当前基层党委、政府公文处理中存在的突出问题可以归结为四个宇:多、乱、差、慢。
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1.所谓“多”,也可以说“滥”,发文过多过滥,不该发的也发,有些可以用电话或协调会解决的问题,也非要发文,在下发的公文中,有不少是“长空文”, 拿会议讲话来说,一份讲稿,字数少则一万,多则两、三万,甚至更长,活象一本杂志、图书。至于六、七页的“简报”,十几页的“典型材料”,二十多页的“工作计划”,四、五十页的“工作总结”,就更是屡见不鲜了。这么长的公文,没有多少实际内容,不外是套话、空话、废话。有些公文是“升格文”,本来该主管局委下发的文件、解决的问题,非让上级党委和政府发文。还有一些“接力文”,上边发过下边接着发,层层抄,层层转。另有一些“季节文”,即到了某一个季节,就按上一年的老办法,再发一个与上年雷同的文件,也没提出多少新要求、新观点、新方法。由于以上原因,致使文山越堆越高,牵涉领导精力越来越大,也给基层增加了工作量,使他们左右为难、无所适从。1 r! n3 d1 k7 c; t, Y7 ?
$ n9 Z/ r. Z4 ~' b6 c 2.所谓“乱”,就是办文程序乱,文种使用乱。办文程序乱,就是不按正路走。一是文稿倒流。需要报请党委、政府发文的文稿,不先送党委、政府两个办公室把关审核,而是直接送领导,由领导再转办公室,办公室审核后,还要报领导签发。处于被动服从地位的办公室或秘书部门一旦形成这样的办文程序,就导致了一些公文质量不高,漏洞百出,不能充分体现出机关制文的意图,也人为地给领导增加麻烦。二是越级呈报。各局委上报公文或文稿不经过局委办公室把关审核,局委领导审阅批准,而由业务股室或二级机构直接送上级党委、政府领导或两个办公室。 " p3 Z' D1 m; T8 M0 d2 | Q" X
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文种使用乱,一是自造文种,二是乱用文种。自造文种的表现:如申请、方案、办法、细则、规则,这些文体不是公文处理《办法》、《条例》规定的文种,不能直接使用。确需使用时,必须用批转、转发、印发的形式行文。新近发布的《办法》、《条例》分别规定了略有区别的14个和13个文种,不属于这些文种之列的都属于自选文种,都应避免或慎重使用。乱用文种有以下表现:请示、报告、函不分,有请求批准的事项该用“请示”,却要用“报告”,或自造一个“请示报告”,不相隶属或平行单位之间有事相求,只能用函,也用成了“请示”。还有一些“越权文”、“求情文”。党委、政府各职能部门向没有隶属关系的部门或乡镇党委、政府下发指示性文件,都属于越权的文件。确需行文时,必须经党委、政府授权批准,并在文中写明,已经党委或政府“批准”、“同意”。“求情文”就是一些乡镇或部门因有求于某县(区、市)直部门,不该写请示的写请示,不该写报告的写报告。没有直接隶属关系的单位或部门之间既不能下指示性文件,也不应使用“请示”、“报告”行文,只能用”函”。确有请示、报告事项时,可向上级党委或政府写请示、报告,抄送给有关部门。
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3.所谓“差”,就是公文内在质量差,外观标识也差。具体表现在以下方面:( v$ f/ T( O- y8 z T* }
7 T/ P- R) n' t6 U (1)行文格式不规范,残缺不全。有的没日期,有的没印章,有的没有印制版记,有的公文字号的编写不符合要求,有的公文标题不准确、不规范.有的标题印刷时移行不科学,移断词或词组。特别是转发文的标题不规范的很多,有的是病句,有的繁琐冗长,有些上报的公文没标明签发人,有的后面有附件而不注明附件或注的位置不对,有的该抄送的不抄送,或者写成“送至”、“报”、“发至”。表现出极强的随意性。
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(2)文内的标号使用不规范,四级层次顺序号使用混乱,同级小标题的标号不统一,格式也不统一。还有的“一是”、“二是”用得很乱。4 ?) B* G: n+ D$ Z
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(3)数字使用不规范,年、月、日数字,这儿用汉字,那儿用阿拉伯数字。两个公文处理法规规定,公文内除几个特殊情况(如结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、行政公文中的成文时间等)外,一般都要用阿拉伯数字,并规定必须使用法定计量单位。5 l7 L7 l" n& ?! q
7 `7 _& P b7 g* J& G; d# u (4)观点不明确,逻辑混乱,结构杂乱无章,几个层次相互重复、包含。有的观点陈旧,甚至与有关法规政策撞车抵触。1 i% D4 [0 n: L' D, L
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(5)文句不通,公文用语不规范。有的语句摸棱两可,产生歧义,怎样理解都行。错别字随处可见,标点符号使用不当,打印不整洁,校对不认真,装订不整齐,纸张长短不齐,不象文件样子,缺少文件的庄重严肃性。
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, U9 ?1 P$ c" ]& x( C" h (6)情况不准确,数字不真实。有的数字不成逻辑关系,经不起推敲、核实。有的程度词使用过于夸张,把“一部分”说成”大多数”,把“略有提高或增长”说成“大幅度增长”,致使公文承载的内容与实际情况不符。
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