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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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8 ~! n$ K% k" h9 l3 b( W, X Q% E老秘回答： & E6 T' Y X) y: o
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 3 f' x# B* w; h' }4 ^
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●使会议开得卓有成效 , }- G# V" t7 `! m
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
4 |+ x: B f* | C 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 " G5 |; O. G0 Q8 G
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 ) o- o( f' ]$ b8 R% Z
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ) R, `8 ]) n! n% x( Z. n
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
2 _( A+ k" v u3 ~2 L 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 ( ~) E" M" }! g9 s) u0 I1 |
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
0 Q3 {& [& s3 @) e! `2 H+ v! _ 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 4 P7 M6 v% }& [2 v1 d
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
8 h3 }% p; b3 V' H) y j5 k1 U1 ^5 j6 z 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 + g5 m- d O2 k& l# P4 X% f
10.信息要加以选择，避免过多。 [5 r. W1 U H: s% S& W
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 + p5 o9 q. {0 ^% j. X+ {
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
. v" P3 J/ }5 G4 g+ r [ 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 ( o& l6 }1 Z; q( x0 ?) N7 e5 j
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
% o4 Y* u: |' s- ? 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
: @; z- D) C( T" A+ p/ U 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 $ e9 O$ B7 K1 N K" f: c ? A2 b% e; d
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 5 r: a; e+ b! N2 M& [
18.会前先拉几个盟友。
0 @. O/ }* }# ]* B/ ?& U 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 3 e3 n+ E. L) L Z$ u
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 9 Z7 |2 I% j5 A: Y. j1 x. Y p1 h
●会议准备 2 i( N' k. |' q# M
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 $ T& S/ _* \) ?
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
8 [2 y1 U! R& }# a$ \ 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
. v1 m3 H1 z k9 j 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
! f8 B5 q% o. _8 s7 Q2 s- v6 q 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
6 p1 G' ~. I& Z% i5 J 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
# \7 ?/ V: [+ X4 k3 C. J" O. V& ^ 26.任何议程变动都必须通知主持人。
9 ^0 P9 W5 Q+ d6 W! c+ Q4 ^) \% w 27.议程要尽可能短小简单。
1 y4 a( O6 P0 J h 28.尽量将议程限制于一页纸上。
. O+ O2 s3 r6 a; D8 Q7 F 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 1 ^" B. E; i9 e0 e1 {7 k- b
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
+ Q: o- G9 e* ~+ M, ?: E 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
! D# p- C. I" f5 P) F9 s; a# a 32.必须将电话转移出会场。 8 \; o7 g$ h8 O) p
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 # S' e4 T" l0 I; o) i4 X/ c
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
4 z* \! c- m( M8 ~7 w+ i2 `5 x' E 35.要找个确保没有干扰的会场。
; O/ {7 M k' X; r" `, u 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 0 A5 g `! J! ]- O5 g' N& _
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 * B7 D% V- S+ W6 g5 e' J" f8 c
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 5 U$ j2 b, e( B& _
39.座位之间应有一臂长的间隔。 . s1 i$ S5 S U) T2 j
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 $ _9 Z6 w; \" X: S4 s( c
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ) D& f8 b- g9 W) {
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 & n0 c4 L3 x' s+ Z( D8 f
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 7 |" I8 Y& D3 y p9 P4 A: p
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 # D0 d* @% ]) W6 [; K8 b3 V' v
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 $ ?6 V7 B+ z$ a# V9 h
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
1 L% `# L( v. b; i' R ●出席会议
( d+ e& P7 q0 x! ]. k4 _- X+ w 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
) F/ o" [8 E7 k1 e$ }& Z 47.会前拟出自己的发言稿。
0 t9 @; v7 Q6 z 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
+ r4 a$ }( [2 ?( h5 {% w& x 49.要保持积极的脸部表情和音调。 6 `0 F0 N% @. {3 H
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 5 H/ U/ j5 {: G$ J! T) p
( }9 p( M/ W. T% j 51.开始发言前先作深呼吸。 4 H* ]& K8 ]) g0 W0 P
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
" b6 x# V; y2 A8 c7 _# p$ z 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
; |; v+ ~. X- J/ d. [' r 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
) `3 E! F( D4 ~, ~0 t+ ^ 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
$ t2 r6 `5 N4 g& v) }6 R3 Q 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 }5 V$ C" U* G# R# k: b
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 " X7 y G9 f6 `' L e, O! p2 w- d
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 8 t3 ^! O6 a6 n
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
6 H. {" @* @1 w; G7 `6 Q% d4 t 60.必须按照议程顺序作会议记录。 / E5 Q) X0 e& y; j6 j
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
0 Z+ Q6 E0 k0 N5 p$ J8 J 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 2 G% W( I1 O. q
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
& T3 R5 d7 w4 a& A' g/ h7 f, D8 R ●主持会议 & v/ A* W7 R) \
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 " M. n; p# U7 u$ z: e2 i
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
6 C) d* a, p" w$ C. S) { 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
! ^: I" i& ] M: b# q 66.尽量于会前认识新来者。
! J, V1 F9 m! U, l: S, q) c 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
( R1 v! m6 f, p8 o. T# `+ J 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 0 G! C6 D5 j. o/ L
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
% s4 k* x* H0 W9 u e 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
9 L$ L/ k) n: `3 y$ L% _ 71.要制止支流辩论和私下交谈。
$ @! t# e, V, U: Z 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
- x% |% t" q( o+ a 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
- ^7 q- h% X0 U$ m+ z 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
( A9 h$ S, n# k7 W6 g/ {# W( D' t$ v 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 / M: O& P2 s6 B
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
6 L& P- P: z. s- Z, L1 A8 B+ c 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
! V- p7 O& N! d3 \/ ^ 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
2 Q7 [% U3 t1 N g* } 79.必须清楚每次会议的规则。
% @$ k, M6 B4 }: ^. v% K( e5 C1 T 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
$ H+ C$ u8 s/ {, Q 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 ) ~0 s: |3 L; n
) Y7 X2 G. ?3 @/ x* V/ w' K- w! O
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