企业行政公文写作基本常识

企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。

　　

一、公文种类

　　

公文种类主要分为：决定、通知、通报、通告、报告、指示、请示、批复、意见、公函、会议纪要等种类。

　　

(一)决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。

　　

(二)通知 适用于批转所属部门/公司的公文，转发上级主管部门和不相隶属单位公文;发布规章制度;要求所属部门/公司办理和需要周知或共同执行的事项;任免干部等。

　　

(三)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　　

(四)通告 适用两个方面：一是公布应当遵守的事项，其内容带有明显的法制性、规定性，有关单位和个人都必须严格执行;二是公布应知的事项，其内容只有告知性。

　　

(五)报告 适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

　　

(六)指示 适用于对下级布置重要工作，同时要阐明工作活动的原则时。

　　

(七)请示 适用于向上级主管部门请求指示、批准。

　　

(八)批复 适用于答复所属部门/公司、群众组织请示事项。

　　

(九)意见 适用于对重要问题提出意见和处理办法。

　　

(十)公函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时性的问题等。

　　

(十一)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　

二、公文格式

　　

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　

(一)涉秘公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密” 级公文还应当标明份数序号。

　　

(二)紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“急件”。

　　

(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文，主办机关排列在前。

　　

(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

　　

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　

(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　

(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　　

(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

　　

(十)成文日期要用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。成文时间以领导人签发的时期为准;联合行文，以最后签发单位领导人的签发时期为准;干部任免以会议通过日期为准。

　　

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

　　

(十二)公文应当根据内容标注主题词，主题词应控制在5个词组之内。

　　

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　

(十四)文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型 (210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

　　

三、行文要求

　　

(一)行文应当注重必要性和实效性，坚持少而精的原则。

　　

(二)行文关系根据职权范围、隶属关系确定，一般不得越级请示或报告。

　　

(三)“请示”应当一文一事，只写一个主送单位。如需要同时送其他单位，应用抄送形式，原则上不得同时抄送下属单位。

　　

(四)报告不得夹带请示事项。

　　

(五)主送上级主管单位的公文，用“请示”或“报告”;向无隶属关系的有关部门洽谈工作、询问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主送一个单位，其他有关单位抄送。

　　

四、草拟公文应注意以下事项

　　

(一)内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合上级主管部门和本企业的有关规定和实际。

　　

(二)情况确实、观点明确、条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求简短。行文关系恰当，公文格式得当，使用规范化简称。

　　

(三)涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。

　　

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