九段秘书区别

一段：发通知
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议

3 o5 C+ r! g* Y7 O+ Y: r% x0 b$ b二段：抓落实
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到

& m% ^( j  l8 X9 y1 h& ^! |3 j9 c: i三段：重检查
9 A3 m- m( t) \' p3 v7 P发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间

6 n, d  K( b2 J四段：勤准备
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
) [8 B" z( O0 D
) c2 T. U! p7 e8 X五段：细准备
4 M- s! `- E" H/ E& v发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
7 i; ~3 f1 `* T, p
" T: s/ F+ o7 m六段：做记录
5 w* K- q5 l. A& b, B, W发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
3 W+ y% z; O- ^# U
) ^, {: d2 |# H" z8 J% H七段：发记录
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
# \6 e1 Q) [$ I2 i
( [4 x- o( G6 u/ ]八段：定责任
# ?% L- m' l# |% j8 f将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理

- r1 R8 a( _, m  ~$ Q% Y九段：做流程
8 u; B5 y3 L! S; `; r% B把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系