现代女性秘书的职业生涯规划探析

一加一 · 发表于 2012-9-26 17:43:05

摘要：随着时代的进步和经济的发展，传统的职业观念受到冲击，越来越多的女性逐渐走向职场，承担起各种各样的工作。女性秘书作为女性所从事的职业之一，在具有其共性的同时，又存在其特殊性。女性秘书的职业生涯规划也尤为重要，而且备受关注。文章主要研究女性担任秘书职业所拥有的优势和面临的问题，进行深入分析，并与当前工作实际、时代特点相结合，制定出切实可行的职业规划体系，以为女性秘书的职业定位提供参考。

关键字：女性秘书职业生涯规划

职业生涯规划于个人、组织和社会都有着重要的意义，起到了道路指向的作用。职业生涯规划要求个人与组织相结合，对个人主客观条件进行分析权衡，因自身能力、经历、特长等因素确定最佳的职业奋斗目标，对职业做出行之有效的规划。随着时代的进步和经济的发展，人们的观念也发生了很大的改变，越来越多的女性走向社会，承担起各种各样的工作，并追寻着事业的成功。企业秘书工作已从简单的文件信息传递延伸到信息的收集、汇总与提炼；从日常的外联活动扩展到内部的沟通协调等各个方面，这就需要秘书掌握多方面的知识与能力来支撑。长期以来，男性秘书一直是我国秘书队伍的性别主体，随着市场经济的发展，我国的女秘书队伍不断壮大，她们以自身出色的劳动成果展示了美好的形象，彰显了独特的价值，新时代下，女性秘书作为此种职业的生力军，又该怎样规划自己的职业生涯，成为女性秘书共同关心的话题。

1女性在秘书行业的性别优势

个人职业生涯规划步骤依次为：自我剖析、确定职业生涯目标、设定职业生涯路线、职业生涯策略的制定与实施、评估与修正。任何职业都有区别于其他职业的特殊性，心理学家研究表明，不同性别决定了个人行为性格、感情等一般特征的差异性。秘书工作的特点之一就是事务性，即服务性。秘书工作是为领导服务的，从根本上来说，秘书职业属于服务性职业。在一定程度上女性的一般特征决定了她们比男性更适宜从事秘书工作。

1.1 女性擅长处理人际关系

现代秘书在日常工作中，每天要接触各类人群。对内要和所服务的领导接触，要和各部门负责人或有关人员、一般员工接触；对外要和相关部门、同行打交道。期间既有公事洽谈，又有日常应酬。因此，待人、接物、处事是秘书工作的重要组成部分。这就要求秘书人员善于与人交往，处理好人际关系。而且秘书作为领导的参谋和助手，其最基本职能就是要在复杂的人际关系中，起到一种润滑剂的作用，而女性的心理特征决定了其比男性更擅长处理人际关系。

首先，女性温和、文雅、富有同情心和宽容心，使人容易产生信任，容易接近、沟通。女性在交往中微笑的次数明显多于男性，发自内心的微笑传递的是友好、善意和真诚，可以有效地缩短交往双方的距离，创造良好的心理氛围，促使双方以诚相见，建立并加深友谊。其次，女性感情细腻，凡事较为敏感，知觉速度快。女性的知觉的能力远远强于男性。因此，女性宜于培养秘书直觉，善于通过细微的小节，观察、判断来客的身份、个性、目的，并对事物的性质做出迅速判断。第三，女性的口语表达能力强于男性。女性善于发挥口语表达技巧，谈话方式较男性生动活泼。男性往往注重语言力量上的表达，女性则常在笑声的伴随下，用惊讶、欢乐、柔和的声调说话，喜欢使用情感词，善于使用委婉语，且言语温文尔雅，比男性那种平稳、冷淡的语调要吸引人，给对方良好的心理感受；男性比女性更喜欢打断对方的话语，女性能耐心倾听对方表述，而不愿意打断或企图扭转、控制话题，使对方感受到双方之间的平等、尊重；女性比男性更倾向于使用附加疑问，这在客观上起到了鼓励交往、鼓励对方讲出自己观点的作用。这一切都有利于融洽、促进人际交往。

1.2 女性耐心细致、条理性强

秘书工作涉及面广，事务繁杂、琐碎，这需要秘书有耐心、细致的工作作风。而耐心、细致恰恰是女性的心理特征之一。心理学家研究表明，男性注重于行为的结果，女性则注重于行为的过程。她们具有耐力和韧性，凡属复杂、步骤环节繁多而难以看到最终结果的任务，女性会耐心细致、循序渐进、认真负责地完成。女性具有条理性强的特征，对于不少机械、单调的任务，她们能按照程序、有条不紊地从事。她们的这一心理特征也适应于秘书工作条理性强的特点。

1.3 女性具有良好的记忆力

女性具有较强的记忆力，心理学家称之为女性的第二性征。由于女性的耐心、细致和专一，使她们对具体事物、细节、人名、地名、词汇、数字等方面的记忆比男性强。这使她们在繁杂的事务中较少出现纰漏。秘书工作繁杂琐碎，良好的记忆力对秘书工作的开展大有裨益。此外，女性的配合协作能力也较强。而秘书工作需要不同岗位之间很好地配合与协作，因此要求秘书人员具备良好的协作意识和顾全大局的整体观念。女性的配合协作能力有利于秘书工作的顺利进行。

2 女性在秘书行业所面临的挑战

2.1 社会对女秘书的认知偏差

与国外相比，我国对秘书的看法存在着很多偏差，美国前总统里根在1981 年的“秘书周”专门发出的贺信所称道的“她们在美国社会生活中所做出的无法估价的贡献，是值得称赞的。”而在我们身边，当女秘书伴随改革开放出现并为经济建设和社会发展发挥应有的作用的同时，社会对女秘书角色却产生了认知偏差。一部分人认为女秘书的主要职能就是陪老板吃饭、喝酒、跳舞、旅行，相当于现代交际花，所以女秘书必须年青、漂亮。有的甚至认为女秘书就是“花瓶”，就是“小蜜”，就是“情妇”、“二奶”的代名词。这显然是不和谐的音符，严重损害了女秘书的人格尊严，女秘书的职业形象面临挑战。

心理学认为：“职业角色是现代人获得物质利益和精神满足的肯定性形式，而职业角色的丢失，则会导致人们物质和精神上的双重失落。”社会对女秘书的角色认知偏差，大大贬低了女秘书的社会价值和社会地位，使人们在择业时视其为不得已而为之的职业；而身在秘书职位的女性也无法树立秘书角色的光荣感和使命感，无法充分发挥工作的积极性和潜能，更难以准确地进行自我角色定位。在这种认知偏差的影响下，不少事业有成的女性半途而废了，而一些具有优秀秘书潜质的女性则对秘书职业望而却步。

2.2 专业技能难以提升

虽然现代社会对秘书的要求在不断地提高，但秘书掌握的毕竟是处理日常事物及人员沟通等通用技能，基本不需要任何专业知识背景。一旦想要转行，难度很大。虽然也有人将秘书这个职业从事了一生，但相对大多数人而言，进入秘书这个行业，一是入行易，二也是希望以此为平台，为将来的发展做准备。秘书一旦超过五年而在未来又看不到任何提升机会，必然会产生迷茫与困惑。

2.3 易被代替

由于秘书岗位容易切入，如果在从事秘书的过程中，不注重知识培养及专业提高，只会让自己的能力在社会竞争中失去优势，并且造成自己的能力退化。竞争激烈、新人辈出，这是一种社会的必然，而社会环境是无法转变的。

3 现代女性秘书如何做好职业规划

个人职业生涯规划步骤依次为：自我剖析、确定职业生涯目标、设定职业生涯路线、职业生涯策略的制定与实施、评估与修正。个人设定职业生涯规划时可大体按上述步骤逐步规划，选择适合自己的地域、行业和企业。

3.1 提前确立好未来发展方向

“凡事预则立，不预则废。”如果没有人生目标、没有进行合理规划，可想而知，这种人生将会一无所获。秘书的职业进程在我国才刚刚开始，许多从事秘书职业的人在做自己的职业规划时，还往往只注意横向发展，即把秘书当作一块跳板，一旦找到机会，就改行去做人事、公关等其他工作。初如秘书行业时，可以运用个人SWOT分析法，这是一种检查个人技能、能力、职业、喜好和职业机会的有用工具。SWOT分析中的四个英文字母分别代表：优势（Strength）、劣势（Weakness）、机会（Opportunity）、威胁（Threat）。其中，优势与劣势是对自身条件的分析，机会与威胁是对外部环境的分析。通过分析，明白自己在这个行业的核心能力是什么，不断提升自己的能力，首先让自己具备秘书意识，而不是领导意识，在不断地成长个人能力得到升华，在职业定位科学的基础上，对复杂的职场信息进行过滤，提取有用信息，才能起到事半功倍的效果。明确自己的职业方向，职业方向是职业生涯规划与发展的基础，可以指导个人快速实现自己的职业目标，少走弯路。

3.2 不断学习为将来奠定基础

秘书的入职门槛较低，换言之，秘书大都不具明显的核心竞争力。这一点是造成从业多年的秘书学历退化的根本原因。培根说过知识就是力量。女秘书不是“花瓶”，不是女招待，从事秘书职业也不是“吃青春饭”，而好的男上司也不会喜欢那些徒有其表的“漂亮宝贝”，女秘书要实现自己的价值，首先要力求提高自身的素质。随着商品经济的发展，特别是我国加入世贸组织之后，不可避免地要面对现代科技知识等各方面的冲击波，这对秘书的知识结构提出了新的挑战。各类企业、公司对女秘书的要求已不仅局限于收发文书、接打电话、安排约会、接待客人等日常工作，要想为领导提供高效服务，现代女秘书要力求具备以下几个方面的知识：

3.2.1 科技性知识

现代女秘书不但要在从事起草文件、草拟讲话稿、搜集整理信息等传统工作时充分利用现代化的办公手段，而且要能创造性地发挥现代化办公技术的作用，这就要求现代女秘书们必须具备两个方面的知识能力。一是要具备信息化的知识能力，即既有高度的信息敏感性，能随时随地从各种渠道捕捉有利于工作的信息，经技术处理后提供给领导，又应主动了解计算机、网络技术的发展状况，将最新技术用于秘书业务。二是具备掌握现代化办公设备的技术能力。应学会使用现代化办公设备，熟练掌握计算机、传真机、复印机等办公机具的操作技能，并将这些技能广泛用于秘书业务和对整体工作的全方位管理之中。

3.2.2 复合性知识

当前，为了提高效率、节省开支，我国的企业特别是私营企业往往要求秘书要一专多能：既能撰写文稿又能处理文书、档案，既会使用电脑又懂外语，既能管理好内部事务又能胜任公关、洽谈业务。也就是说，秘书人员要有“十八般武艺”，成为企业的智囊人物、领导的得力助手。这实际上要求秘书必须是复合型人才，现代的女秘书们只有努力使自己从“应用型”人才向“复合型”人才转变，才有可能在高层秘书的行列争得一席之地。

3.2.3 实务性知识

秘书注重实务性知识的积累是非常重要的，特别是中小私企一般说来没有多少文件、文稿要写，没有多少文书需要处理，会议也很少，秘书的日常工作主要是处理经营活动中的实务，比如起草业务往来函电，接待客商，参与业务洽谈，策划广告宣传等。所以，私企秘书的工作实务性很强。在大的私营企业或集团公司，由于有外贸业务及海外经营业务，因而这些企业的秘书不但要制订工作计划，起草决策方案，还要撰写市场预测以及各种调查报告和论证等，知识性服务的内容比重更大。对于大多服务于企业的女秘书而言，应该十分注重实务性知识的积累。

3.2.4 艺术性知识

秘书的思维创造力除了从工作实践中锻炼而来、从业务学习中积累而来，还可以从学习艺术和积极参加艺术活动中获得。也就是说，秘书从艺术中获得智慧和启迪有助于其参与政务、出谋献策。一般说来，艺术修养较高、形象思维能力较强的秘书，往往在思维活动中更富有活力和独创性，在业务工作中更富有开拓创新意识。现实中，许多成功的企业家都有很高的艺术修养。如香港房地产大王李嘉诚在古代文学方面就造诣很深，而把“麦当劳”发展成今天的快餐业王国的美国人雷.克罗克就是优秀的钢琴演奏家。可见，秘书从事艺术活动有助于培养思维的独创性、敏捷性、灵活性，对协助企业老板创造性地经营企业亦能起到一定的启迪作用。

3.3 工作中注重人脉的积累

虽然秘书的工作并不是一个发展空间巨大的职位，但是这项工作之中潜藏着一个优势：与人打交道的机会。企业中只有经理及以上的人员才可以配备秘书，与他们工作往来的人大多身居要职。所以，作为领导的发言人，秘书就拥有了和这些人员交流的绝佳机会。留意这些人际资源就是把握了秘书一职的优势资源。他们或许就成为你明日的合作伙伴。怎样把握这些人脉资源；如何利用好这些资源是困惑大多秘书问题之一。

首先，在工作中要有平等的观念，更要注重对弱势者的体恤，是一种遵循世道人心法则的智行善举，它往往会在人群中产生向心效应，提升自己的影响力，人脉资源就会有效地被你发掘利用，使你成为人们的尊敬者、崇尚者。其次，以“助人而人助”指导自身的行为。中华民族自古至今保留感恩相报的传统交际心理和情结，“滴水之恩当涌泉相报”被世人奉为道德行为准则。所以，以这种传统的交际理念去开掘利用人脉资源,仍然有着强大的惯性作用，同样会使你的人生出彩。

将平日搜集到的名片和联系方式认真整理、仔细划分，这样在关键的时刻才可以将这些人脉充分地利用起来。最重要的是，在与他们进行交谈的过程中，很有可能得到有价值的信息，成为职业发展的机遇。

4 结语

针对秘书工作的特殊性，女性秘书应该做到扬长避短，发挥自身优势，不断学习，丰富知识，提高自身应对工作的能力，挖掘自身潜力。通过认真细致的职业生涯规划，切实把自身特点与工作实际相结合，制定出符合自身发展轨迹的职业路标，在组织中，撑起一片属于女性的天空。

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