公文格式常见错误探析

作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准，《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误，你中过吗？

; T$ L: w* h- O# v: h: U

% ^# _. l0 s3 F0 h" s8 n

>>>>错误1：密级公文未标注公文份号，或使用三位阿拉伯数字标注，标注位置较随意。

1 o' n b) `. a6 m+ c

' t$ R4 Y0 c+ n. \8 J6 p1 X

 

- r7 O- w* H) R) t . ?1 I: d6 u% u" \; B

正确做法：密级公文应标注份号，并用六位三号阿拉伯数字，顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。

. B4 a8 q. L6 y/ y1 w! b" C4 K8 k( E

 

# r; _ ?+ e0 X5 Y( F ( L$ B! z4 y( k+ l3 Y

>>>>错误2：涉密公文密级过高或过低，保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等；公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。

 

6 ~4 U, [3 A" y5 k1 D4 b 4 U% m8 ?4 Q2 H. T- u

正确做法：涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限，用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置，保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。

6 x# F+ E/ N2 C7 s/ D

 

t5 R7 J2 K2 f: x7 N. x 1 m+ R u& I( [ B9 Y9 d V3 F6 X

>>>>错误3：不急的公文标注紧急程度，且未按规定位置标注；在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。

1 [5 [0 T- ~' k/ W

 

% K7 T \) y. n1 E+ @

正确做法：紧急公文应分别标注“特急”“加急”，用三号黑体字，顶格编排标注在公文首页版心的左上角；如需同时标注公文份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

, _. z- b, G! m1 F1 J - q/ a8 d9 H& D A& N0 X

 

9 h! q6 Y) f9 G* i' E3 K L# I0 y

>>>>错误4：发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。

' `- K0 d4 U$ w% j ) Z1 q: u% [, x8 j1 U0 n

 

正确做法：发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成（也可不加“文件”二字），但发文机关名称后不能加文种。

6 ?- z& P- m4 W7 ` _; R

 

9 J% {- b1 ~, ]2 h3 Q3 H ( ^7 @% m" @2 O8 R

>>>>错误5：发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，字数过长；年度使用“（）”或“［］”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字；上行文的发文字号标注的位置不准确。

# \+ o$ l. ]2 o& U. j! _; a. m

 

% o- P, l6 v- n" n

正确做法：发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）；上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

 

>>>>错误6：没有标注签发人；标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人；签发人标注了职务。

 

- b+ V& X- O1 c/ n- s9 ?, v% f$ s8 o ) c ]5 L$ {' ~4 `: @3 v; R/ J

正确做法：上行文应标注签发人姓名，签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人，签发人员标注姓名，不标注职务。

 

>>>>错误7：公文标题中省略发文机关名称；把文种作为公文标题；公文标题的字体字号使用不规范，排列呈长方形或沙漏形等。

 

% }% h( |6 L$ M K1 r9 r. e9 E W) y

正确做法：公文标题由行文机关名称、事由和文种组成；使用二号小标宋体字标注；标题回行时，排列应为梯形或菱形。

- G$ h& u. D1 r* \6 Q4 F" h " M+ K* r% Z9 t

 

+ e& w% E; N u0 V2 {' Y$ `

>>>>错误8：公文正文中，结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号， 如：“（一）、”“1、”“（1）、”；同一篇公文中结构层次序数语书写不统一，使用好几种结构层次序数语，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。

0 t4 T7 K H1 o+ Z3 e0 w

 

正确做法：公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“（一）”“1.”“（1）”；字体第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注；一篇公文中的结构层次序数语，使用同一种书写，以体现上下文表述的一致性。　

2 a/ i( `1 w% c9 j, X5 a6 u

 

" X3 \" R: k3 y

>>>>错误9：附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注，未与附件名称的首字对齐；附件名称后使用标点符号“；”或“。”。

& H! [; L! e% g+ M$ j1 o 7 c7 p! b. g, a! C

 

正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

4 r& q7 @6 M- } ) t! a" i6 `' q4 s

 

* P1 o }. z: I1 |6 P6 K" L$ u / {# H9 Z1 F+ L2 k$ Z( {

除了格式上的常见错误外，尚有三个问题值得关注，即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面，仍然不统一。比如，党的机关公文正文用17磅仿宋体字，每行26个字，而行政机关公文正文用三号仿宋体字，每行28个字；党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关，而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关；党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印，只标注行文机关署名和成文日期，而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章，不作署名。以上这些问题，需要公文处理工作人员重视，学透用好相关规定，避免错误发生，闹出笑话。

 

" o& c0 s) Z E) @2 d- B $ W4 t+ L9 b; ]* N& u- L

究其原因，主要有几个方面：一是相关规定、标准仍然存在不完美之处，存在可以改进的空间；二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够，有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性，认为格式规范不规范无所谓；三是相关培训机制不健全，公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。

@$ m* @9 q2 H0 w3 j$ Q ( v4 [3 h! o$ r' B# N1 M

 

+ H; D1 Z2 \& r. I5 Y! k $ Q5 {& x2 q8 ?3 J8 L

公文格式的不统一、不规范，影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此，应采取以下措施：一是强化意识，增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性，各级党政机关带头践行公文格式新标准，自觉维护公文的严肃性和权威性；二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑，鉴于“国家标准应用指南”中部分释义与规定不完全一致，有必要作出解释说明；三是健全培训机制，推进培训工作常态化，对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导，特别是对新上岗人员做好传帮带工作；四是建立公文格式错情通报制度，各级党政机关办公厅（室）可结合公文办理工作，及时指导纠正来文单位的格式错误，还可深入基层，现场检查纠错。

" _5 S+ f5 T5 H E q) B. u

& `; I7 i4 z6 \0 C

（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者：刘文森）

3 s: o+ e2 z% ?7 j1 O7 }/ Q6 _% Y

 

居然没人回复，这篇还是不错地

多看多学多想努力提高自身综合水平

#在这 居然没人回复，这篇还是不错地里快速回复#

}' g! B+ @1 w! ]
2 E' I. d4 e0 I* {( ^# s9 y正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

公文格式常见错误探析，纠错学习更实用