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充分发挥秘书部门的职能作用

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择善而从 发表于 2009-5-10 20:34:51 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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$ B& t* `5 d3 F' M( e7 {3 R 充分发挥秘书部门的职能作用,其相关因素是很多的,有内部的,有外部的,有领导方面的,有相关方面的,还有政策、规章方面的等因素。以下主要从秘书部门自身角度,提出几点:6 ~4 P* {1 h& ~3 s% C

    (-)优化结构,发挥整体功能。进入社会主义市场经济的新时期,办公厅室事多人少的现象越来越严重,扩大编制、增加人员是不现实的,也未必能解决问题。唯一的正确出路是优化结构,发挥整体功能,产生1+1〉2的效果。
                
    首先要深化服务意识,自觉增强整体功能。秘书部门的性质和地位决定了它的工作操作上具有集合性,运转上具有整体性,从而决定了增强整体功能始终是它面临的重要课题。所谓整体功能,从系统论的角度讲,就是作为系统而存在的事物的各个组成要素,在有机联系基础上所形成的功能的总和。就其基本内容而言,是指它的各种功能与职能作用的有机结合,协同发挥。办公厅室的整体功能发挥得好,就会促进整个机构唱出“将相和”,形成一盘棋。

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    增强办公厅室的整体功能,需要从三方面深化认识。
                
    一是实施服务的内在要求。“三服务”在空间上具有完整性,在时间上具有连贯性,办公厅室内要不断优化整体的各组成要素,强化整体要素间的协调统一。
                
    二是推进服务的主要措施。在当前跨世纪的历史关口,经济体制的转变关头,办公厅室搞好“三服务”必须把握改革、发展、稳定的最佳结合点,大局上需要整体的思维,经济上需要整体的举措,要求拓宽服务领域,优化服务手段,不断增强整体功能。
                        
    三是改进服务的有效措施。只有从实际和需要出发,用科学的创新精神,进一步完善服务的运作程序,突出服务的不同重点,强化服务的工作力度,提高服务的整体水平,不断增强整体功能。
                
    其次要突出服务重点,努力发挥整体功能。秘书部门的服务工作,要在着眼全局上围绕中心,在统筹兼顾中突出重点,努力发挥整体功能。一要靠协调发挥整体功能。综合协调是发挥整体功能的基础,秘书部门及其内部的分支机构,如能职责清楚,体制合理,运作规范,并能有效地调动各方面的积极性,妥善处理各类错综复杂的矛盾,就能增强整体功能。二要靠参谋强化整体功能。参谋服务是秘书部门发挥整体功能的重点,因此要在“参”字上花力气,在“谋”字上下功夫。要摸清情况,参谋对路,综合到位,把政务服务作为发挥整体功能的重点。三要靠督查加大整体功能,真正做到抓大事,抓政策性问题,“批必查,查必果,果必报”。四要靠后勤保障整体功能,不断改善机关的工作条件,进一步增强机关与秘书人员的凝聚力和向心力。五要靠指导延伸整体功能。力争上级关怀指导,同时加强对下级秘书部门的指导,增进整个秘书系统的整体功能。
                
    其三,努力优化秘书部门内部人员结构。要有熟悉政务的通才,善办事务的杂家,长于思考的参谋,快笔成文的秀才和办公自动化的技术专家等等各型人物。还要注意老中青、年龄、性别、文化、经历等的组成结构。
                
    (二)优化目标,明确工作重点。秘书部门虽然具有“不管部”等特点,所管理、办理的事务很多很杂,秘书人员应当任劳任怨,努力做好。但从理论上与体制上讲,任何工作也都需有重点,才能提高效率。因此,作为秘书部门的上级领导人和秘书部门内的秘书长、办公厅主任等,无疑应当时刻考虑与紧紧掌握为本级领导服务的重点,而不宜包揽过宽。有的市县秘书长、办公室主任身兼五六十种职务,十处打锣九处在,终日忙于会议、会见、会餐,这样是难以完成主要职责的。
                
    (三)优化环境,力争主动服务。秘书工作的环境要力求改善。为领导、为各部门、为人民群众服务,要力争主动。秘书要想绝对取得工作的主动权,是比较难的,但不可因存在着一定的“被动性”而不去主动工作。从科学的意义上说,任何工作都不可能是绝对主动的,认识了必然,掌握了规律,就会增加主动性。

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    (四)优化制度,严格规范操作。中央提出的秘书工作要实现“三化”——规范化、制度化、科学化,反映了秘书工作的一条重要规律。

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    秘书工作内容很繁杂,但从其工作程序和方法的角度加以研究,除技术性的工作外,主要有两种类型的工作:
                
    一是程序化的工作。对于这类工作,只要建立健全程序,并严格按程序办事,就能驾轻就熟,把它做得符合要求。诸如办文有办文的一系列程序,国家颁布的《国家行政机关公文处理办法》就是集办文程序之大成,有些单位将它细化,拟制了十几个办文系列规范程序,如写有写的程序,阅有阅的规矩,核稿有核稿的手续,催办有催办的方法,以此来确保办文的质量。开会也有会务工作的大同小异的程序,各个会议的内容规模不同,但都有从制定会议预算、发送会议通知起始,直到会议开完,代表送走,纪要发出为止的一套工作,而这些工作基本上也是程序化了的。就连会场布置,台上、台下、进出口,声、水、光、电这一类事物的安排都要列上工作程序,才能做到万无一失。秘书参谋性的工作,同样有其内在的规律,都有一套科学的程序。比如领导决策应当遵循科学的、民主的决策程序,秘书如何为决策服务,就要精心做好收集信息、准备文件、应对咨询、事前协调、事后督查以及决策的事务工作。再如信息工作,从收集、鉴别、筛选、分类,到研究加工、编写、传输、归档或输入计算机,每一环节的程序与作法,都是有许多规矩和行之有效的办法可循的。让秘书工作尽可能地程序化,完善和熟悉程序,照程序办事,这是做好秘书工作的基本要求。
                
    二是非程序化的工作。这是新老秘书感到最难的问题。处理这些工作的规律,就是“研究没有程序的程序”,摸透这类工作的情况,也就找到了带规律性的工作方法。所谓非程序化的工作,大致有三类,其实都是有迹可寻,有轨可循的。
                
    1.领导临时突然交办的任务。这种任务常使秘书没有思想准备,以致手忙脚乱,不知所措。对付这类事务,只要加强对领导意图的研究,加强对实际情况的掌握,加强平时应急的一套信息资料、物质准备和人员组织准备,就不致于“临时抱佛脚”了。
                
    2.天灾人祸等突发事故。这类事故虽然有时好像“不可知”,其实大都有其发生发展的内在因素,大都有一个从量变到质变的过程。以地震为例,人类今天还不可能准确预报它的时间和强度,但是某地是不是地震区,则是可知的。认识了这一点,这些地区的秘书部门,就建立了一旦遇上大地震时的应急机制和措施,如通讯联络怎样办、领导指挥所设到哪里、怎样调集救援力量等。再如社会某些成员闹事,则更有一个较长时期的积累过程,貌似突发偶然,其实都有它的内在原因。如能及早协助领导做工作,就能保证社会的安定。再如,易发生工伤事故的工厂,秘书工作中就必须有协助领导处理工伤事故的应急办法。所以,天灾人祸也是可以研究出“没有程序的程序”,使之尽可能实现处理程序化的。
                
    3.新情况、新问题。在改革开放、市场经济情况下,我们确实会遇到许多新情况、新问题,既无现成的规章,又无成熟的经验。这才是秘书工作中的最大难点。大如宏观调控、通货膨胀、国有企业转制、职工下岗、人口控制、农业和农村建设等问题,具体如机关“文山会海”、形式主义等等,这些都是领导机关的大事,严格说来也都还需要探索实践去寻找最好的解决途径,而不是短期内能够根本解决的。秘书需要努力提高自身的素质,把很大的精力放到研究新情况、新问题上去,才能当好新时期领导的参谋助手。这类问题也有不少已被初步地或部分地认识,比如宏观调控要“软着陆”而不宜“硬着陆”之类。秘书应该深入研究和辅助领导按已知规律处理这些问题。对于完全生疏的问题,则只有通过实践去认识真理,检验真理,本着坚持真理修正错误的态度,兢兢业业探索前进。在新情况、新问题面前,马克思主义的唯物辩证法和历史唯物主义,是指导秘书寻求规律的重要法宝。只要情况

 
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