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4 S0 N# D& \ s6 \ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
2 ^) H; O6 P8 }7 `5 s 做会议记录，写着写着笔没水了；
/ `) M( }( _& @; M0 i) M% f6 d 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
( c4 F, n! a2 r* A: @9 f O) ? 用胶水时，找不到刷子；
9 }; B' w$ t2 w" }) @ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
9 O9 G8 v2 d& m5 [ 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
3 w, Z2 x" a o6 F. W 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
1 X* t0 |& a, n# u8 p6 k. y 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
2 V9 N, R. u) }2 G" d- u9 H 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 4 b7 h3 } M/ O- t
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
2 c; q" P9 C9 q 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 / S( l. e* R) }% b+ ]; W0 A! Z2 ^
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 3 H( k: K- B/ c7 A
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
2 l1 g, Q. C5 R" e1 Z$ k 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
1 }' X% J w u% [ 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8 O2 F' K( E2 u- m: r 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 7 o$ F; K4 i3 K |. H
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 & p3 q0 [7 B" ^9 u# q% T) y
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 5 h; O. U8 k! x- {
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 g/ D" t2 x* X8 F, ^; K2 |/ f @
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
4 g6 F9 u1 t2 H2 v% q$ k 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 `% q$ k# o" }' F
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
Q# G Y3 t4 x n' _, d 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 5 ^: A6 r4 z# k* o% Y& X9 S6 u
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 * @- `1 g# d; g8 w8 b2 q
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 5 E4 f* T' d* s6 U: X
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ( g5 ^+ M( y- T8 i U4 n% Z
9、与本职工作有关的表格。
- N9 k W, I% s; |1 Z' b 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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