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例谈商务电子邮件的写作及规范使用

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应用写作 发表于 2013-9-29 07:19:24 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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    电子邮件,简称E-mail,它是一种使用电子手段提供信息交换的通信方式,是Internet应用最广的服务。随着互联网的飞速发展,网络的普及以及其自身的优势,电子邮件在商务活动中的作用日益凸显,成为商务活动的重要沟通手段。电子邮件的优势主要表现在收发快速方便、成本低廉、安全可靠、信息形式多样 化、低碳环保、交流对象广泛等方面。3 g% M5 q: J2 X  T4 @; I# T
  实际使用中,对商务电子邮件的写作及使用规范要求更高些。商务电子邮件写作及使用中存在的问题主要表现在:主题不明确、结构不完整、内容不简练、正文编辑区使用不当、回复不及时等,这些都会影响沟通效果。本文从电子邮件文案的写作格式、电子邮件的发送、电子邮件的回复三个方面谈一下商务电子邮件的写作及使用规范。3 u" N9 z( M- U4 e5 Z
  一、商务电子邮件文案的写作结构. P+ K3 j$ H& F" n
  下面我们看一篇规范的电子邮件例文。
* e4 S8 X3 X" v: b; _$ D5 k9 k××省纺织品进出口有限责任公司) x  g2 H  w0 `+ E
地址:××市香港中路 ×××号! j% B: ^$ O& S' |, R7 Z+ z, z5 r% o. w
邮编:266071 " x1 E1 n- m  {- b
传真:××××-8378××××1 ?/ _  V/ g; X' D$ Y$ n
E-mail:×××× @hotmail.com
, z1 K' U9 H7 t6 W3 g4 ^编号:第2号1 }9 d& s/ M9 Z% A) l1 l( p
1 H. r+ s  V  U% c( [
香港××国际贸易公司' X0 C3 m# B3 c7 s* j: r
陈经理:台鉴+ x6 e! Q5 A( R) Z' N* g
衬  衫4 P: _. t, Z% E
  贵公司需要的200 箱男式衬衫,业已装船完毕,拟于2010年10月14日由“清远号”货轮从青岛港直抵香港,请贵公司注意船期。
# v( t$ O! [+ d8 R0 L, s4 R8 \  此次业务,在贵我双方合作下,在山东省联系组织货源,满足贵方所需。今后,我公司将在平等互利的原则下,与贵公司继续合作,贵公司若查询各类衬衫、 服装行情,请随时函电告知,我公司将竭诚服务。
1 O7 t1 U. l* L( K' w3 W     特此致函。
7 f; ^& g1 \+ T××省纺织品进出口有限责任公司
3 ?' U4 ^- S# R2 V$ j# i9 N销售部经理:××! y) m# O: B& S; M
                   移动电话:151××××5077
& S* L+ ]3 n" k3 I座      机:××××-8378××××5 S4 M7 U  ^. p! M
  这是××省纺织品进出口公司销售部经理××,关于衬衫装运业务发给香港××国际贸易公司的一封电子邮件,该邮件语言简洁、主题明确、结构完整。3 `: O5 u$ N0 z, L
  通过上述例文,我们可以看出,电子邮件文案的结构一般包括信头、称谓、标题、正文、落款五部分。. w9 R1 O" {7 p+ ?
  1.  信头
6 }; d, d4 X* N8 X8 P  信头包括发信方的全称、地址、邮编、电话、传真、E-mail、邮件编号等信息,其位置居于信纸左上方,顶格分行书写。商务电子邮件的信头很重要,它可以使邮件的接收者迅速辨识出发信方的身份、与其业务关系,以便及时处理相关业务,提高工作效率;同时也便于收信人以信头里出现的各种方式和对方联系。若是一些老客户,信头的信息可以略写甚至不写,但是首次向对方发邮件时,信头信息一定要准确、全面。1 F- N6 M7 C+ W* @
  2.  称谓* v; b. n- A4 B  \
  称谓要写清楚收信方单位名称或个人姓名及敬称。其位置居于信头下,空一行,顶格分行书写。! |  v, {3 f6 e) M( r; T
  电子邮件很注重称谓。写给单位的应写单位全称;写给个人的,要在个人姓名后加职务或敬称,以表示对对方的尊重,如“尊敬的 ××经理/ 女士、先生”。依据商务礼仪习惯,还可在称呼后加上表示“劳您指教、审阅”之意的“台鉴、雅鉴、惠览”等词语。如例文中的“香港××国际贸易公司 陈经理:台鉴”。
8 t3 {9 Z  d8 ~/ Z1 O& a$ O  实际使用中,有人省略称谓这一项,或者是没有敬称,直呼其姓名,这不仅不符合电子邮件的结构规范,也不符合商务礼仪的要求。这种商务礼仪细节体现的不仅是你的个人素养,更是公司形象的一个缩影。
3 d/ ?9 P8 a) i& {  H  3.  标题
9 N! j+ X/ q9 ~  商务邮件的标题经常由事由充当。事由是邮件业务内容的提示性标题。应简洁概括,居中书写。如例文中的“衬衫”,这是邮件所要交流的主要内容。
! e0 @+ \$ h+ P' E1 I% O: L  4.  正文
) e4 [$ k6 I4 {( S3 }  正文一般由前言、主体、结尾三部分组成,前言有时可以省略。
- T5 a5 C% L& |) M+ }  (1)前言。前言可根据业务内容,简要说明发邮件的目的。若无需特殊目的,宜开门见山,直奔主题。本例文即是如此。1 i* j( N  H1 \5 a7 r
  (2)主体。主体部分要简洁、明确地告诉对方需要磋商、洽谈的业务事项、要求、结果等内容。; @$ z+ t5 O2 S( e8 r6 t
  如例文“贵公司……注意船期。”一句话清楚地交代了此次业务的产品、产品数量、启运时间、装运工具、启运港站等,这是对方所期待的信息。! q9 n+ Q! g  H. {. E
  “此次业务……满足贵方所需。”这是对于此次合作过程的回顾。例文特别强调了货源地——山东,山东是一个纺织大省,仅在山东本地就能满足对方的货物需求,而且山东周边又有一些大的港口,这些对于进一步合作都是一些非常珍贵的资源。% L* L/ r5 ~( P! u& o1 O( x
  “今后……我公司将竭诚服务。”一句话表达了继续合作的原则(平等互利)、领域(衬衫、服装)和承诺(竭诚服务),为日后的合作做了一个很好的铺垫。  m9 }, l( O& F
  (3) 结尾。使用惯用语结尾,如例文中“特此致函”。还可表达赞美、问候、祝愿、感谢之意。如“顺颂”“商祺”、“事业兴隆,财源广进”,“感谢您的回复”等。
  U7 W7 l; H' O: X) E8 m. z" ?8 E  正文写作中应注意以下问题:: Q7 ~# O, k8 {7 i5 d" w
  (1)开头绕圈。有人不知如何开头,就很容易出现“绕圈”现象,对于背景、过程叙述太多。这样不仅浪费了对方的时间,更重要的是让对方对这封邮件撰写者的能力产生质疑,进而丧失进一步合作的欲望。
) K$ {( E& O6 `9 w  (2)主体繁琐。主体部分一定要简明扼要,以不用切换荧幕为原则。对于繁琐的业务最好分条列项,这样一目了然。一封邮件只能围绕一个主题,若多个主题,宜分发几封邮件。
* @# i1 h9 H5 J& g9 i  (3)结尾缺失。商务情感的培养,职业信誉的累积需要一个过程,结尾的赞美、祝福、感谢用语不仅能展现你扎实的文案编写基本功,更能让对方感受到你的亲和力,为进一步的合作打下良好的情感基础。
, Z6 C8 W8 R3 w4 n  (4)正文编辑区空白。有时发送的是一些存储在我们电脑里边的word、excel、图片、视频等类的资料,我们常以附件的形式发送给对方。这种情况有人只发送附件,正文编辑区空白,这是不符合电子邮件使用规范的。在正文编辑区我们可以提醒对方查看附件,并提出一些希望或要求等。如例文:8 ~0 [% V6 q1 C* K: Z3 d
尊敬的林经理:
% K. W* `4 o7 X! c  您好!9 I7 V% l% A: `( b& l) \8 \
  1.我已将“青岛××贸易有限公司2012年秋季新产品价目表”以附件的形式发到您的邮箱,请注意查收!
, O- b) ^/ R7 Z& V" v  2.若大批订购,价格可议。: S! q7 s* t, w0 N
  3.我公司将于2012年6月25日上午8点在青岛海天大酒店三楼会议厅举办一次秋季新产品发布会,欢迎光临指导。
. l. y8 w' S+ p0 ^ 生意兴隆,财源广进!
3 i; `* t/ s5 \5 D0 C* y2 G青岛××贸易有限公司
  A% T1 j) k0 v营销部长××8 H! p- Q$ I9 k/ a& l
  5.  落款& p4 y. z1 f! V9 {+ @7 w" O
  落款应写清楚发信者的单位名称、个人姓名、联系方式等。一封没有签名的邮件是不完整的,也显得发件人不够职业,一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。如例文:$ B. ^+ e* h6 k- h! w+ Z* D$ X
××省纺织品进出口有限责任公司; v# d, ~* o$ E4 n7 k: n
销售部经理:××
7 p' t8 G: B% n移动电话:151××××5077
% |5 N0 q; E# z/ _座  机:××××-8378××××! A2 h: n% E! u) u% M" g8 Q
  为了提高工作效率,我们可以在邮箱里设置签名档。设置签名档的时候要注意:不同性质的信息要分行,而且可以设置不同的签名档,签名档总长度最好不要超过五行。初次发邮件给对方,应该使用完整签名档,对于一些老客户,可以使用简略式签名档。% B' `8 u4 M1 k: N! y; P, j
  二、发送商务电子邮件应注意的事项3 s7 p% a4 K4 X: ]1 u# i" h
  1.  正确填写邮箱地址5 @4 s8 |, J2 ?
   邮箱地址由用户名、@、域名三部分组成,邮箱地址一定要填写完整、准确。特别要注意的是用户名里有特殊符号的,如“_”“·”,一定要准确输入,否则对方就无法收到。常用邮箱地址可以添加到通讯录里,需要的时候只要从通讯录里查找就可以了。若一封邮件要发送给多人,可以使用“添加抄送”、“添加密送”、“使用群发单显”功能。1 Z# X) `- Y) [  O4 e( |
2.  主题鲜明
# D7 {9 @: W& ?+ g, |2 T 主题是准确、简洁地对邮件内容的描述。主题一定要填写,这样收件人可以在收件箱里用最短的时间对新邮件进行筛选,确定处理顺序;同时也便于对方日后查阅。不填写主题是一种不专业、失礼的行为,邮件很容易被作为垃圾邮件删掉。) X8 H" |' Y1 q5 n  M
3.  正确添加附件4 ?  L4 n1 b5 o8 ~  w$ \
邮件有附件的话,需要先把附件储存在电脑上或者连接到移动硬盘,点击“添加附件”,找到附件所存放的位置,单击文件,然后点击“打开”即可。. U/ ~. E& I2 s, e$ V
  附件文件应使用有意义的名字命名,这样对方下载后比较容易找到。附件添加的只能是文件,不能是文件夹,如果添加的文件夹里有很多文档的话,可以把文件夹打包压缩,这样既方便又快捷。有时候未等文件上传完毕就发送的话,对方是收不到附件内容的,所以一定要等到出现“上传完毕”、“100%上传”字样的时候再进行下一步操作。. y( X! V" G7 Q1 D, {3 Q3 M
  4.  成功发送
9 S3 q9 I) R2 x: F7 b1 N  电子邮件在发送之前,应养成检查电子邮件的习惯。检查内容主要包括:是否要发给对方,收件人地址准确与否,主题是否醒目,文本语句是否通顺、有无错别字,附件是否已经添加等,这些内容无误后再点“发送”。“发送成功”页面的出现就宣告此次邮件发送的完成。6 Q5 Q( R& T) E, e7 @( r+ K4 W
  三、商务电子邮件的回复- i4 Y1 j$ N) J! P; ?9 {2 g7 _
  1.  及时回复邮件  . Q' }$ w: i; i, s
  我们应遵循24小时回复法则,一般可接受的理想回复时间是2小时,一些紧急的邮件看到的第一时间就应该回复。若邮件短时间不能回复,我们也应该向对方说明已经收到邮件,正在抓紧时间处理,将在何时给予回复等。7 a" x4 P4 I7 y0 `, R6 v" X
  2.   回复邮件不要“RE”太多
" [* Y3 t( e; K9 \  在回复邮件时,如果双方均未在主题栏键入主题名称,而是点击“回复”按钮直接发送,主题栏的“RE”会越来越多,这时候我们要及时删掉“RE”,重新提炼有用信息作为主题。/ w' Z, T# s+ h7 h: M5 Y  @% g
  一封规范的电子邮件承载的可能是你叩开成功大门的希望,可见掌握电子邮件的使用规范对于职场人士来说是很重要的。7 n# m9 ?7 ^6 c1 j! J* g
(作者:青岛滨海学院大专文科基础学院贾全红  )
* O, j6 {4 Z" G( g. t- y4 g
1 ?/ R' C) ]* b; I, U$ d9 B! R: W
 
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