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公文写作经典语录

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政治秘书 发表于 2013-2-7 10:51:15 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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公文写作培训班
公文写作经典语录
$ o! Y/ H8 ^% A9 s4 ]; b2 p- U( P' Z' ?. I; @
1、        公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。3 V+ p! i! B# k3 s* N" c9 ]: A8 e
2、        一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
- z' e% e% Q7 ~% V. ?3、        文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。
/ v8 y" @0 t1 y6 X4、        上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。
0 c2 ]8 i3 M7 U  n" ~7 L  B, c5、        用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。9 t$ a, a3 k  k2 ^4 m8 H7 _
6、        用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。
' o! s1 M6 f$ o8 t4 ?% O7、        用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。
5 U7 U/ H4 k; S8、        部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
) \2 }7 |% [4 W  O9、        公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种+ I0 H* u+ ^5 @. s* q
例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知9 z1 U8 _/ W8 W. F* H
注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)8 B1 B" n  j* _" U! [
10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种
% J# U( @7 A3 Q0 ~, A- n( `例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
) d6 ~1 |/ }& |) _3 O: s注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。
. B- F3 G9 Y/ A; o$ L" h. p; v4 @例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”- K' t& u- G9 X( m! E
压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》9 r/ \+ ]' v% f8 A& R
11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。& ^7 D' z: i& y$ N. @
   注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。! W5 j* Z& j4 e9 q4 p# r
12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
8 q; Z2 x; ~8 a- u, u, s. [13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。( P5 L; Q* l4 w0 x. W; J4 w0 c
14、请示的标题:关于+事由+请示% E( W* Y# B: t7 T
    编写的守则:导言+主体+结尾
0 Y9 \: h7 E+ J  f- y& h    导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。$ x, m( r) H0 T2 t! v. Y/ Q+ U
    主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?) H9 C2 ^3 ?1 i! R* i8 d# Q7 t/ I0 L
    结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。
0 {0 T- v2 g( j* H, e& {$ j9 T    注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。( R% N' _9 j& U9 s% T- y$ r6 q
15、批复的标题:关于+事由+批复
5 ]4 n1 _5 Z' v% w( |8 m. \    编写的守则:开头+正文+结尾5 ^2 ?8 A9 F% L
    开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。( _, o' |( g# l" l" y: E6 N# |
    正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。
+ c, i; Y2 i+ i3 r    结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。: h1 y2 ~, A* r/ o
    注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。1 p$ e! T. Z! \1 B
16、通知的标题:关于+事由+通知1 c9 E! P+ |6 E  l. G7 `2 e  \5 U
    编写的守则:导言+正文+结尾* S" G( j+ T. h7 @
导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。
' F2 l; m  d8 Y 正文:通知事项! A& A. @6 O0 j8 n( @+ T5 m
结尾:以上通知,请遵照执行。
2 f- }9 u/ ]* _  K* g 注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。
. U9 M9 U1 ]. M 会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
2 g7 X- C" o6 D4 s  Y 培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。' ~' h) z! ^# a8 y7 p. D1 z
17、报告的标题:关于+事由+报告) F3 g* n* {  A& }
编写守则(三段式):          情况——做法——问题(意见)8 @) ]  Z( A( U6 C
                           情况——问题——建议  G& y& L( \+ D1 P6 L
  (只选其中一种或两种写)    情况——原因——下步做法
) E; C; j& h2 M                              情况——原因——责任及处理意见  X8 P; E- p' M* O+ \3 [: k; `
   注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。
7 _, }( h5 G9 B% e) u8 B   报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。5 |  j& n! S2 z7 [5 \4 T
   报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”5 Q  V* c" b4 e& f# F
18、函的标题:关于+事由+函% ^7 S' D- H5 k2 n
编写守则:开头+正文+结尾
4 I& p# C4 h3 P9 W: }) S6 T4 N8 \开头:简洁写明发函的缘由
' V* u# M' S, U$ H1 ]# K2 [正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求/ F# e' A; N6 D  f6 }  U0 |/ `
结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。: u7 W4 j  X( p0 j, i9 x
注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。
' g: c: e5 S, y, S5 Y( ~! |19、决定的标题:关于+事由+决定
: |2 N5 j- Q! T7 K编写的守则:导言+主文+结尾
) ?# k: {' S! ~2 K$ v导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。
6 u/ x/ t+ \% _* b3 M' B2 a6 ~ 主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。7 Q4 H! K/ x6 g: T3 U. K( f7 A& h
结尾:提出希望、号召、实施要求。
' I0 U& G9 |0 C$ f20、通报的标题:关于+事由+通报
, i: F& O( ]* I: O编写的守则:导言+正文+结尾4 a! U' `/ U  q/ w
导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。) x/ ], R7 r  Z3 |$ C0 \! P) L
正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。6 h# d4 U; b- C9 P' \* q3 t
结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。4 Z( c+ V# z. n
注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。
1 {( k# g$ e/ r# L& _21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要
( ]7 K4 V- J# R% \ 编写的守则:会议概况+会议内容+结束语( _/ ]5 ^, w3 o! W) T
会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。
2 w+ o' L" f- B: [6 B" O 会议内容:会议的重要发言和决议。  N7 W/ m4 m  \& {* [
结束语:希望与要求。+ L% e- |* ~* K& ~% U" m
22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。) P4 [/ [/ `) s! l: \
23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。
; L# v8 C% j9 g$ M: S24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。: k( L: \4 c# |4 g: ~1 m  b1 s  o
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