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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：. M5 S* ^4 b7 q+ a9 m
做会议记录，写着写着笔没水了；
! H* i0 _& q% t# F7 c4 D4 R7 O, P 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 8 `' }0 l2 b1 Q3 w- t* }2 D
用胶水时，找不到刷子；
1 ^8 X& o: W, y 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
# }7 C* a& U; x, o3 ^5 L" {) z 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
K5 i+ [8 u! \) p8 C2 w% A7 G! } 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 3 H, F5 M5 @! q1 n; F+ ^3 ^
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
' M$ J; m5 f0 ~* p' \ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
8 r2 W9 b1 J; v9 G5 f* A 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 0 g; S+ Z8 N; i, A5 P8 D
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 + A! |6 e0 q' _% g6 u
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 7 n; F3 Z& N3 S
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ( B: Y/ F- {& B7 q! e K, k \
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
+ y5 w. P- H: I6 A$ y6 ? 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
& U" U. ^% F0 E6 W `% c* D3 i 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 , j5 z5 r# d a! ~8 L, n: z4 d, K
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
- d: i5 k, g8 A 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 5 j- ~9 E8 l2 U R( J+ y& `" i0 ^ [
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 5 [/ h* V5 x- V4 D
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
0 k; @# ]4 O* t/ Q8 P' d P 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 8 H9 n" V. e+ ]3 P/ o" q6 ]$ n/ F
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 3 \: L' y% u$ m& ~3 x; I' G6 S9 E! v& l
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 % p9 I: U, c+ [. E4 A
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 # W( @7 Q4 v6 b& A* y; e" X: a
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 f. V7 y; p' Z% ?5 P
9、与本职工作有关的表格。 5 ^/ N `) U) W C: d, W
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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