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网友提问： . F2 |3 [3 F, y( ^1 M3 G0 v
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 6 ?7 T) x {2 I; P5 x* }4 v
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老秘回答：
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) }1 }$ E' H: W3 k会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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~$ J, N! _' C7 T5 Q●使会议开得卓有成效 / r4 X% V8 A0 `6 w8 N
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
Y; e; B9 b4 s* ^$ T% W: f 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 : ?6 F- b$ {& h! s/ L
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
^! z/ B: \+ B) R 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
c) x$ B9 M% U* r 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 # \' k5 U; ^" { v* R
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 : h- j$ ^5 D. F6 G5 C
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
7 _/ [4 l; I% B2 M, J4 K5 @7 Y' o2 {8 p 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
" V& _1 i; F: @7 ^8 B 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
M+ H& i0 {. s8 k; ?9 D 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 6 ^- ~/ o8 G j8 g
10.信息要加以选择，避免过多。
! B/ Q0 z- ^) b 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
+ i6 b& z" t) v; Z1 m- e, n5 T; ]% v; {; y 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 * G8 I4 L+ `0 e
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 / p; U% b1 B" O& E
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 1 L5 _6 q" C" m9 T; t% q" k: H3 z
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 % }& q5 j( J. J' b; p
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
- Q: {: f6 [% g 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
# i5 k4 v3 j. r! g, @/ g. Z" T. | 18.会前先拉几个盟友。
1 G+ p6 A7 l8 O+ B2 e" R) l0 I4 ~- e 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
6 x2 I. L @) p 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
, u- G' p6 _% q9 y* `6 [/ B, p ●会议准备 6 F, G( M4 \2 K* D2 }, c( a: _
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 + A3 r p1 j$ R3 m
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
4 L8 d5 h% g* n 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 % J; \5 O& P* M; M: m
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
3 y" l% D0 r/ f8 q% u% @4 J" B 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
' S6 X* a' {2 J s- D; l 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
) G7 v! s" X1 `& K. x( L* F 26.任何议程变动都必须通知主持人。
, c3 T: L1 q' C 27.议程要尽可能短小简单。 , @: u6 }7 Q/ ^$ P6 d
28.尽量将议程限制于一页纸上。 7 [; N7 O: U8 s- q/ v
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
" d3 f/ \0 E. J: d$ E! K 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 * g4 D! D: |8 b1 B: O% {* }4 b8 R
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
6 g' a) y5 P; q( O: o4 ]8 Z 32.必须将电话转移出会场。
: a m+ [' T+ T9 w 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
1 x( L6 o% G6 { 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
% A: [4 O/ { g, `$ q" t% V 35.要找个确保没有干扰的会场。
8 G+ n2 @* W, D: c* g 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
3 E: F, m2 ] z8 h* K 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 4 ]6 Y1 ]( ?- Z5 s, _5 _
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
! r6 y" v4 H% Z6 y$ t 39.座位之间应有一臂长的间隔。 * Q4 r$ L$ R! y0 p3 x+ N/ D
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 % U/ w3 }' W) c5 o. f9 ]3 i
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ! H, C5 n, ]/ a" o
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 : z' b1 R" j% T/ C" b
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 5 O$ l, v# S9 B- i5 ^6 I% [: q
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
( s9 {5 D$ r& f% l4 C& z/ @# z3 O7 A 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
2 N0 d; F) [5 K; b 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
+ z6 a& m' Z" M& {" w! M ●出席会议
. y) A2 s9 V% w" P k4 I 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 " `" @7 ~- B: i4 A9 k
47.会前拟出自己的发言稿。 . k2 G; M8 g$ E0 d3 n m
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
0 W1 Y7 i6 C; X3 q* v: m- ? 49.要保持积极的脸部表情和音调。 $ x' @ S+ K ~* F
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 a$ A2 |* b& g8 I
) a7 [! a, ]1 O, C: Z y0 K
51.开始发言前先作深呼吸。
0 \. J" }1 @0 i! W2 e* s( b 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 - i, Y/ n7 _8 K: c: ]& F9 F
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
, w% V/ J0 a7 J% v 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
( E# G7 k: R" i [$ K0 j 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 $ s& O, ?& X7 J8 G% K/ i5 Z$ _% @, j% d
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
: W! e5 I/ ]- \4 N% } 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
, q$ e e0 ]$ _' F 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
/ H. Y+ A+ i& @& ]; S0 ]. D 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 . X3 C$ l. ]' Q6 T
60.必须按照议程顺序作会议记录。 & B7 U# J- d6 e7 f4 c4 d
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 . E, y3 Z2 ?* X" l' z& a% r+ N0 r+ Z0 y
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 $ c! G; M7 f+ B# |' K4 Y* n
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
* U* O* Q7 y2 ]1 e/ p0 F ●主持会议 - c3 l5 H0 C8 b3 v# o2 A
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
t U; x3 K1 C, B8 k5 p 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 * O6 _; {$ \- H( Q, S% d% ^0 A
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 $ N" q8 }1 \, k3 Z1 O
66.尽量于会前认识新来者。
% c6 I5 F- ?" S% N 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 : A& K+ |( v: V# }" F
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
" {# W8 |3 [, w- a 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 / I& `* ^* R" W1 D
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 4 m" n) j' { P7 T4 s6 `6 o
71.要制止支流辩论和私下交谈。 ; q1 t2 h3 Z) L& K
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 . \6 ?7 R# g9 i& l. x
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
3 k& G7 Q! F# w* a: u 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
- P* M6 b8 f6 h: l 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
, A+ s z- U$ A 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
# U. Z; E1 l3 W 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 ( C+ F6 r% y0 W1 R) T8 j6 A
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 , X/ Q9 M9 k! s# p8 w, d" m
79.必须清楚每次会议的规则。
7 t1 J; ]$ q0 \% T$ ~ 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
6 _. |: W2 s# _# f* q$ _8 F% x 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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