书面沟通方式

第一节 沟通的需要

一、沟通的目的

（一）沟通内容

◆ 提供信息

不管是上司还是给下属，企业内经理人员最重要的一个职能就是提供信息。这包括 ：

◇ 帮助团队做决定。

◇ 帮助团队解决问题。

◇ 委派团队内其他人任务。

◇ 启发、激励员工。

◇ 向上级汇报工作进展情况。

◇ 在例会上对其他经理的建议作出反馈。

◆ 作出指示

另外一个沟通目的就是给下属或同事作出指示，这可以通过各种沟通渠道来进行。

◇ 确信指示明确。

◇ 一步步解释。

◇ 切记要提供相关的文件，这可以帮助解释复杂的情况。

◇ 确信说清了要求的最后期限。

◇ 给对方提问的机会。

◇ 确信如果有必要再次传递信息时，对方会合作。

◇ 如果对方需要别人帮助，确保对方知道去找谁。

◇ 要告知对方此项任务的原因以及为什么需要他们参与。

◇ 允许对方对执行指示作出某种形式的反馈。

◆ 说服

商业中经常为了说服对方而沟通。比如经理们为了实行商业目的而得到员工的理解、支持，并提高员工的工作效率等，销售部想促成客户多买产品或服务，公司想说服投资者买股票等等。

为了说服读者或听众，公司必须了解并满足他们的利益和需要。必须了解并和他们建立互利的关系，与他们进行考虑他们利益的沟通。

◆ 得到反馈

许多企业认为沟通的主要目的之一，就是有机会从员工或客户那里得到反馈。

反馈有不同的形式：

◇ 以任何一种沟通方式得到消息。

◇ 从公司提供服务或产品的客户那里得到反馈。

只有很快得到清楚的反馈，沟通才是有效的。不管工作多忙，收到消息的人都应该对发送消息的人作出回答。这可以是口头的形式，明确表示已收到信息并在处理中；也可以是书面形式的回复，说明信函等正在处理中。

（二）沟通的目的

◆ 讲清沟通的目的

◇ 要求别人理解我们的意图。

◇ 得到我们想要的回答。

◇ 与对方保持一定的友好关系。

不管什么时候沟通，都会有理解或不理解的问题；回答——不管肯定或是否定，都会告诉人们一些信息。人们希望的是对方能理解他们所说或所做的。所以，第一个目的是非常重要的。沟通要以理解为前提。现代工作或生活中越来越强调合作精神，与人保持良好的关系也是沟通中的一个重要目的。