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1 J/ f: {3 J% x- Kmso-font-kerning:0pt">2012 2 |% {8 W1 k% k% s# u
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 8 J- w2 ?5 N B {. h1 U7 J
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. O% W2 q! p; m: H: Jfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容# g" P6 D! Z. v3 U7 l$ Ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , R2 s4 r# @0 |+ [! z6 w O( B
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+ t9 ~. y) k& I$ i0 M5 i. @: J8 N
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。% j& r5 x! e" w" Vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 d, @; r3 j( y9 a
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9 z& o9 D. I1 kmso-font-kerning:0pt">1. ) v: R' U) ^) A4 ] r$ ]! u$ T; M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 4 g" R# s+ \2 M! c2 p: Z( C/ f4 v
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mso-font-kerning:0pt">2. ; ^' ~: m' s1 J, D* Z u2 @( M
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 7 `- d% \/ q& t3 `* T0 d
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7 X# z6 E1 g3 B3 D7 N: Umso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。- g; j8 H8 e7 J/ Q9 v
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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) W0 Y$ K& }% z6 ]- V8 w6 r; `2 t! f' i1 z4 {mso-font-kerning:0pt">1. ' I5 L$ q& \" _. N$ O# a3 h( d# W
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 & {+ v) p5 z4 S
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6 U$ \6 L0 B' B$ d* K; R3 Lmso-font-kerning:0pt">2. ' M0 J" l- z1 h- S: p7 G3 X
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. . t. v) p. b& v8 _8 l$ a* \% }
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 1 `# V5 Y3 ^5 Z# [# B8 H9 g
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
" G Q! M+ Z! o/ ^color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。* V" Y; l% E5 I* @) y+ P7 b1 H
mso-font-kerning:0pt"> ! |" k2 b: Y1 p& k4 f
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mso-font-kerning:0pt">1. , u3 _: Q8 y* A6 |
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 . @9 ^$ }4 X0 S
! M/ z/ e/ Q9 g9 q! w# R) ]( W- [9 O: D) a) K1 F1 ]mso-font-kerning:0pt">2. - [6 c. E! d) K& a" L0 A* y6 c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. 4 \- U) z9 _! v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 / P5 N3 S' _* }5 S( |9 q
/ b' o" K% ~3 I% {! Z& D* A3 D/ Z1 ]mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。5 Q' Y- X# P B! d- q8 k
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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" Y4 D/ |" R7 `4 a1 g, y0 i; i0 T) d4 |8 A) Smso-font-kerning:0pt">1. $ A& N3 U4 W* _6 p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ( V* e' S9 N! d/ q
/ E& R3 M% A, [2 O2 T: Y3 o3 i: P( P7 | R- v' }/ `4 ymso-font-kerning:0pt">2. / X; j+ K1 A2 R8 M( t+ L
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. : V' N$ l' o! v } [
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 ' A7 r p, |# B" x: k2 j! H2 S
( M3 t t8 E; h. t9 d3 S/ s1 T$ F3 O/ F( V3 t
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。& j: g( m2 \/ j: W% X: i1 s4 V6 Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 P7 s k. K. l
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . _2 k: o( S' J3 i5 n7 L; }
5 h/ R- E* z- k/ s0 G( ^+ v4 K9 \( h1 S# }font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考3 ~/ o, i/ C$ {color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 ^! b1 l, a! |1 x1 ^* |- f
8 B/ S- {+ N# }4 T( b. u7 k0 q9 R9 S) v/ N* L Y12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: u- r4 t; T0 \" |" F
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 - H" d0 J& c' D( D6 a& S
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- l4 P P" f: m. M. M5 mcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
7 v# r/ F. A% T7 s( _AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ' E+ C9 t) `4 s, m- Pcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
5 A$ K& a3 Y# V XAR-SA">） | 
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