前一周进行电话通知，会前一天还要通过手机短信群发系统再次提醒与会人员，有效提高了会议出席率。三是在工作落实上注重首尾衔接。如：加强机关工作的促督办，明确秘书处为机关促督办工作的扎口处室，负责促督办事项的分办催办、协调沟通、综合反馈和材料归档，机关各处室根据促督办事项的具体内容和涉及范围，分别承担促督办任务，确保各项任务事事有结果、件件有回音。

二、探究规律——几年来的探索和实践，吸引着我们对秘书工作“三化”建设内在规律的探究，这种探究，有助于进一步加深对秘书工作“三化”建设的认识，有利于更加全面地把握秘书工作发展的潮流和趋势，有益于更好地指导政协秘书工作“三化”建设的实践。

1、体现全局性是秘书工作“三化”建设的基本定位。政协机关的秘书工作是集很强的政治性、政策性、事务性于一体的工作，贯穿于政协工作的每一个环节，其质量和水平直接关系到政协工作的全局，关系到政协履行职能的成效。尽管政协秘书工作“三化”建设只是用来规范机关各项事务性工作的；相对于政协工作“三化”建设这个“大三化”来讲，仅仅是“小三化”，是“大三化”的组成部分，要受到“大三化”的宏观影响和制约。但由于秘书工作在政协工作中所处的重要位置和发挥的重要作用，“小三化”同样能对“大三化”起到促进、辅助和推动作用，在一定程度上可以弥补“大三化”的空缺和不足，为政协工作的开展营造有利的环境。比如：我们在考虑起草政协机关自身建设的有关制度性文件的时候，就不能把眼光和思路局限于机关本身，而是要善于跳出机关工作看机关工作，着眼大局、服务大局，做到“身在兵位、谋在帅位”，站在促进南京经济社会又好又快发展、保证政协履行职能的重要工作和重大活动正常开展上，从宏观与微观的结合上通盘考虑、统筹推进，真正体现政协秘书工作“三化”建设全局性的基本定位。

2、体现主动性是秘书工作“三化”建设的努力方向。政协工作的性质、地位决定了政协秘书工作“三化”建设不仅需要从机关内部不懈努力，更需要发挥主观能动性，推动外部积极呼应。比如：政协建议案的办理落实是市政协关注的一项重要工作。但是很长时间以来，市委、市政府没有就政协建议案的办理出台过专门文件，建议案的办理工作也不够规范。为了进一步完善建议案的办理程序，推动建议案中意见、建议的转化落实，市政协机关代拟了《关于办理政协建议案的工作程序》，对建议案的办理、答复、督办等工作程序予以规范，并积极与有关方面协调，促成市委办公厅、市政府办公厅以“两办”文件名义印发，为提高政协建议案的办理成效发挥了积极的作用。近期，市委召开全市政协会议，对进一步加强政协提案、建议案、社情民意信息等协商议政材料的办理工作提出了要求。我们将加强与党政部门的沟通协调，主动衔接，推动制定和完善相关的配套制度和实施细则确保各项举措落在实处。

3、体现针对性是秘书工作“三化”建设的推进目标。政协秘书工作涵盖面广、任务繁杂，如何让日常工作程序设置更加简明清晰，尽量减少不需要的中间环节，促使机关运转更加高效、快捷；如何让规范性的工作更加严谨、到位，保证各项工作在科学合理、灵敏稳健的制度轨道上运行；如何让细致的作风贯穿于服务工作的各个环节，杜绝不必要的疏漏和失误，这些都是秘书工作“三化”建设推进当中需要解决的重点问题。只有抓住秘书工作中这些急需解决的突出问题和薄弱环节，搞清问题症结所在，有针对性地集中攻关、加以突破，秘书工作“三化”建设才能不流于形式，取得实实在在的效果。机关在这方面作了很大努力，比如：机关公文格式和行文规则，是秘书工作者必须掌握的一项基本业务知识和技能。政协机关公文与党政机关公文相比，既有相同的属性，也有其自身的特点，多年来，文种混淆、格式错误、行文混乱成为各地政协机关工作的“常见病”。针对这一问题，我老秘网市政协秘书长陈五一责成机关在广泛调查研究，学习借鉴全国政协、有关省市政协机关公文处理做法和经验的基础上，结合政协机关公文特点和我老秘网市政协机关工作实际，制定了《南京市政协机关常用公文种类、格式和行文规则的暂行规定》，并在实践中不断地进行修订和补充完善，较好地解决了市政协机关公文处理中存在的问题，机关“办文”的规范化水平得到了有效提高。

4、体现可行性是秘书工作“三化”建设的实践标准。秘书工作“三化”建设的目的，是为了更好地规范机关服务工作行为，按照科学的程序处理政务和事务，改变因人而异、随性发挥的运作，使各项工作始终保持在一种有章可循、有章必循、循章必果的科学状态之中，它与政协工作“三化”建设的一个本质区别就是更具可操作性，“可行不可行”、“管用不管用”应当是检验秘书工作“三化”建设水平的一个重要标尺。通过调研我们感到，秘书工作“三化”建设要从大处着眼、实处着手、细处着落，把定性要求通过定量来加以界定，把实体性规定和程序性规定有机结合，把工作的环节、步骤、方法、规程、时限和范围予以确定，做到“五个明确”：明确执行目标和任务，实现可度量、可考核、可检查；明确执行指令和要求，提出具体标准；明确执行分工和责任，落实责任人；明确执行进程和实践，有步骤、有进度地安排；明确执行重点和关键环节，分清轻重缓急，分类推进。例如：为进一步做好市政协机关为主席会议服务的各项工作，机关根据《政协南京市委员会主席会议工作规则》，制定了《市政协主席会议服务工作规则》，对会议服务的组织领导及责任部门、会议议题的拟定、会议方案的拟定、会议通知的拟定及与会人员的落实、领导和委员的邀请及落实、会议材料的准备和发放、会前视察的组织、会议主持稿及有关情况说明的起草、会场准备及服务、会议的宣传报道、会议纪要的起草等方面工作予以细化分解，提出具体的操作性要求，使得各项服务工作有章可循、有范可依，促进了会议组织程度的提高。

三、探寻思路——几年来的探索和实践，引发了我们对推进秘书工作“三化”建设新思路的探寻，这种探寻，可以帮助我们破解“三化”建设进程中的难题，推动秘书工作“三化”建设既富有理论性、又富有实践性，既富有针对性、又富有创造性，既富有原则性、又富有操作性，充分体现秘书工作“三化”建设的时代性，不断提高秘书工作“三化”建设的有效性。

1、全面和重点兼顾——没有重点就没有全面，两者紧密联系、互为前提、相辅相成。政协秘书工作“三化”建设，只有突出重点环节，抓住主要矛盾，兼顾方方面面，才能取得整体性、全面性的突破，一般性、具体性的工作才能被带动起来。“纲举”才能“目张”，全面推进市政协秘书工作“三化”建设，必须要抓好几个重点环节：一是制订与政协履行职能服务工作有直接关系的制度、规定。比如：关于组织委员视察的有关规定，市政协全会、常委会议服务工作规则，社会各界人士参与政协工作的有关办法等，进一步提高机关服务政协重大活动、重要工作的水平和质量。二是健全机关工作运作机制。比如：岗位责任管理机制，修订机关各处室岗位职责，制定详细的“岗位操作手册”，包括工作职责、工作目标、业务流程等要素，提高机关工作精细化程度；协同工作机制，明确机关各项日常工作的牵头处室、协作处室以及各自担负的职责，形成密切配合、互相支持的机关工作氛围。三是完善机关考核体系。合理确定机关考核标准，对程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标；对非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价的指标，提高机关内部考核的科学性、合理性。

2、当前和长远结合——政协秘书工作“三化”建设是一项复杂的系统性工程，需要坚持不懈地长期推进，不可能毕其功于一役。只有正确处理好当前和长远的关系，既解决好当前迫切需要解决的问题，又考虑未来工作推进的思路和方向，才能使秘书工作“三化”建设不断适应政协事业和机关工作发展的需要。今年，市委将召开全市政协工作会议，并制定出台了《中共南京市委关于加强和改进人民政协政治协商工作的意见》。为了确保市委文件下发后，机关能够及时跟进，做好文件精神的贯彻落实工作，建议在为市委代拟文件时，对市政协和机关需要与之配套制定或修订的制度、规定超前进行一揽子考虑，以便在文件下发后能够立即启动相关工作。我们感到，推进机关自身建设和秘书工作“三化”建设，仅仅依靠政协和机关自身是不够的，还需要有市委的重视和市政府的支持。接下来，我们将在全面总结近年来市政协和机关自身建设经验的基础上，归纳和梳理一些需要市委、市政府帮助解决的重要问题，如：党政部门如何落实有关市委关于政协工作的有关规定、如何进一步加强政协机关干部与党政机关干部的双向交流等，并积极与有关部门进行协调，争取提请市委、市政府领导研究，拿出切实举措予以解决。

3、继承和创新并举——坚持继承传统与与时俱进，是人民政协事业取得不断发展的源泉，也是政协秘书工作“三化”建设不断推进的动力。秘书工作“三化”建设要在继承中创新、在创新中发展，就必须对条条框框的“自我约束”要敢于破除；对效率低下的“机制”要坚决打破；对抱残守缺的“规范”要认真纠正；对只重形式的“细致”要坚决摒弃。近年来，市政协和机关制订了一系列制度性文件，随着政协事业的发展，有些已经不能适应政协和机关工作的需要。我们将对市政协和机关已有的制度进行系统梳理，对一些已经“落伍”的规章制度，要坚决摒弃和废止；对一些需要修订的规章制度，要根据形势的变化及时进行修订。同时，要坚持解放思想，大力弘扬求真务实、开拓创新的精神，不断研究政协和机关工作中的新情况、新问题，对一些被实践证明是成熟有效的经验和做法，要及时进行总结，在理论上的进行提炼和概括，力争上升为制度规范。比如：制定关于组织开展“无陪同”视察的有关制度、关于向市民征集提案线索的有关制度、市领导领办政协重要提案办法等，提高政协和机关工作制度化水平。

4、运筹和执行互动——运筹是执行的基础，“凡事预则立，不预则废”，运筹帷幄，才能决胜千里；执行是运筹的保证，“纸上谈兵”只能使运筹成为“空中楼阁”，唯有忠实执行才能体现运筹的价值。政协秘书工作“三化”建设要不断推进，必须处理好运筹和执行的关系，使之成为良性互动体系，相互促进、相得益彰。近年来，市政协制定的一系列关于履行职能的制度性文件很多都是原则性的、宏观性的、方向性的，就好比是“树的主干”。要把这些制度真正落到实处，机关就要制定与之配套的、具有较强可操作性的运作程序、机制、细则，在“主干”上长出“枝干”。如，每年全会编印的《会议手册》，主要是与会人员掌握参会情况。而对于工作人员而言，这个手册就显得线条过粗，在筹备今年全会时，机关编印了“工作人员操作手册”，对每次会议、每场活动的服务任务、要求、责任人、流程、时间等作出明确规定。要定期对制度的贯彻落实情况进行回顾检查，我们将学习借鉴科学发展观学习实践活动中对整改项目落实情况进行检查的方法，适时对制度的执行进行检查回顾，进一步健全督促检查机制。同时，对执行过程中发现的工作制度、工作机制、工作程序自身存在的问题，要及时归纳、总结、分析，提出修改、完善的意见、建议，进一步提高秘书工作“三化”建设的科学化水平。

以上不当之处，请与会领导和同志批评指正。