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mso-font-kerning:0pt">2012 7 s" r4 O, u* H0 {9 A" u. Bfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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* G6 y2 n [* \5 W j& Y- y1 x* F. h9 I' G0 l& H9 vfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容* |( H) p% Z: V) s( j" lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
$ R1 H% [' D# i1 s- P% l4 `5 X: z8 O, Y H. I: y3 j1 j
% M5 |( x6 C3 y: l6 |" hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。* z3 ?# M; S P& X! T1 Z7 E( dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 [0 v1 X' C" t' Q" s
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mso-font-kerning:0pt">1. : |( h% t" _2 T' N* k' @0 ^! v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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3 h/ }- i b G4 E3 w, t1 Vmso-font-kerning:0pt">2. # y% X! K2 X% p, L; u/ C宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。 _0 w3 B* { }! X$ L% vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 \5 C$ d: @2 }" K* [( E
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mso-font-kerning:0pt">1. 8 a/ G% k% o" y5 z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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' ~" Y) S- ^1 x& S, a. { xmso-font-kerning:0pt">2. # I! b! }$ ]: h; S5 |" S3 d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 * Q/ Y2 z; Z7 |8 }$ q
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. u5 h0 W. i% vmso-font-kerning:0pt">3. ( N" G2 i# T! p3 H+ F# p; _2 q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 $ {; r' @1 v0 t6 E! R2 r
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
0 e0 ~) x. N6 Y( y) e. Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。3 w, w' I" z, S9 K4 {4 j
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mso-font-kerning:0pt">1. # n* @7 B: a; \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 : E5 ^5 ?0 Z* H4 U' r) Y% ~+ n; O
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mso-font-kerning:0pt">2. ' C/ }' J, @% v4 q8 s& f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ; A5 {5 o$ ]4 Q6 H5 d& T% Q4 j$ S
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mso-font-kerning:0pt">3. , c6 t& Y2 O7 X0 \% u* H
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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6 k: }7 y h# n9 W8 b5 P- g- n: A' A# t1 Fmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。6 s3 a3 t' b+ H( e5 d# n% j$ jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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p, j4 @. o, f1 ~6 h; r5 U0 Wmso-font-kerning:0pt">1. ! e! U1 U" s2 p8 [- x0 A8 K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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, m+ A+ p7 l4 ~4 a, u* h1 ~, F3 p' g" J" I, P9 j& }
mso-font-kerning:0pt">2. 6 y* ~; w4 d* y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 + L5 i/ i7 [) d" ^! p
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3 d- }/ v& C* p# ] O! H
mso-font-kerning:0pt">3. b2 Z6 p$ L [1 u宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 4 g* ]+ X* W$ ?
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。' S0 v/ w; c9 ?2 H' d
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 N/ C1 o* j' s! m
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" M# Q* f$ |* {: M" A! fmso-font-kerning:0pt"> 4 Z( _4 i8 g; B* w7 t/ H. m1 ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! D5 _% J/ u7 Z# k) B& R
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: p4 @# H8 B; J' o2 t w1 r9 wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考7 e1 o4 ^/ \6 W) J8 k0 j' Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
8 `0 X9 Y* `' |( F' c2 _4 D& Z. Q2 y( S5 p, F. ?
% n; ]! c' t1 R' N% H6 b) P12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
9 g! q) ^5 q3 D# p: E/ [) B0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 $ o5 H/ c3 H# s5 r1 D
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:; |7 E$ d/ G# ~6 I
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 - F6 ?4 \- ~6 lcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
" | _! M, y1 r* MAR-SA">） | 
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