如何规范公文写作的语言

具体从以下三方面考虑：一是通过概括、简称来达到文字精练。这需要我们平时练字练句，通过多读、多写、多改、善悟等逐步提高。二是适当使用单音节的文言词达到文字简洁。为了使自己的公文显得简洁、精练，常使用一些单音节文言词。如“望、希、按、拟、须、悉、兹、系”等等，长期以来保持着丰富的表现力，其中不少还完全融入了现代汉语中，适当使用这些文言词，可以使语意贯通，文句自然，妥帖而又精练。三是注意使用习惯用语达到文字简约。公文写作中，长期以来形成了一套常用的事务性词语，如某些文言词语、特定用语等，这些词语结构较稳定，位置较固定，使用较规范，人们称为习惯用语。如开端用语：为、为了、据、根据、由于、鉴于、兹、兹定于等；如表态用语：同意、准予、照办、执行、不宜等等，恰当地运用习惯用语，可使公文结构紧凑，过渡自然，文字简洁，准确地表现发文机关与受文单位的关系。

在公文写作中，有些用文字描述太过繁冗的事物特征介绍，倘若能列举数字进行说明，则不仅能让受文者更容易了解表述内容，还能让行文简洁凝练，说服力强。图表显示内容集中、条理分明，也能让人一目了然。 

　　缩略语是语意的高度概括和浓缩，含义明确，使用相对规范。在长期的使用过程中，表现出了强大的生命力。例如“三个代表”、“四项基本原则”、“两个确保”，这些既概括精炼，为大家所熟知便于记忆，又能避免徒增笔墨，浪费篇幅。 

　　制发公文的主要目的是用来指导工作或是为处理相关问题提供依据。其所承载的内容，一般关系到具体工作或政策法规，因此其行文无需追求跌宕起伏，只要简洁明了、通俗易懂，能使受文者尽快理解。否则，就会失去原有的本色信息，严重的甚至延误工作。因此在公文写作中，以叙述、说明、夹叙夹议为主要表达方式，尽可能避免描绘性语言行文，要用平实的语言直述事实和讲清道理。做到朴实无华而不崇尚辞藻华丽，严肃得体而不虚夸矫情，语气平稳而不大起大落，始终保持不含不隐，不张不扬，客观冷静，平铺直叙的风格。 

　　公文写作语言从修辞手法上讲，以消极修辞为主，少用或不用积极修辞。消极修辞是指以明确、通顺、平匀、稳密为标准的语言调整。比如，排比、对比、对偶、引用、设问、借喻。积极修辞是为追求形象、生动、新鲜、活泼的表达效果而对语言作出的积极修饰。比如，夸张、拟人、双关、通感、象征、渲染等等。这些积极修辞的手法在公文中很少使用，因为公文是以处理公务为目的的，讲求办事效率。因此，在语言上不讲求外在的形式美，而是追求明确、简洁、通顺、朴实而庄重的修辞效果，修饰的重点放在词语的运用和句式的调整上。 

　　在公文写作过程中，一些人喜欢引经据典地说明问题、阐述主张，这在一定条件下是允许的，有时可以增强语言的表达效果。但是过多则会给人一种卖弄文采的感觉，往往达不到应有的效果。一般说来，引经据典只适合于领导讲话稿、调查报告等事务性文书。在通用公文中要尽量避免引经据典，尤其是那些态度严肃的文种，如请示、命令、通告、批复等是绝对不能使用的。