一段：发通知) l% H( z- C% h# ~- f+ y l
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议2 a% m8 r8 L5 K5 J4 o) z6 y0 v3 a
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二段：抓落实
3 x7 h2 C6 n' p( I( a( b6 J/ ^3 g发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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: @; J3 I/ t( r# i. i& ^三段：重检查
; Q( ^, D1 w J发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间* z {1 T. C, b& }' M- c
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四段：勤准备
+ T$ \. r( B6 z发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议& N0 ~: R$ P' F0 F
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五段：细准备! S4 w: e- s0 c' y6 A- M, K4 I+ q
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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# f0 L+ c- r( c& _六段：做记录0 d7 g8 W2 z5 b
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）5 e% g% g( G. ^$ V# U
0 [% x( a# Q" z M B/ D. K( I0 z5 M七段：发记录
7 J; a! c2 ^: ]& S; o# @3 y# ?会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员3 I- c7 |! X1 R
' i, U+ C7 Z: v" Q& w* m# G! L八段：定责任
* t- o3 {$ R6 o/ r- z将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理1 [ t& c4 H) U" K4 K
8 G: \. g; X1 @ `0 c九段：做流程
* d! P2 ?# Y9 y2 [& B把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系' ^5 G+ s' r7 X: t
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