 1．7 打出电话要点 （1）文秘人员打业务电话时，应首先自报家门。说话要注意说话的音量，不要太靠近话筒，声音不要太大，也不要太低沉。 （2）文秘人员经常会替上司拨通电话，这时，你可以让要找的人先接着电话，然后把上司叫来。假设你正在替上司邓总经理打电话找 如果文秘人员要找的人是一位地位较高的人或尊长，你跟对方的文秘人员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。 （3）应迅速回电，并督促上司最好在当天回复。 （4）如果已经回电，但没打通，切记要再联系。文秘人员不能因为已经打过电话，并给对方留了言，就认为已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全不同的两个概念。应该做到：要找的人已经找到，或已经接到回复电话，才能算是完成了任务。这往往需要文秘人员具有很好的记忆力，或者以系统的记录方式，直到完成任务为止。 （5）督促上司准时打电话给上级或要人、忙人。如果上司要文秘人员与某要人联系，一定要问清“这时候打电话方便吗？”因为你可能通过他的文秘人员得知，他正在参加某项活动，或办公室里有客人，或有其他约会，或不方便在此刻谈机密的事。 （6）除非万不得已，文秘人员不要打电话给行车中的人。这样做会使开车的人无法专心开车，可能发生交通事故。如果打了，说话要简短。在飞机上、饭店里、大剧院等场合，不宜使用移动电话。 （7）通话时要仔细听清对方在说些什么，不要一边看报一边接听，也不要突然转身与办公室里的其他人说话。不要打断对方的讲话或表现出不耐烦，不要让对方重复因为你走神而漏听的话。 （8）与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清。但也不能草率了事。 （9）不要在工作时间同打电话来的朋友闲聊。滥用电话是商业界的一个严重问题。有人打电话找你的上司，千万不能与之闲聊，除非是礼貌地回答对方的问题和评论。 （10）打电话给外省市或国外的人，并请求协助，因费用昂贵，文秘人员首先应确定他是否应该回你的电话。如果此人不在办公室，应问清他何时会有空，然后再打电话给他；如果留言请他回电，要声明由你付费。打国际电话必须注意各地区的时差、对方是否节假日等问题。 （11）通话中当需要对方等候时，应该说：“我去查看一下，请稍等一下好吗？”然后等待对方回答。中途放下话筒时，应轻放，但不要把话筒朝上放置，否则对方有可能听得到办公室其他人的谈话。当文秘人员再拿起电话时，要对对方的等候表示谢意。但如果你需要较长时间才能弄清情况时，最好主动答应对方打电话过去，或者先问对方是否愿意等下去，或者留言。 （12）文秘人员代替上司传达不利消息时，无论当这个信差有多么不舒服，你还是必须立即行动。这种事情传达得越迟，必须获知此事的人就越感到棘手。传达时说话的声音要和蔼，富有同情心。如：“石杰，很抱歉打这个电话给你，我本来要告诉你得到这份工作，不过人事处刚才作了最后决定，经理叫我通知你，他聘用了另一位。你们三个都是很优秀的候选人，我真的很遗憾没有录用你，因为你真的很有才干。” （13）文秘人员传达上司的信息要有分寸。因为如果文秘人员的语气不礼貌或不得体，其破坏力比把信息传达错误更大，且在电话中传递的信息比当面说话更容易产生误解。因此，为使信息传达准确，文秘人员切忌把上司的话语加多或减少，或者以个人的口吻把话转达。譬如，上司因生气痛骂某部门职员，文秘人员转达上司的信息时，只需把上司的主要意思传达，并不需要因为上司震怒，而连自己转达口信的语气也变成上司的语气，否则，就是僭越身份，有失分寸。
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