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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：" t, c0 f8 Q# T& ?& f: \
做会议记录，写着写着笔没水了；
v6 ^2 X _9 d& t5 { 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； & F3 M. H; e0 {, { R/ ?6 q( `
用胶水时，找不到刷子；
9 R8 y$ y4 [* A* y( R. B" i 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
: M; J! j5 v; l8 w( l 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 # U+ b8 [8 o7 c. L! {3 `% v
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ! W% r& f0 s0 n+ ]4 ]' e
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
) {4 z& ]2 q* t6 d: D" W 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
+ d, G6 a& @. D2 `1 i' u5 o( f( P 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 $ G( q& s3 E+ P$ a* k' X/ F
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 5 c$ U& R6 ^- ^" n' O1 F, x
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 2 R8 y" s% B5 Z/ w/ w
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
& J6 s2 F0 w4 B/ g 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
! r9 g' D6 d' h) K+ S5 h2 ~8 M4 p 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
& ^% d" I7 E0 Y7 B& |1 D: f 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
* y" r `' E: s 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
8 U' |. Q6 G9 m$ K4 t( U) B 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 Z' {' C1 g( v W* P9 @
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ' h+ Z* V$ F" f p; F
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ' ]7 D' E& w% x; }' m
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 1 ?3 ?# O n x/ V
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
- x. \; h& a$ s' c& O. x: Q/ x 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 " G3 q2 D9 T9 I! b1 H0 m
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 $ v6 @! Z9 T! M7 Z) ? d p& G+ h/ {/ X
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
0 v2 e; u$ G4 x- R3 C- B6 A$ X 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
8 f3 M q2 R' Z* z6 o# @7 m9 ~ 9、与本职工作有关的表格。
" b( K; w8 M7 \; d5 C 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ' x9 e6 G6 o' b$ S* C
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