用EXCEL巧做会议座次图

对于机关和企业的办公厅（室）来说，组织会议是经常性工作。在参加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。传统方法排座次，是画一张空白会场图，然后按参会人员名单逐一填入。编排完成后，常常出现原定要来的人突然来不了，或者临时决定再增加几个人的情况。由于座次图手工编排，人员又是从中间分别向左右两边安排的，所以即便只调整一个人，也往往需要推倒重来，耗时费力，让人不胜其烦。

下面要介绍的这个方法，能够将繁琐的手工排座次转化为自动生成，就连手忙脚乱的会前临时调整，也可以拖拽鼠标轻松搞定。而且，值得一提的是，这套方法是用微软OFFICE自带的EXCEL软件来完成的，不需要单独安装甚至购买软件。

一、系统原理

该方法的原理，可以概括成“位置—编号—人名”。即对参会人员和会场里的每个座位都进行编号，将相同编号的人名与座位建立一对一的对应联系，使人名能够自动填写到相同编号对应的会场座位中，也使座次图的调整转化为对数字编号的调整，运用EXCEL软件处理数字的强大功能，大大提升调整的速度和准确度。

二、主要步骤

下面，我们以虚拟《水浒传》中梁山108位好汉开大会的例子来介绍座次图的制作。

准备工作：打开一个EXCEL文件，将左下角三个选项卡分别重命名为“人员名单”“数字布局图”和“座次图”（如下图）。然后开始以下三个步骤：

第一步：在“人员名单”选项卡中，收录所有参会人员名单，按照既定规则（一般是职务高低）从前往后依次编号（见下图，此图省略部分名单），“编号”要在“A列”，“姓名”在“B列”。这里，将梁山好汉以石碣碑为依据排序。一般情况下编号为纯数字，遇有发言、领奖等特殊情况时，可将这些人单独变编号，如“发1、发2”。

★请注意：如姓名为两个字，在两个字中间加一个空格，而不是两个空格（如“宋江”）。

第二步：在“数字布局图”选项卡中，画出会场座位摆放图，体现有几排、每排几人、有无过道等具体情况。之后依据一定的规则对这些座位进行编号。如，本例中，共6排，每排18个人，中间有一个过道，两边各9人。按照一般规律，第一排过道右一为1号，左一为2号，然后向左右和后排依次展开，全部编号分布在从B4到T9的长方形区域内，如图：

★请注意：“数字布局图”与“人员名单”两个表中“编号”的格式要相同，内容要能一一对应，这是本系统的核心设置。

第三步：在“座次图”选项卡中，将“数字布局图”内容完全复制过来，去掉其中的编号。在原来的编号区域（B4到T9）使用VLOOKUP函数定义公式。

首先，在左上角的B4单元格内输入如下内容：