公文的逻辑诉求及建构方略

公文的逻辑诉求及建构方略

付  传，林  爽

[摘  要]公文写作实践关注公文的逻辑，旨在提高公文法定作者的行文能力，从而在“短、实、新”文风的指引下撰拟出高质量的公文。文章围绕公文格式与公文正文内容的逻辑统一、公文正文内容与公文用语的相辅相成、公文用语与公文受众的有效呼应以及公文逻辑构思与管理活动开展的有机吻合四个方面，探讨了建构公文逻辑的基本方略。

[关键词]公文；逻辑；方略

公文写作实践告诉我们，将公文格式、公文正文内容、公文用语、公文受众等诸多要素按公文的行文逻辑进行有机整合，是打造精品公文的关键所在。因此，在公文写作实践中，体味公文逻辑的必要性，并将公文逻辑的建构方略潜移默化地运用于日常行文中，对提高办文质量大有裨益。

一、公文的逻辑诉求

公文是国家机关及其他社会组织为处理公共事务、按照确定程序和特定体式制作并使用的具有相应效力的书面文字材料，是公务活动的重要书面工具。其具有由法定作者制发、事关公务并具现实效用、依特定的撰制程序、格式、规则行文以及具有法定的权威性和约束力等特质。这些特质足以彰显公文在国家机关及其他社会组织公务活动中的重要作用。

关注公文的逻辑,有助于深入而精湛地确立公文研究的纵深视角，使公文的研究不仅仅局限于某一文种如何写作，而是达到从孤立的文种写作研究向诸文种内在关联性、差异性研究方向转变；从单一文种的写作研究向文种内部有倾向性地细化分类研究方向转变；从单一的公文格式研究向格式与公文结构与功能相结合的研究方向转变；从零散地介绍各文种的写作知识向有体系、有规律地介绍各文种的写法、用法方向转变；从简单地遵照格式要求向格式、内容、政策、语言等诸多要素有机结合运用的研究方向转变。

这不仅是公文工作规范化、科学化与制度化进程的现实体现，同时也是公文研究视域多元化、实用化与体系化范式的合理表征。探究诸文种的内在关联性、差异性，不仅是宏观设定公文写作与处理法律、法规的依据，也是现实合理、规范选用公文文种的参考；各文种内部有倾向性地细化分类研究，旨在层次更多、视域更广、专业性更强地驾驭公文写作与处理工作；公文结构与功能相结合的研究理路，其自身便体现了科学、有序的公文逻辑结构对公文“工具性”功能有效发挥的重要意义；有体系、有规律地介绍各文种的写作要求，凸显了不仅要致思于公文写作的理论研究而且要深刻关照现实办文的高效率、高质量；公文格式、内容、政策、语言等诸多要素的有机结合运用，更是公文制发与应用流程要逻辑严密的现实考量。

由此可见，公文生命力的强弱及可供参照执行周期的长短，在于其格式上是否规范严谨、表述言辞上是否理性客观、指导思想上是否符合政策要求、执行策略上是否细致全面、执行要求上是否保障得力。换言之，若强化公文的生命力，就必须实现公文逻辑上的内外兼修，即公文格式与公文正文内容的逻辑统一；公文正文内容与公文用语的相辅相成；公文用语与公文受众的有效呼应以及公文逻辑构思与管理活动开展的有机吻合。

二、建构公文逻辑的方略

既然关注公文的逻辑问题有其现实必要性，那么如何建构公文逻辑问题就显得尤为重要了。本文拟从四个方面探讨建构公文逻辑的方略，旨在为科学、规范地办文并使公文客观、有效地发挥功用提供借鉴。

（一）公文格式与公文正文内容的逻辑统一

所谓“公文格式”，即公文的规格式样，是指组成公文外观形式的各要素在公文文面上的排列顺序和标识规则。原则上讲，公文只有具备了自身特定的外观特征，才有利于维护自身的严肃性，利于方便迅速地撰制、传递和处理，也利于应用现代化手段来管理。这突显了规定公文格式的重要意义以及加强公文格式研究的必要性。公文格式上的规定性对其自身格式要素的安排及公文正文内容的架构具有重要的影响，公文正文内容也会决定公文格式要素的选择。

举例来说，在公文版头标注文件的秘密等级及紧急程度就要遵循标注位置上的“先密后急”原则，若位置颠倒，定会出现因急件需“先行先办”而忽略了文件秘密等级的现象。这自然不符合涉及秘密等级文件的办理规程。诚然，公文若标注了紧急程度及秘密等级，正文定当体现紧急的原因及秘密的内容。若公文的内容并不涉及党和国家秘密而随意标注秘密等级，就会徒增发文机关的工作量。例如，按照《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第九条的规定，涉密公文应当标注份号。同时，一旦误标了秘密等级，就会限制文件的阅知和传播范围，造成公务处理过程中的信息脱节问题。《条例》第二十四条收文办理程序规定：紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。如果来文标注了紧急程度，而实质上并未体现紧急事项内容，就会耗费机关一定的人力资源。

要做到公文格式与公文正文内容的逻辑统一，首先要熟知党、政、军领导机关及其他社会组织关于公文处理的权威性文件，并把其条款上的规定性完全吻合地应用到日常公文写作过程中，如《条例》规定“报告”中不可夹带请示事项就必须严格执行，若违规操作，“请求批准”或“请求指示”的事项定会因“报告”对上级机关没有复文的要求而贻误了公务的处理。其次，要严格遵守发文办理程序及收文办理程序。就其本质而言，公文的制发与传递属于行政过程的一部分，因此，是否依程序办文、办文程序是否合理都将对公文产生积极或消极的影响。当然，我们只能选择积极方面，否则公文的书面工具作用将无从体现，行政程序的链式衔接也将无从谈起。最后，要深入了解公文格式要素的使用规范。“在公文格式的研究中，搞清必备要素和选择要素很有必要。否则，在公文工作中极易发生必备要素缺失或者选择要素误用的错误。”^①例如，周知性公文标注秘密等级，必将限制阅文范围；绝密、机密、秘密类文件若不标注份数序号，势必造成涉密文件管理的混乱。因此，依据公文内容合理安排并使用公文格式要素，对于建构公文格式与公文正文的内在逻辑具有重要意义。