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9 T$ R8 t# } y 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
, W4 Y9 ~" m0 {$ E Y 做会议记录，写着写着笔没水了； + }% s' b6 `% x' m6 H9 ~
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； " _% {! |3 o0 _/ W H& `1 O
用胶水时，找不到刷子； , ?4 ~9 v, [9 i# T5 d: W
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
% }% V- C& j: T; h, J5 M 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
/ U! r5 }4 |: s/ i! K, X ]1 M 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 . P; l# O9 P! L( K: N) P l/ M* [! j
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
" U. o& V! ~8 V: d% X7 F, G 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 $ b9 G- z; J3 u& q4 [" O/ K. D
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
/ Z' G# H2 k. ]& k) I6 k/ N 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 % w) j7 B S3 `# I( W! |( v' ?
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
# W) C8 K' ~) A1 {; K 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
@3 d4 ^2 @7 q) ]2 A5 V- E8 F: j 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
6 ^% _ b0 ~/ ?- \5 {/ X3 V8 a: ~ 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 8 J# u, {% T9 F" B' W4 z7 `! l
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 " g. q2 J0 _4 L8 [* L- S( t- @2 ?
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 : _$ C3 w! |/ I5 S* D
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： " Q: Y' e R. f
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
. a7 n/ M* [% M! ?$ D 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 " }+ Q5 @+ w, K7 y' q3 ^
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ; s; B' R! x; f0 Q0 C
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 0 Q0 t7 _+ J% K. G. v1 ]! ?" W
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
* e* g% Q% f) O, _ 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ( q, I5 j0 h4 g7 V$ t
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
! t! O! l3 l- ]/ _& |, u 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ( ~* M. n0 s7 `. t7 c' j. e2 o
9、与本职工作有关的表格。
" E" @. k) \' g6 Y6 ?3 Y4 Z 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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