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例谈商务电子邮件的写作及规范使用

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应用写作 发表于 2013-9-29 07:19:24 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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    电子邮件,简称E-mail,它是一种使用电子手段提供信息交换的通信方式,是Internet应用最广的服务。随着互联网的飞速发展,网络的普及以及其自身的优势,电子邮件在商务活动中的作用日益凸显,成为商务活动的重要沟通手段。电子邮件的优势主要表现在收发快速方便、成本低廉、安全可靠、信息形式多样 化、低碳环保、交流对象广泛等方面。
: V1 ?' b* Y9 I) f7 C  实际使用中,对商务电子邮件的写作及使用规范要求更高些。商务电子邮件写作及使用中存在的问题主要表现在:主题不明确、结构不完整、内容不简练、正文编辑区使用不当、回复不及时等,这些都会影响沟通效果。本文从电子邮件文案的写作格式、电子邮件的发送、电子邮件的回复三个方面谈一下商务电子邮件的写作及使用规范。0 U/ O. m! M( {. `+ B
  一、商务电子邮件文案的写作结构$ I& H+ B, h  o% G& t. B9 ^- N2 W
  下面我们看一篇规范的电子邮件例文。
4 l  V' ]4 J; a××省纺织品进出口有限责任公司
# ]" t+ V' t8 H* u; P3 z地址:××市香港中路 ×××号2 e1 [3 ~% m, L# {
邮编:266071
: e( [+ v: }& B+ \$ Y8 _9 t- v( I- F传真:××××-8378××××
9 J! @5 ~- Q5 g  vE-mail:×××× @hotmail.com
2 n+ w6 l% Q' g8 @编号:第2号/ r) T! C0 y! u! A  ~& H
  {' ?$ a  _$ F6 ?* L3 t
香港××国际贸易公司7 ?. W6 W) z4 _9 u* Z5 r7 p* O( x% y; V
陈经理:台鉴
# p; Y& p  L# g  k2 d1 D衬  衫
) Q/ A5 _$ {1 I6 @6 X  贵公司需要的200 箱男式衬衫,业已装船完毕,拟于2010年10月14日由“清远号”货轮从青岛港直抵香港,请贵公司注意船期。5 [: w0 Y. Q: w+ L
  此次业务,在贵我双方合作下,在山东省联系组织货源,满足贵方所需。今后,我公司将在平等互利的原则下,与贵公司继续合作,贵公司若查询各类衬衫、 服装行情,请随时函电告知,我公司将竭诚服务。
, b+ g- C5 w) x0 D6 Z4 z     特此致函。
7 [( g, M. |+ X5 ]# s××省纺织品进出口有限责任公司
2 @0 |: O6 P# R销售部经理:××
0 _7 T5 w8 ]9 M: b% x# Z: R                   移动电话:151××××5077
' |4 A5 s# n4 @4 _# H! u) j0 x座      机:××××-8378××××: E! u+ Q' Y3 h3 n5 a# J  Q, Z3 b
  这是××省纺织品进出口公司销售部经理××,关于衬衫装运业务发给香港××国际贸易公司的一封电子邮件,该邮件语言简洁、主题明确、结构完整。3 E" D; y! \0 A4 e1 ?
  通过上述例文,我们可以看出,电子邮件文案的结构一般包括信头、称谓、标题、正文、落款五部分。+ n6 b0 E( m5 c. \, R: A
  1.  信头
4 S$ X1 h9 ?# Y; w  信头包括发信方的全称、地址、邮编、电话、传真、E-mail、邮件编号等信息,其位置居于信纸左上方,顶格分行书写。商务电子邮件的信头很重要,它可以使邮件的接收者迅速辨识出发信方的身份、与其业务关系,以便及时处理相关业务,提高工作效率;同时也便于收信人以信头里出现的各种方式和对方联系。若是一些老客户,信头的信息可以略写甚至不写,但是首次向对方发邮件时,信头信息一定要准确、全面。4 F0 C$ l  ?% p3 A( R5 Z
  2.  称谓( X2 L3 {& ^& n& i/ I9 T- J
  称谓要写清楚收信方单位名称或个人姓名及敬称。其位置居于信头下,空一行,顶格分行书写。
" h9 G$ y: H9 F: \, l) S# J  电子邮件很注重称谓。写给单位的应写单位全称;写给个人的,要在个人姓名后加职务或敬称,以表示对对方的尊重,如“尊敬的 ××经理/ 女士、先生”。依据商务礼仪习惯,还可在称呼后加上表示“劳您指教、审阅”之意的“台鉴、雅鉴、惠览”等词语。如例文中的“香港××国际贸易公司 陈经理:台鉴”。
0 q: J, ~: [  [* c4 b  实际使用中,有人省略称谓这一项,或者是没有敬称,直呼其姓名,这不仅不符合电子邮件的结构规范,也不符合商务礼仪的要求。这种商务礼仪细节体现的不仅是你的个人素养,更是公司形象的一个缩影。
  u1 I' \9 _! E  3.  标题+ I4 Z- S9 d1 w) g& A2 c
  商务邮件的标题经常由事由充当。事由是邮件业务内容的提示性标题。应简洁概括,居中书写。如例文中的“衬衫”,这是邮件所要交流的主要内容。
$ j: ~6 S" p  U) l0 T  4.  正文  Q9 D9 Y9 J' m
  正文一般由前言、主体、结尾三部分组成,前言有时可以省略。
& T5 X$ Z7 M/ u+ \1 w  (1)前言。前言可根据业务内容,简要说明发邮件的目的。若无需特殊目的,宜开门见山,直奔主题。本例文即是如此。' c; P3 I( P6 P' |1 y% D
  (2)主体。主体部分要简洁、明确地告诉对方需要磋商、洽谈的业务事项、要求、结果等内容。% q4 K& |' o' A" V
  如例文“贵公司……注意船期。”一句话清楚地交代了此次业务的产品、产品数量、启运时间、装运工具、启运港站等,这是对方所期待的信息。
2 H0 m9 [9 i, P; X  ]+ R' q  “此次业务……满足贵方所需。”这是对于此次合作过程的回顾。例文特别强调了货源地——山东,山东是一个纺织大省,仅在山东本地就能满足对方的货物需求,而且山东周边又有一些大的港口,这些对于进一步合作都是一些非常珍贵的资源。5 W& U* |+ J( v  h" t9 l
  “今后……我公司将竭诚服务。”一句话表达了继续合作的原则(平等互利)、领域(衬衫、服装)和承诺(竭诚服务),为日后的合作做了一个很好的铺垫。
3 e6 b" l5 }2 ~7 U  (3) 结尾。使用惯用语结尾,如例文中“特此致函”。还可表达赞美、问候、祝愿、感谢之意。如“顺颂”“商祺”、“事业兴隆,财源广进”,“感谢您的回复”等。
2 _2 t' S; E% W5 p  正文写作中应注意以下问题:
3 D, g) F) q) t' V* \  (1)开头绕圈。有人不知如何开头,就很容易出现“绕圈”现象,对于背景、过程叙述太多。这样不仅浪费了对方的时间,更重要的是让对方对这封邮件撰写者的能力产生质疑,进而丧失进一步合作的欲望。
/ V( U, n( d  F/ V5 }  (2)主体繁琐。主体部分一定要简明扼要,以不用切换荧幕为原则。对于繁琐的业务最好分条列项,这样一目了然。一封邮件只能围绕一个主题,若多个主题,宜分发几封邮件。
, P, q4 ?. C8 l2 L  (3)结尾缺失。商务情感的培养,职业信誉的累积需要一个过程,结尾的赞美、祝福、感谢用语不仅能展现你扎实的文案编写基本功,更能让对方感受到你的亲和力,为进一步的合作打下良好的情感基础。! g9 Z5 t2 O- S& v; I& m1 w
  (4)正文编辑区空白。有时发送的是一些存储在我们电脑里边的word、excel、图片、视频等类的资料,我们常以附件的形式发送给对方。这种情况有人只发送附件,正文编辑区空白,这是不符合电子邮件使用规范的。在正文编辑区我们可以提醒对方查看附件,并提出一些希望或要求等。如例文:' s' E  g$ w# z9 Q, f
尊敬的林经理:& e" I% P* C  i8 H4 m$ M
  您好!& h# ^8 X1 ~# u& l
  1.我已将“青岛××贸易有限公司2012年秋季新产品价目表”以附件的形式发到您的邮箱,请注意查收!
# x7 h& S& i- D2 v$ L+ N8 x3 q* i  2.若大批订购,价格可议。
0 Q' U7 D- |7 ]4 Z& c  q  3.我公司将于2012年6月25日上午8点在青岛海天大酒店三楼会议厅举办一次秋季新产品发布会,欢迎光临指导。* S, ?5 V7 j' l
生意兴隆,财源广进!: [8 B8 Z- A" d, O5 m
青岛××贸易有限公司
9 I( O' `1 U9 D* f( h: `) W* g营销部长××
: ]) }9 h- s" S* c& `% Z1 Q* q9 Q- d1 A  5.  落款
# \# k: w$ H. G  落款应写清楚发信者的单位名称、个人姓名、联系方式等。一封没有签名的邮件是不完整的,也显得发件人不够职业,一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。如例文:
, m9 }. n8 Z  M" r6 q9 j××省纺织品进出口有限责任公司6 t! ^/ _& ~" K
销售部经理:××
. ~( H/ E4 f' R# E) F+ R; S1 f( `移动电话:151××××5077( y# G) z; s4 N. o9 D" x( L
座  机:××××-8378××××  U$ A3 q" u/ H. S( i& S9 b* `% N
  为了提高工作效率,我们可以在邮箱里设置签名档。设置签名档的时候要注意:不同性质的信息要分行,而且可以设置不同的签名档,签名档总长度最好不要超过五行。初次发邮件给对方,应该使用完整签名档,对于一些老客户,可以使用简略式签名档。
7 z) }# g3 M5 Y, K3 `1 _  二、发送商务电子邮件应注意的事项( h6 U3 y3 e$ V/ e
  1.  正确填写邮箱地址
/ c& h) l- y0 q7 M# x   邮箱地址由用户名、@、域名三部分组成,邮箱地址一定要填写完整、准确。特别要注意的是用户名里有特殊符号的,如“_”“·”,一定要准确输入,否则对方就无法收到。常用邮箱地址可以添加到通讯录里,需要的时候只要从通讯录里查找就可以了。若一封邮件要发送给多人,可以使用“添加抄送”、“添加密送”、“使用群发单显”功能。
' y8 D5 K2 b8 n: g2 J 2.  主题鲜明; l$ t5 E& k$ s  b  _/ d. Y
主题是准确、简洁地对邮件内容的描述。主题一定要填写,这样收件人可以在收件箱里用最短的时间对新邮件进行筛选,确定处理顺序;同时也便于对方日后查阅。不填写主题是一种不专业、失礼的行为,邮件很容易被作为垃圾邮件删掉。$ C5 ?7 P. [- o, f6 k  S
3.  正确添加附件- a5 X7 K1 ?6 l$ ?
邮件有附件的话,需要先把附件储存在电脑上或者连接到移动硬盘,点击“添加附件”,找到附件所存放的位置,单击文件,然后点击“打开”即可。
0 _' ]7 w% w  r8 A4 h8 u' ~  附件文件应使用有意义的名字命名,这样对方下载后比较容易找到。附件添加的只能是文件,不能是文件夹,如果添加的文件夹里有很多文档的话,可以把文件夹打包压缩,这样既方便又快捷。有时候未等文件上传完毕就发送的话,对方是收不到附件内容的,所以一定要等到出现“上传完毕”、“100%上传”字样的时候再进行下一步操作。. Q) J' W9 [2 Q# X5 Q
  4.  成功发送
4 x$ p' v6 l9 h2 q- d  c) Q3 ~2 ^  电子邮件在发送之前,应养成检查电子邮件的习惯。检查内容主要包括:是否要发给对方,收件人地址准确与否,主题是否醒目,文本语句是否通顺、有无错别字,附件是否已经添加等,这些内容无误后再点“发送”。“发送成功”页面的出现就宣告此次邮件发送的完成。" m4 N% w, n+ S/ L
  三、商务电子邮件的回复7 e' ~& Y3 g& e( v8 S, `# k0 a
  1.  及时回复邮件  
5 i! c0 S" v- C* j% v* m1 n  我们应遵循24小时回复法则,一般可接受的理想回复时间是2小时,一些紧急的邮件看到的第一时间就应该回复。若邮件短时间不能回复,我们也应该向对方说明已经收到邮件,正在抓紧时间处理,将在何时给予回复等。- S0 ]6 o5 `2 ~! ?  R" G
  2.   回复邮件不要“RE”太多! P" z; O' G1 X3 q7 {
  在回复邮件时,如果双方均未在主题栏键入主题名称,而是点击“回复”按钮直接发送,主题栏的“RE”会越来越多,这时候我们要及时删掉“RE”,重新提炼有用信息作为主题。! g/ h, d2 k* K$ e6 W. p( N
  一封规范的电子邮件承载的可能是你叩开成功大门的希望,可见掌握电子邮件的使用规范对于职场人士来说是很重要的。
& J* b* E; c% T4 g4 F(作者:青岛滨海学院大专文科基础学院贾全红  )
" j( {$ c/ T$ @. L
6 J5 q$ v; G0 [
 
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