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: l& I a4 m, s) C$ o2 ? 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：' \: F+ P4 ]. ~
做会议记录，写着写着笔没水了； 1 N5 J" @) e2 Z* X
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
% v% ?3 S& `% t( f" Q6 h6 p 用胶水时，找不到刷子；
/ C; }. J. y8 k4 r2 \2 H, [ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； , m4 f3 u. e; f$ p ^6 P$ v3 l
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 " i/ ^4 d* u2 v+ K( \
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 c" L, D6 o. L+ f
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 V$ w' q/ E: J# T3 L% k 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
8 R, X! R% K, N6 G; R: l% a 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 + v* b6 r# a7 V" W0 p& f0 F8 P
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
9 N& i8 s) ~( h b9 i# v ^: \ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
) S/ J& _3 s: A/ X( r 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6 j; k: @, ^% P w9 d8 r 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
" ?* m2 O9 R4 l: p* D- u4 _7 f4 } 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
4 Q6 L$ x$ r0 M1 t 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 - I2 K0 K2 Y V6 A' |' n$ {
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 8 w3 Z6 b6 h6 x5 o
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
b( W9 s; K; f7 H# F, b 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ; d* N, U1 m. b) A! r, ]8 _' T
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 % a/ N d: {( e5 j
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
O1 w1 m3 m* u$ {/ O5 f 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
3 a; G/ Z5 Y4 J6 m. A 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 " e# f3 ?: p! K$ Z" P
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ; H, j% _* C }1 h+ j: _' m+ J
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
- n" @- s. x9 [+ @. i' K 9、与本职工作有关的表格。 6 W: g* A3 Y5 _5 i6 X+ n
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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