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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
& k7 z4 V$ d: K$ |) j2 @" f" M 做会议记录，写着写着笔没水了； 2 Q `; o2 i& l8 {# y
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
0 j9 p7 H4 ?+ t) E 用胶水时，找不到刷子；
f/ \9 R j% B T 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ' O( ], t2 `# S
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 2 \2 w; y. l. C7 b
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
( `8 c- B8 A3 D! I) k4 J2 b) N 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
4 a' R) C3 P7 v/ V8 m) a) y 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 j3 M+ d6 ?# }, `. U+ y& r S, s7 N9 g
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
% t J5 V) M8 W7 e; ~ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
% H7 ^% ^* [8 v4 Q( l( z3 C. F- q 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 4 Z- E$ l; b8 N) m$ G
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 0 y2 M7 c# i# p' N9 ?. W
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 C1 ]9 |2 r! a. T# D
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8 N! \/ K: L! b0 I. c 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
3 d) ~& P5 j7 K, m- Z 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
+ q* C: o" m2 `) m 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
# E# l2 o$ i" e" ` 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ! R7 l$ H6 e& ~# d0 j
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
9 _. b3 j/ c | 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
3 s O6 S) E7 N: O5 R* i0 W 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 / z" p+ n% F) u' b3 _1 A2 d. ]
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
- Q) G% C# M: f- e5 ^: w$ m3 I8 F 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
M2 w7 r! i: `. }4 y- `( k 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 - x+ N8 A1 {- b9 V4 t) @4 n# R
9、与本职工作有关的表格。
: j1 f' ~! P& k& V% ` 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。* B7 j. U/ x3 H4 l) w6 V* D6 p1 {* C \
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