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% C" k* M3 q& F5 ^. v2 t* v 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
0 F5 u* M4 l9 H0 D. a) c 做会议记录，写着写着笔没水了；
, b% i, J2 @ ]3 O% `% m 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； - W! g# v7 G+ P! r: r
用胶水时，找不到刷子；
- i$ [" R! o# m* Q1 I7 m5 k 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 6 o& W: U7 i: l) S+ G
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 4 ~2 K- m3 R' H8 a4 U* d" W0 F
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
& x* D# z$ G( F: n% F 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 2 x# h) x6 k; v6 v Q
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
6 k. i* `8 M: _ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 1 v* K4 F5 j8 K5 a4 u
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
; Z" m) q$ U# M# f; W* A) D 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 . k2 Z1 V6 ~- R5 K1 t4 @' E
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
" k% d! ]! _+ X2 K 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 * ?8 ~' _+ T4 N0 P. J" Z1 N
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 : h( k$ N) A: {( W
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 " F; @1 k" k; W9 C: E2 W) J
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
% s/ v5 s3 ?, _5 V- t% [" R: s& \ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
. _1 t% e2 `5 q$ g 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , s1 x# p8 U. a G7 `; `# \+ \/ p
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 9 c( ~& y3 d, D9 t' \& s& [
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 , a8 A0 P7 N3 R7 S, K
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6 l# g- O* f4 W4 G( E' ` 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
% Q, E& B/ _1 R; d9 a! G& \ q9 q1 I 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 2 _- j6 M2 Y0 p, F. Y5 `
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 H4 }: x' B& E! O( s 9、与本职工作有关的表格。 ' w* ~* M, v/ S- u/ U. Z
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。9 i6 e- w+ }- N" f
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