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8 M9 s& b3 o% L6 x 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：7 l' k$ |0 W1 O: c( @4 O0 S0 I
做会议记录，写着写着笔没水了；
# I9 K. i% V/ L r 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
' W m& L1 H9 g6 _$ y4 _2 R. ` 用胶水时，找不到刷子； 3 C5 m: v' [ a( P1 J
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； / e4 k z* g0 [/ V
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 # {0 ~+ L: u9 v/ f
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ! f! R+ ~9 t0 `
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ; c& Z+ R* o/ E9 W: D! ]/ W* A0 k
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 4 e6 g, ` O: P
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 4 ^+ f2 W0 C3 \
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
1 x) }1 k- y+ P& f 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ' \7 |: e, K/ `9 c
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 q6 w* |# l0 U8 _8 y9 r4 y0 R' p
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 c n5 c- F. J( k$ N
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
3 A w5 p6 v0 q" q 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
! I% ^+ }9 [' a- G" V 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ' E' w2 e: B+ [! Q+ v
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
# { {) t5 t+ j) A, |$ e$ V2 T/ e j 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
* K& n6 ?+ I" @7 D 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 & R6 _1 r2 y$ O4 A( J
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
; H& p x8 r$ k6 I- K& c 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& S& T/ G7 {' j+ |8 M+ A7 [ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
# N2 x6 \! |& r' r$ W+ ?) e* f' Q; R 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 : p/ T* E. M8 A4 G; W
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
: B0 R g p9 X& k 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ' M9 a2 N" k# Z2 {8 v, B
9、与本职工作有关的表格。 ! n0 w+ ?7 U9 _* v+ }. b
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 2 Z1 Z+ Z# P6 O, q& P! F& f
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