|
+ B) Z, c H' K- B7 A
mso-font-kerning:0pt">2012 " n6 q. J& N- V3 M6 L7 d8 _. N& D
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 1 B/ f' H1 ~, ^7 l( x5 K. K+ G: C
* _! H% z2 q' ^. z4 H" G1 D7 R; t6 v a3 }1 R1 V
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容$ n* {- f5 U( j3 M* r
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! l7 F$ F/ G" Y( \3 k g
v- N, p1 e/ T; h
" b2 g$ |+ d* x7 s/ Rmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。" Z- ~& z1 l" T9 Tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
5 }7 C$ ?# P; r; c- t) w/ X7 d
0 z6 \, z$ ?; f& H3 o( e7 n- e7 Q ]# |" R% O5 k
mso-font-kerning:0pt">1. : R3 g. G- B ?$ f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
9 w5 r4 _5 m8 }1 l' U& Y7 R) ~0 Q( b
# }& X6 o' F8 q6 Y# Xmso-font-kerning:0pt">2. 5 d! S% t4 T3 n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 - @+ i6 \/ \' k: I8 z7 p
5 s3 p+ D6 D( T* u. X
) v5 z1 q( k4 N% C2 Y! imso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。 K, ?, {( X; Z3 x$ ?4 B5 ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ D+ N7 ^/ ~4 E; z
3 Y4 T' d6 |+ B1 M, B. }* z& |) Z! m" q3 ~# q# o1 t4 }% ]- C
mso-font-kerning:0pt">1. . Z) {6 i* z0 V6 V! \/ i& g" F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 4 t3 |2 F6 b2 C
, Y! H2 F7 S' l7 U; g
4 R4 V4 x" `, F9 d6 _ D9 U/ V* k
mso-font-kerning:0pt">2. & z* X. S. Z) o" c4 ]0 \宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
M K6 A: R9 j1 ]2 b8 f" y
3 y% J, |% k, Q! W: |& H6 b O3 Y( b
mso-font-kerning:0pt">3. 0 H: O5 V$ M8 _ n" h$ Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
3 |, U- o2 w; b* P+ u+ c, h5 c8 h+ O2 g. j0 ^3 H
, D9 I+ O( A7 M( {' N. [) e- @( sfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;4 T3 r% {. }; @3 W
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。, G3 p* M% ?/ X2 Y
mso-font-kerning:0pt"> , a- |& O+ U0 \
( O f0 C& f, m2 v2 q' K
3 z ?% n" w. l" R/ [/ X
mso-font-kerning:0pt">1. 3 x/ b- ^% ?% Q5 y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
% t9 U6 s8 r# T U4 C9 F; p7 {) M! v
( G% z* Q1 m4 N% u6 I, L5 K8 i5 _
mso-font-kerning:0pt">2. , t y0 D$ p: d: b0 _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ( w5 G! }3 q( k. x7 k- i
* Z7 N6 ] W% S" A# D/ C8 i1 L' `4 W/ ]mso-font-kerning:0pt">3. & ]. @) U9 {! |' Q- w4 M: ?6 Y% _
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
; J9 H! e& U- K9 t9 U% \5 y0 ~. Y; [3 q4 _0 A6 p( R
@* @$ ^7 v- e! c
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。7 z- f+ Q# L8 b) Z' i8 b
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
! A$ e+ W. c' ?2 v, U
2 ]& H& w: V, J+ r( a* ~# f N" E$ }mso-font-kerning:0pt">1. / _+ Z6 y! e, R0 x+ B. |' J4 P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 9 }) V) ^! C2 n6 M0 x( o
- l) |4 \: A1 G" N! g0 r
' V. G' V) G. ~% G
mso-font-kerning:0pt">2. ! X5 ^' x( r' R! W: E! r# u宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 - w( V7 G2 O# w( a6 x
6 U B# ~) R5 g r9 J
5 I4 M& y: J/ X6 R" Bmso-font-kerning:0pt">3. " l7 T% R8 @2 F0 q; o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
9 j N. R' `3 I' c6 P! d- [& s+ ~* Z+ _ ~% j3 b- o5 c
( [0 U* y; S( H4 z6 v, c6 ~/ W' y2 kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。) ^8 x& W" a# Y$ E4 ?8 T
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * @7 f9 e; m' {2 @4 w2 Z
! u& I$ `& q/ e1 a. g2 d9 T3 X& Z @1 N8 G1 p( Y8 A6 U6 N5 R
mso-font-kerning:0pt"> 0 b: N. W; ^4 ~宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
7 N, N6 z0 y3 b$ l5 v$ g9 K- g
! \: V: z7 h3 g& H0 m& N7 Q9 Y/ x0 M' M0 f( x6 s' ^
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考 ~: Y2 ]7 z( f/ L
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
4 g( G2 n( k8 w) F1 V% y" A2 P$ r
+ ?; C6 N# w0 N) g0 F$ Y; X! ~( c/ `/ k4 m% g8 t' t. Y12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:# I2 B4 L' }- x5 V2 _
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
! v* M) D: N. G8 d3 V! R$ M9 N9 w2 N& m
! @6 f' j9 |! ^, `. V, S
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:. w1 @; S' p) i! M, N' E/ U
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 " h4 c" ?! R8 R: ` ]/ V
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:2 S0 C8 T0 P$ @& t- L# C) K
AR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
