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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
, t/ G. L1 V/ ~( u 做会议记录，写着写着笔没水了； " b. J3 Z! J8 n6 x0 D# D1 Q4 r1 x" ~, V
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； & r* d6 t, f2 ~. E k
用胶水时，找不到刷子；
2 |( k7 ^; [- e" l! \ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； " u! c$ S0 c! l4 m/ x- I
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & ^8 t6 L2 k* q
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ' D+ d- {' L& ]9 x
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
4 f4 x5 S3 s2 P% H( V; N+ W 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
V5 L) t- U. e. m/ X2 t7 E2 M3 u) A 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 # W1 K' Y8 F: M# R6 X4 N7 B, z9 T
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
1 {. F0 t0 p0 D7 ~4 k" S1 } 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 2 C9 x$ J9 }5 K! V6 P
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ) S- _9 }9 s! t. I& k) _
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
) W8 K5 J- M( J 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
P$ _8 i8 t+ N 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 : S7 L) r3 ^* z2 [& M3 _' N- P
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ) [/ W! D% U3 Z
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 Z2 D' m% I; J3 j
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
/ \- w3 Y# v4 u 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
0 F2 R) V1 D2 e- E6 ^6 R0 } 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
4 L P4 Z& F. w0 c/ y/ b# Y, u$ `: \ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 & T: W7 e7 `* @2 j
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ' W. P& m1 Z* a) u
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 6 W9 p: a$ J( v7 G5 \
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 $ ~5 Y4 C7 J) O6 z' p. O4 _
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 $ x; y. {( w2 |* s
9、与本职工作有关的表格。 % R" q. J( Y( Y2 b8 M
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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