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7 k; y, j4 v5 V3 t3 p: w- a 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
; u. f) _. [! _+ \% ^ 做会议记录，写着写着笔没水了； $ [. c/ u% M. q/ v6 b1 M% O/ i
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
. }, v, R- J) z+ X( K! Q 用胶水时，找不到刷子； ; m/ V3 Z. p) o* u! D& E
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
, ?" F/ w0 o5 N* H 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 e' P5 g% s1 v9 B1 U/ w2 n8 `7 s
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
3 N8 E3 N! A. C5 L+ |2 c6 Z 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 5 w0 B$ w" j& g( y8 H
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 8 V& E2 Y1 |9 ^* m
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 * x, H U& b# n8 \. Q- Q. o- T
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ) C+ l' `, R: r! r8 o, k
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
* o2 j* q; S( D 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 / D9 a6 ?4 K3 a0 o7 I
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 / Q' U% H+ w- l4 M! ?$ M2 ]1 c
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ; H' t& I+ x( I6 `4 q/ \
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 2 i$ D, u1 U! x
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
2 p4 @2 N% D# A 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 1 S7 |5 S- ~% ~3 A& R3 D) A
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
8 q* L! ^& m3 J6 z {* {2 N: s- f 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 * g1 M: _. {0 ^
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
; m/ K3 s. t: h 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
4 ?% Z9 \& |( A% h0 x+ n/ g7 {* J 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ! y: Q8 v1 v+ ~! \. A `4 j& V6 c
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
5 r- x: h8 F! f$ z! \8 i 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
+ a/ {5 s+ J; ` I$ y4 s 9、与本职工作有关的表格。 , N% L7 q/ _- u, J. o
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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