 第十章 复习思考题（4题） 1.确定秘书工作方法应遵循哪些原则？ 2.秘书应掌握哪些一般的工作方法？ 3.结合秘书工作的性质,谈谈你对秘书特殊工作方法的理解。 4.试述“三维综合分类法”的要点。 案例分析（2则） 1.认真阅读下面的文章,再讨论后面的问题。 忠言顺耳更利行——谈秘书向领导谏诤的艺术 一般情况下,领导在政策水平、工作经验、领导艺术等方面要比秘书强。但领导也是人,也有犯错误的时候。当领导在决策、意图、言论、行动上出现一些不够全面、不够妥当甚至明显错误的地方时,秘书应该坚持原则,坚持真理,敢于向领导谏诤。 俗话说：“良药苦口利于病,忠言逆耳利于行。”这话虽是至理名言,但有些疗效显著的良药,仅因难于下口,病人就是不愿服用。有些忠言因为过于逆耳,人们也往往听不进去。忠言不被采纳也就谈不上“利于行”了。秘书向领导谏诤,为了达到理想的效果,就必须讲究谏诤的艺术。 我们认为,变“逆耳”为“顺耳”的艺术主要有以下几点： 一、先褒后贬。秘书发现领导决策或行动中有错误,不能仅仅向领导指出其错误方面,而应先充分肯定、赞扬其中正确合理的地方(这通常占据领导决策或行动的主体部分)或领导纯正高尚的动机,在此基础上再指出错误或不足之处。西方有句谚语：“赞扬比任何谴责都更能使对方谦虚。”领导也跟一般人一样,当你真诚地称赞他时,他的态度就会变得谦虚起来,并且会做好听取意见的思想准备,在这种情况下,秘书说出的批评意见也就容易被接受了。 二、委婉谦虚。秘书在向领导谏诤时,态度一定要谦虚,语气一定要委婉,切不能显出你比领导还要高明的样子。例如,当秘书发现领导处理某件事情有错误时,若这样提出问题：“××经理,我认为您对这件事情的处理有失妥当,想跟您谈谈,可以吗？”在这句话里,“我认为—……有失妥当”、“找您谈谈”等词语,都带有居高临下的语气,容易引起领导反感。如果换成“××经理,我对处理这件事有一点不成熟的想法,想向您请教,不知该说不该说？”效果可能会好得多。 三、巧设比喻。设喻是一种非常有效的谏诤技巧,人们所熟悉的《战国策》中邹忌讽齐王纳谏的故事,邹忌就是用一个贴切的比喻使齐威王接受了他“广开谏路”的建议的。秘书向领导谏诤时,也可以运用这种艺术。例如,当领导打算将一名能力很强但曾反对过自己的干部调离领导机关时,秘书就可以在适当的时机跟领导说一说唐太宗不计旧恨重用魏徵的历史故事,使领导从这些历史故事中悟出自己应该怎样做。 四、援引实例．事实胜于维辩,一个真实的事例往往比一番精辟的议论更有说服力。秘书就某一件事向领导谏诤时,可以向领导提供一些有关实例,而不必直接说出自己的观点,让领导从具体例子中领悟出自己的失误。例如,某公司老总决定开除两名违纪职工,秘书认为开除处分过重,就将报纸上登载的另一单位因处分职工不当引起不良后果的报道资料找出来送给经理看。经理看到这些资料受到启发,将原定的开除处分改为记过,并配合以必要的思想政治工作,收到较好的效果。 五、动之以情。与领导关系融洽的秘书,在谏诤时以朋友身份比以职务身份为好。因为以朋友身份说话,可以使领导感到你谏诤不仅仅是从单位利益出发,更不是想达到个人目的,而是真心诚意地想协助领导搞好工作。领导为你的真情所感,就比较容易接受你的意见。 六、把握时机。心理学研究己经证明,一个人在心情轻松舒畅时比较容易接受不同意见,而在情绪紧张烦躁时,对不同意见往往产生本能的反感。因此,秘书谏诤最好选择在领导心情好的时候进行。 把握时机的另一层含义是,秘书发现领导的错误意图时,应在这种意图变成决定、文件或材料之前进行谏诤,这时领导的意图尚未公诸于众,不存在怕被人说“讲话不算数”的心理障碍,因此也就比较容易接受意见改变原来的错误意图。 七、注意场合。秘书谏诤不宜在会议或其他正式场合进行。因为在有他人(无论是同级领导、本单位群众还是外单位来客)在场的情况下,秘书公开发表与领导不同的看法,甚至直接指出领导的错误,往往会使领导感到难堪,秘书的意见也就很难被接受。相反,在非正式场合,如与领导共进午餐或陪同领导出差时,由于不存在“怕丢面子”的问题,秘书的意见常常被领导重视和采纳。历史上魏徵敢于直谏和唐太宗从谏如流一直被传为佳话,殊不知唐太宗有好几次因魏徵当众直谏使自己下不了台而想杀掉魏徵,只是怕在大臣和民众面前丢了自己从谏如流的好名声才勉强忍住。再说像唐太宗这样从谏如流的人,不但在历史上少见,就是在当代领导人中也是不多的。魏徵敢于直谏的精神值得学习,但他不顾谏诤场合的做法则不足为秘书人员仿效。 以上我们介绍了秘书谏诤的七点技巧。当然每个领导的经历、水平、性格、习惯各不相同,因此秘书对上述技巧的运用不能千篇一律,而应灵活掌握。但无论对什么样的领导,秘书必须十分明确：谏诤的目的是使领导接受意见,改正错误,避免工作上的损失。秘书的意见再正确,动机再纯正,如果因过于“逆耳”而不被领导采纳,也就谈不上任何价值。因此,我们建议将“良药苦口利于病,忠言逆耳利于行”的俗语,改为“良药可口更利病,忠言顺耳更利行”。 (材料来源：《当代秘书》2006年第2期)
(1) 这篇文章所介绍的几种谏诤的方法有道理吗？ (2) 想一想,在你自己听到批评意见时心里的感受如何？ (3) 如果你当了领导,你会像唐太宗那样从谏如流吗？ 2. 下面是某公司总经理秘书某天上班时遇到的十项待办事务，请从紧急程度、重要程度、所需时间三个方面确定它们的等级，然后按照教材提供的原则排列处理它们的先后顺序。 ①总经理感觉近一段时期各种业务会议太多,耗去了大量时间,要求秘书拟定一个控制会议次数和时间的方案。 ②今天下午××国汽车销售商亨德尔先生将来公司商谈代理本公司产品在该国的销售的具体事宜(意向书已于5月上海车展时交换),秘书需做好谈判准备工作。 ③本市××大学秘书学系欲与我公司建立长期合作关系,将我公司设为该校秘书专业学生的“实习基地”,人力资源部问秘书部门是否愿意接纳实习生,是否愿意建立长期协作关系？ ④通知销售部落实一名业务骨干(最好是经理或副经理),后天陪同总经理去东北出差。 ⑤发动机车间一技师的女儿考上了清华大学,昨天已拿到通知书,要以公司总部名义给他打祝贺电话,通知他到财务部领取本公司颁发的奖学金3000元。 ⑥省党报记者写了一篇报道国务院总理视察我公司的通讯稿,已发到电子信箱,要求公司领导过目确认事实,打印件加盖公章后传真过去。 ⑦总部各部门和各分公司今年新招聘了一批管理人员,将于下周开始进行岗前集中培训,人力资源部要求总经理秘书给新职员开一次公文处理讲座。 ⑧海尔公司企业文化顾问×××先生被本市××集团请来做专场企业文化建设的讲座,询问总经理或思想文化部主任是否参加(每人入场费用为350元)。 ⑨总经理后天要出差大连,需要落实往返机票。 ⑩十天后香港刘德华来本市开演唱会,会议组织者来函问本公司是否需要优惠集体入场券(60%,每张价90～180元不等),如果不回电,视作放弃。 案例分析提示或参考答案 案例1 (1) “忠言顺耳更利行”是有道理的，至于具体方法，各人可以有不同的理解，但是谏诤也要注意方式方法则不会有什么疑问。 (2) “闻过则喜”是一种理想的人格，但是大多数人做不到。不喜欢听批评意见、喜欢听表扬大约是“人性的弱点”。因此好为人师、喜欢批评人不是好的行为习惯。但在原则性问题上，下级（秘书）有不同意见不表达是不负责任的，而谏诤要注意“忠言顺耳”就更显得十分必要。让学生通过回忆自己的感受认识这个“人性的弱点”，有助于他们形成“谏诤要讲究方式方法”的意识。 (3) 在专制制度下，能够做到“从谏如流”的独裁者基本上不存在，包括对唐太宗从谏如流的评价也带有夸张美化的成分。如果学生回答“能”，要加以表扬，希望他们将来真能做到；如果回答“不能”，则可引导到“谏诤要讲究方式方法”的结论上来。思考这个问题，还可以让同学们明白：要避免领导犯错误，关键是要加强民主建设、强化民主监督机制，而不是空洞地要求领导人“从谏如流”。 案例2 参见：《有效管理时间——“三维综合分类法”例解》一文 |
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