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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：- r, t3 q( L" i' v
做会议记录，写着写着笔没水了；
1 F1 y9 l D+ I6 ?" @% d 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
D4 V! o% t8 V1 f8 q. ~2 Z! r 用胶水时，找不到刷子；
/ o0 i1 M2 [5 N4 H+ i* R' T 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ! }, F& q3 m k' V' e! s
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
6 j3 N8 C: `* a9 K 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 \ M3 [ u5 N, t o8 b, Y
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ' L" c/ `9 S7 g* ?% s
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
% U- i) v$ a2 f: }8 y/ N, E/ E4 P 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 & ~$ y( K8 H; j' U6 d/ K3 B
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
: b/ c) S6 Y2 X# ~5 X1 b5 Y, ]' K 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
- r8 e9 ^. {2 {$ v+ G. U3 l2 g 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
5 V4 ?, X* r. K( Y* C 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 7 V/ ~ s( t, o$ ]
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 % s& @: i' n! T3 u. i& w* C- @& j
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 2 y" c+ i' D, e- [7 [6 G. v
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
6 W5 Y- o8 @7 ~3 {) _ 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ( F( O7 W& `- ^/ _/ ~5 b) S9 E
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
, J% E$ I+ M7 P' ?& I 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ) F c B) G% N) c
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ! l. W* V, y# s4 c* A
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
2 a7 o3 g N) |9 e( S0 X; f 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6 O/ \) c0 d$ d
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 % a+ p5 r% a$ b: B
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 4 _* d2 {3 O- O3 _3 e0 [( v
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 `0 D, Z2 L0 H4 C
9、与本职工作有关的表格。
0 H# c% y9 Z2 D 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 2 n! }$ l# k! l2 |+ M5 I/ A8 A
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