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网友提问： 1 m0 B- x! N" I a9 N
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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+ I! b, J" B" x. \老秘回答： : y. F+ {" e d# P# `+ G
3 p E8 Y; }( i1 x会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 , x. e4 v! }+ x* D
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●使会议开得卓有成效
% I5 X) U3 u ~# b3 k 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
+ B# D% T& i3 A 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
/ s; S6 B3 j' R O 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 ) p7 H J$ @7 R' i4 t
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
2 r0 x3 S8 `3 P; {' j 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
. J) E4 z* E) S* F# D5 |- x8 Y 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
2 v5 |+ O1 K( U D2 v Q0 s) f' } 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 ' s' H: C3 v; [# S2 c' p
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 7 Z# _5 N7 h5 k+ y; }
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 ( K5 d* q7 }! s$ F, L- y
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 7 e0 m+ S# l: V, }$ l
10.信息要加以选择，避免过多。 8 k, m1 Z! q3 n' g8 J3 G4 t) A7 d
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
$ f; [ v. W: W2 g 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
3 Y" m1 Q) z5 p( P1 ? 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
/ m2 m/ m5 Z0 {6 z+ y+ q 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 1 `. u, z, e# ]' T) y
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 3 V" |2 G Q: k; v/ Q
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 * }' T8 H4 ^' t5 j9 o/ n8 n) G5 E, C
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 ; F0 F6 s5 O8 |- t
18.会前先拉几个盟友。 + T" M& X/ D* L( y j: k
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
/ [8 d; \5 W s, H2 i 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
0 n( G% d0 F/ d2 M& O9 F6 o" l ●会议准备 0 x, |1 m' o" i3 F: O' \) A
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
* q( t, V$ |$ u' o( k 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
# w% d- J' k' T. L 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 5 V- N+ I! A- a
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
1 k! ?1 ~. m) k6 n$ \7 ` 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
0 G% \3 h% n' N# R/ ^3 A3 [ 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
, U- `- l( h1 |0 K3 `7 F2 T8 h3 t 26.任何议程变动都必须通知主持人。 + m6 n$ M2 d. l' Q( K6 x l" n! Y5 G
27.议程要尽可能短小简单。
$ @1 L- i* V- |7 Y 28.尽量将议程限制于一页纸上。
. O( J3 V/ ?' o 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
e* ~+ B# r# b( Z% B7 [) v 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
* d2 Q4 N) C. I) J6 o2 m7 V3 S4 y 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 0 I p7 o+ A5 N* ^* b9 P
32.必须将电话转移出会场。
/ G* e0 Z4 _. g& v5 C( z 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 & u6 J5 x+ u" [- B1 Q) N, ~
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
i- Q0 B; ?8 N. j9 E- }# V0 X5 ^ 35.要找个确保没有干扰的会场。
1 _8 e+ \8 i5 \6 q1 Z 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
5 I1 s- I! z. D 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 . u1 T( O# s! V, G/ v4 f
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
# V6 ]3 ~2 w+ m" K+ j+ M 39.座位之间应有一臂长的间隔。 1 S- a* z! b8 w$ j8 K
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 & C$ K1 D" {8 r/ o! e. A
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 . d; V& h+ Z+ X( G0 d3 e( |
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
7 t6 p) f4 v; Q& @. L: Z' N) I 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 : ` ]0 Y2 ~! d1 N2 `; y
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 5 Y; a4 C X, h
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
% F& O# E$ f. l 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 " A6 G$ Z4 ]/ R! a8 I7 _0 `0 g
●出席会议 5 M% D% b4 Q: g% _5 {/ A0 P
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 3 F0 ~; a+ c0 m/ K2 A& B; y
47.会前拟出自己的发言稿。
5 P- s/ ^7 e0 @3 L9 d0 C4 {0 R 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
; l2 e( x5 U: u2 ]3 q" | 49.要保持积极的脸部表情和音调。
; C( ~# T' U% o9 K$ R 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 " G3 x2 O, g# ^7 _8 H; ]- u% w
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51.开始发言前先作深呼吸。
5 F* A+ Q+ X- n' N 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 # [ A8 ^, W6 l9 E
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
; V% W& G8 P2 H7 _9 a& `: H 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 * N, f0 c% }- @5 w
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
|: a1 w+ c4 E6 u 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
+ A! S7 ^+ b/ e3 ^( \2 a, O: R 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
0 P/ v+ w; S' ]7 f: B, \1 O1 l4 d 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 & E" z9 B$ H" ~) {. b# E$ j- v5 E
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
+ `; I# E9 y" a5 O0 K# m5 z' P: `3 _ 60.必须按照议程顺序作会议记录。
4 Y0 _4 F! S. v9 w 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 ' ?1 O8 Q% j X2 ~
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
; d/ P5 u+ M6 M 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
' @ B' z6 _! v" F, j7 G6 u+ P ●主持会议 + t. n" J% M' t
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 % j p( W* R0 Y4 S3 ]5 {
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
# I+ W5 `6 r+ x% V: I3 c. Z4 M8 x 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
( k! r5 w" v: u* m 66.尽量于会前认识新来者。 . P) g- ~; {+ Z. Z- c
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 . K* b- M# M& c5 f9 Z2 @- C
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 5 _0 v6 @- _( W1 }. w* ?4 y$ X6 ~
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
d# a2 k; I, w' w: n 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 ( z2 Q- s$ \7 J4 j
71.要制止支流辩论和私下交谈。
: ^; R G* y: t8 R& M 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 & M( h6 W2 y% Z$ e* F
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
9 E" W X" P9 |/ f! z) a 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 7 b8 t+ I0 |/ a% ^; g
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 . l( S2 Z, t6 B% H; e
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
( w( p, `# b/ S' r4 _ N+ f5 C 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 2 m! }( y; W6 D3 R. m0 E' Y
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
{& ]3 z D$ ?* R! |& k 79.必须清楚每次会议的规则。
- g7 {# j4 p+ a5 F: w2 @" M. [ 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
2 P( [. U% E d7 h3 J 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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