公文处理和写作能力是机关工作人员必备的一项基本技能。与其他文体相比,公文具有特定的体例和处理程序。我们在公文写作中,除了在要遵循一般文体的写作规律和语法要求外,还必须符合公文写作的特殊要求。% ?+ W- X5 r3 h0 t% ?
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下面,针对平时公文审核中发现的一些常见错误,并参考其他教材中的一些资料,介绍一下公文处理和写作中应注意的几个问题。
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q: q% s: A$ z n9 p: g 一、公文处理程序方面应注意的问题
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4 ^0 P; B) W6 L y (一)杜绝文件倒流。所谓“倒流”,是指在发文过程中,文稿送审是逆向运转,各部门起草公文后不按照规定将文稿送办公室核稿,而是直接送单位领导签发,然后再退办公室处理。这样做一方面削弱了办公室对发文的把关作用,影响了公文质量;另一方面也给单位领导加重了负担,因为对于未经办公室把关的文稿,有时难免有这样或那样的错误,单位领导势必要花费很大精力去审改一些文字性错误。( S# J+ }3 E5 W" \7 \
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(二)避免体外循环。公文的体外循环是指收文不通过办公室而自行处理。部门收到或参加上级会议带回来的文件,不送办公室统一登记和分办,而是自行处理或直接送某单位领导批阅。或者是在公文传阅过程中,一个部门阅完文件后不退办公室,擅自给其他部门传阅(“横传”)。这样会削弱办公室作为公文处理的枢纽地位,不利于办公室掌握公文特别是重要公文的来龙去脉和办理进度,同时也有可能会造成责任不清。
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(三)理顺行文关系。行文关系不顺的主要表现:一是单位发文、部门发文不分。根据规定,部门发文只能上报上级对口部门,不能直接对上级行文;也不以单位的名义对上级的职能部门行文;部门(办公室除外)不能对外正式行文。二是越级行文。三是向领导者个人行文。四是党政不分,以行政名义发出的公文夹杂党务方面内容,或对党的部门提要求。或是党的文件对具体的业务工作进行部署。+ s* ^9 w% g7 q- q$ L
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(四)事先协商会签。公文中涉及其他部门业务的,要主动进行协商会签,部门之间就有关问题没有形成一致意见前,不得分别各自下发文件。
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二、公文内容方面应注意的问题
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公文写作的基本要求是,内容要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规;要全面准确地反映客观实际情况;要思路清晰连贯,结构严谨完整;语言文字简练,详略得当;文种使用要恰当;文中没有语法错误和错别字,标点符号使用正确等。公文在内容方面常见的错误大致有以下几个方面:
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: j; d: S0 J7 Y0 u J (一)政策性错误。不合政策、法规,或文件本身前后矛盾、存在漏洞,或是超越职权范围。. i9 m+ y6 Q+ [/ ?( h/ x! d1 J
7 h9 }0 K9 y1 s8 A1 H (二)长篇大论,语言重复。有的业务部门给上级的报告有七八千字,语言不简练,拖泥带水,前后重复。或者是画蛇添足,浪费笔墨,一篇请示,说明困难,讲清理由,请示问题后,又接着发了一番议论,表了一通决心,这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性,没有新东西。提出的要求比较虚,比较空,缺少具体的目标、要求和措施。
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( |2 g7 i- a, |7 w8 J( S% q (三)文种不分。主要表现是请示与报告不分;工作报告与调查报告不分;会议情况报告与会议纪要不分;通知与通报不分。尤以请示与报告不分的现象最为普遍,有的甚至用“请示报告”。
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. R U& h8 h/ e5 F 请示和报告虽同属于报请性上行文,但却是两个不同的文种,在实际使用中要把它们区别开来,不能混同乱用,二者的区别是:
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1、行文目的不同。请示是为了解决具体问题请求上级指示和审核批准的,必须批复;报告多为上级了解和掌握情况,沟通上下级联系,大多不需回复(有些报告也批转或批复)。# t) p7 [% C! O. k
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2、写作性质不同。请示是请求性公文;报告是陈述性公文。9 @) F9 L2 ~: P1 [3 ]( H# f4 [& q
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3、行文时限不同。请示必须在事前,得到上级批示后才能行动;而报告在事前事后、事中、事后均可。0 t( l( w( O# L
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4、内容含量不同。请示只能“一事一文”“一事一请示”;报告一事、数事均可。% U6 g) t. w; Q* L4 d
0 o" Y* m _0 f- Q 5、正文构成不同。请示由请求起因、请求事项与要求构成;报告由报告目的、报告内容和结束语构成。. a( G; K% [# ?+ O- q* n
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(四)语法、逻辑错误。公文中出现语句不通顺,也就是所谓的“病句”。
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1、用词不当。' ~" K% F1 n& i' ?
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(1)搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当,主要有主谓搭配不当,动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如:0 v* J+ Y5 ] W1 K9 `& g# [, ?
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(2)关联词使用不当。* {; {& s& \. {
# M4 e" c) Z- U( \ 常用关联词:“虽然……但是……”(转折),“只有……才……”、“只要……就……”(条件),“如果……就……”(假设),“因为……所以……”、“既然……那么……”(因果),“既……也……”(并列),“或者……或者……”、“与其……不如……”(选择)、“不仅……而且……”(递进),等等。如果关联词语选择或搭配出现错误,会造成句子的意思发生变化。
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(3)褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩,凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的,称为褒义词,反之,属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。例如:# h# i$ }4 g4 J1 u4 ]5 l4 h" v
/ z/ i9 z7 } I# `" `0 z4 r (4)使用口语。公文的语言要求庄重、平实,应使用规范化的书面语言,尽量不用或少用口语,更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比:
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/ B3 W0 W- B! @4 T( r6 _ 不然--否则,马上--立即,爸妈--父母,见面--面洽,收到--收悉,打算--拟,吃饭--用餐,走路--步行,给--给予,偷着--私自,等等。
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2、语序不当。# c3 j3 X- ~2 Q3 ], W, s3 `. R* I
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语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。7 Z5 ~7 _8 s& m" y p0 ^5 S
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3、句子成分残缺。
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5 H& i0 ?# Q( e+ {" M 成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。5 z$ f+ F6 L- a% ` L
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4、表意不明。7 _# Q8 g: @) T! {& M/ J# r" {( X. t9 n
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有的句子意思表达得不明确,易引起歧义。或是自相矛盾。* P$ P0 o) `# u& }( d
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5、不合逻辑(概念、判断、推理不正确)。/ w/ u. f2 ^& [3 R; k
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(五)口气不当。% I0 t8 P% V5 X+ |
4 i' h3 q- a: \) K6 A1 d/ e 主要表现在用语不妥当,尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时,公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等,表现出一种催促的口气。1 k8 o" ]7 d3 h3 s0 s
- E0 P! t; F, W0 @- ^6 y' J1 w" A) [ (六)错别字。
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文稿中出现错字、别字,也是比较常见的。下面列举一些经常并用错、用混的字。
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1、“的”、“地”、“得”。
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+ U; Q4 t; ^/ Z, @3 a; } 从语法上讲,定语后用“的”,状语后用“地”,补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。
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' X6 _5 `, A. z4 K) o 2、“相”、“象”、“像”。. _3 @( x6 j& ~, ]5 X
) M: B1 ^ A, k( C: K1 [ 相:主要指相貌、外观、姿态。常用词:照相、相貌、亮相、长相、真相。
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1 A9 S( m( V+ q3 C3 E- r% M: Y 象:主要指形状、样子、模仿。常用词:现象、景象、气象、印象、象征。2 X2 p! u- N( s# I; m$ x
: s0 t; v2 g% ?' L) } 像:主要指与原物相似的图像。常用词:雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。/ N/ X- m) i2 b; d) Z: O
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3、“做”与“作”。二者意思相近,常常被混用。至于如何准确区分,没有比较权威的规定。 K, P( }" P b w
4 ]- v( A6 _" I7 ^3 ], ]+ H! a 一般来说,书面色彩较重的词语,尤其是成语,多写成“作”,如:作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。: h y" B2 K1 \
) M! c+ g! C* o8 `. K 对于通过抽象行为实现的动作,一般也用“作”,或“作出”,后面往往双音节动词,如:作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。+ h, O* W( n4 ]1 I4 d" N* Z0 p. A
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后面是名词或名词性语素时,特别是具体东西的制造,强调通过具体行为实现的动作,应写成“做”,如:做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。1 Y* v- g- H- M- B/ ^) L3 h
! q) a9 g' ?, _ B 另外,还有一些固定或约定俗成的词和用法,比如:作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作;做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。
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3 u$ L* y8 Z4 C+ D 4、“长”与“常”。
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9 Y% z Q. ~1 x+ j% s3 Y 长:指时间、空间的长度。常用词:长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。- l( J1 |: u# @! U$ |( L- {/ G
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常:指平常、经常。常用词:常态、常住、常年(亦可写为“长年”)、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。9 F" @( F9 h3 q5 s
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5、“分”与“份”。; p# l" J' T& [$ ]2 g& z+ ?
1 }1 u# p$ \, Q 分:指成分、限度。常用词:分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。, ^3 _, B/ |# s+ A# Y( k3 N
% Q! |& [/ d' U5 e8 ^& Z 份:指整体中的一部。常用词:份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。' D! V4 u9 H' M5 l* v ]- ^" T
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6、“备”与“倍”。( I. ?0 x0 Q# Q% g$ k. k
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备:完全、都的意思。常用词:备受欢迎、备感亲切、关怀备至。
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8 ^2 }: g _( i 倍:加倍的意思。常用词:干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。7 g4 U- N* g% W; Q8 V7 Y4 g
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7、“截止”与“截至”。! w6 U& j5 `5 Q1 }0 a+ r# Y* N$ |
. u+ b* X z0 C 截止:到期停止。例如:“到××日截止”。5 h+ ~0 \/ ]; l% n1 x' p
0 O2 z P# V. F% v+ v 截至:到……为止,相当于“截止到”。例如:“截至9月末”(不能写成“截止9月末”,也不能写成“截至9月份”)。8 [! ?& B( t5 k
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8、“必需”与“必须”。( x( p( B/ j% A9 u& P$ u
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“必需”表示一定得有、不可缺少的意思,多用在名词前面作定语,也可以当动词,作谓语用。如:& t* ^$ i/ y3 [/ ^% s: S
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我们坚持了原则性,也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性。
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9 O5 e, ^% i0 {) C! \( E; a “必须”表示一定得那样做的意思,通常用在动词前边作状语。如:# y0 [. b1 ?4 B+ [5 L
# T0 s5 T2 k; d- G. q/ h2 m 金融机构经营存款业务,必须缴存存款准备金。! o+ y* [: d9 Y1 I, [! l1 z: l
* G! o; Z% h( N! e' E) G# }! r8 G% @ 9、“权力”与“权利”
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“权力”表示政治上的强制力量,也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如:
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国家的一切权力属于人民。7 p& _8 F7 h* [
3 X5 [& G; t6 Y6 y7 A “权利”,指依照法律和章程应当享有的权力和利益,跟“义务”相对。如:
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, ~4 e l+ t6 R+ L* P 每个人都有受教育学文化的权利。
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- b& ~# W) T' c ` (七)标点符号。常见的错误有以下几种:# v0 E# ^; N9 `0 A6 w
0 f' g# n3 o) V3 [7 B- X/ @0 N; N 1、标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号,但是书名号、引号可以用。! `6 U" C p+ R, m
# t+ q: o' l7 S 2、逗号“一逗到底”。只要一句话说完了,不管句子长短,就要用句号断开。& I1 r. W4 l1 {: H; x
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3、多层并列时顿号的误用。在一个句子中有多层并列时,大并列之间应当用逗号,小并列之间用顿号。比如:“人民银行××支行行长、副行长、主管科长,辖内各商业银行行长、信贷科长……”。
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& C, t+ \4 P: b4 k6 ]( V 4、滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名,不能用于证件名、会议名、展览名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。$ U% q8 w( K6 E9 z* {4 u
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三、公文格式方面应注意的问题
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& F8 i: J/ |4 A: C 公文在格式方面经常出现的错误有几下几个方面:) s& F" J& i" r- K; j
4 W, E6 B5 z/ X/ A6 j (一)要素不全或标注错误。
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1、涉密公文不标注秘密等级,或标注不规范。
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公文中的秘密等级应标注在首页右上角第一行,如有期限,应用“★”隔开,如“机密★2年”、“绝密★公布前”。未标明期限的,按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
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2、紧急程度标注不规范。公文标注紧急程度主要是为了提请收文单位加快办理,因此凡不要求行外收文单位加快办理的公文,发出的公文上不应标注紧急程度。比如,有的部门向上级行报送一份普通的工作报告,也标注“特急”,就很不规范(其原意可能是提请行内有关部门加快办理,及时发出)。
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3、发文字号不规范。按照规定,发文字号中的年号应用“〔〕”括入,不用“()”或“[]”。此外,序号前不加“第”字。/ p+ e- s: B x. f- q+ A
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4、上报公文不标注签发人。
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5.版记中要素标注不规范。比如抄送机关中,在最后一个机关名称后应标句号。8 o3 [% i7 H) G6 i8 \
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(二)金融机构名称或排序不规范。
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4 \5 j, i5 k- [, ` 1、简称或统称使用不规范。例如:“××县人行”、“省工行”、“我行”“各商业银行”等。
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2、排序不规范。金融机构的排序应按照人民银行、外汇局、金融监管部门、银行类机构、证券类机构、保险类机构顺序排列。
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银行类机构应按照政策性银行、国有商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、城乡信用社、邮政储蓄机构、金融资产管理公司、信托投资公司、金融租赁公司、财务公司的顺序排列。
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(三)字迹潦草,用圆珠笔或不符合归档要求的书写材料起草公文。
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(四)主题词标引不规范。5 E3 j y1 t: P* E' G' [% i% L
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主题词标引的基本要求:按照“先内容后形式”的顺序排列词目,词目一般为3-5个,不能简单地从标题中提取,不得自造主题词表中没有的词目。: Y/ m- |) W' o; l3 \
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(五)数字、年月日使用不规范。
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1、公文中的数字应当使用阿拉伯数字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字,中间不加顿号,如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。
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% m& F1 T" U9 X7 `0 M( u 2、除成文日期外,年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”,“1998-1999年”不能简写成“1998-99年”。星期、农历用汉字,“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。成文日期用汉字,“二○○三年”不能写成“二00三年”或“二零零三年”。% y+ U/ N" A9 A$ E* c) ]
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(六)序号使用不规范。公文文稿中,序号使用不规范的问题经常出现,主要是层次混乱,或者是序号中标点符号使用不规范。
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9 i& A8 D. F8 U `- |) h9 B 第一层次为:“一、……”(作为小标题时,句尾无标点);4 t+ _( [: B- W7 f$ D# Y- Z
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第二层次为:“(一)……”(括号后不加顿号。作为小标题时,句尾标点可有可无);
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第三层次为:“1、……”(无论是否为小标题时,句尾要有标点);0 p& G( I0 K. z8 T; x5 L& b
- R' E3 D' \2 N5 X1 j- M. I 第四层次为:“(1)……”(括号后不加顿号。句尾必须有标点)。 |