公文处理的程序

任何一件公文的处理，从起草到完成它的现实效用后立卷归档，都要经过若干必不可少的工序，在公文处理过程中，这些工序组成一个先后有序、环环相扣、首尾相连的整体，这就是该公文的处理程序。
　　公文处理的程序是公文处理工作对人们的客观要求，只有按程序办事，公文的处理才能做到科学化、规范化、高效率；不按程序办事，公文的处理就容易出现混乱和差错，不仅质量难以保证，还可能误时误事。怎样才能做到严格按程序办文呢？需要把握好以下几点：
　　1．弄清公文在处理过程中要经过哪些工序
　　不同的公文，处理程序是不相同的。例如，在处理发文时，校核这道工序是少不了的，而在处理收文时，则不需要这道工序。又如，同样是处理收文，处理请示，必须有答复，处理报告，则一般不需要答复。怎样才能知晓某件公文在处理过程中要经过哪些工序呢？许多公文在正文之前都注明了受文单位，受文单位常常就是公文处理过程中必经的环节之一。当然，也有的公文标注的受文单位不准确，受文单位并非公文处理过程中必经的环节，比如，有些应向政府请示的事项行文时将受文单位写成党委。遇到类似情况，就要弄清真正的受文对象是谁，这样，才能准确地把握公文处理的程序，公文的运转才不会出现偏向。
　　分析公文的具体内容。公文的内容是确定办文程序的重要依据。一件请示公文，应该批给谁看，交给谁承办，都要先了解公文的内容之后才好确定。比如有的公文讲的是局部性工作，一般情况下，经分管领导审阅之后就可付印；如果讲的是全局性工作，文稿中提出的政策、措施与某些部门的工作有关，文稿送领导审定之前，必须先征求相关单位的意见，如果没有涉及到部门主管的业务，则征求部门意见这道工序可以省去。
　　分析公文的制发体式格式。湖南省委办公厅印发的公文处理《细则》，对公文的制发体式、格式等作了一系列规定，这些规定中有许多也是把握公文处理程序时需要考虑的因素。比如，一件公文如果用电报的形式下发，必须经过机要部门转输；如果印成红头文件下发，则传递工作不需经过机要部门。又如，省和市州党的机关制发的公文，会议纪要和有固定版头的普发性文件可以不盖行文单位的印章，而其他文件则一律要加盖印章。
　　分析公文制发机关对公文处理提出的要求。有些公文，行文单位会对受文单位办文提出某些要求，如规定什么时候反馈文件的贯彻落实情况，什么时候报问题的处理结果等等，这些要求都是处理公文时必须照办的，也就是说，反馈文件的贯彻落实情况、上报问题的处理结果，这些都是公文处理过程中必不可少的环节。
　　2．确定各道工序排列的顺序
　　公文处理的程序，好比工厂里的流水线作业的工艺流程，各道工序的组合排列有其自在的规律，必须先后有序、上下衔接，不能错位，不能颠倒顺序。打乱了办文程序，公文处理工作就难以顺利进行，有的还会增加很多麻烦；有的可能前功尽弃，必须从头做起。那么，公文处理中各道工序的顺序应当怎样确定呢？
　　第一，根据各道工序间的相互关系来确定。在公文处理的各道工序中，有的工序是为其他工序提供前提条件的，这道工序完成以后，别的工序才能进行，这道基础性工序的位次就必须排在前面，而其他非基础性工序的位次只能排在它的后面。比如，在制发文件的一系列工序中，有领导签批、印刷、盖章三道工序。这三道工序的排列，必须是领导签批文件安排在最前面，其次是印刷文件，最后才是盖章。这三道工序的位次是不能颠倒的，因为文件不可能在领导签批之前就印刷，也不能还没印好就盖章。
　　第二，根据决策民主化、科学化的要求来确定。许多公文的处理过程实质上就是一个领导决策形成的过程。在公文处理过程中，虽然有的本身不是决策，但对于正确决策的形成具有辅佐、借鉴作用，如为决策提供政策法律依据和信息资料、征求和协调有关方面的意见、拟订公文处理的预案等等。要使这些工作对决策产生积极的作用，就必须在领导决策之前做好。如果领导决策之后再去做这些工作，就违背了正确决策的程序，秘书部门的参谋助手作用就无从体现。