7 S& H! n; \! i 同事之间的相处之道 6 C0 d8 G) h+ J1 S9 ~$ D. w4 t; u" B
9 W; V7 a. X7 f+ W( M与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。
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1.树立男女平等的意识
2 c9 a* _4 o' V+ R, p8 \' U/ ]) ?在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。
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2.规范礼貌的称呼 1 k0 c7 |% O) ?5 N
对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。 / j$ R& }$ W2 o2 G
上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。 : \9 W7 L% N" e. W1 J4 W- [ i6 e
如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。 # G# Y% K; ]6 Q4 M2 b7 Z# O* w4 j
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3.言行谨慎 1 v* J; r4 J" S6 ]& V+ U, u" ]
不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。
4 P7 i3 W, ~2 i$ N& R; n喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 & T& X) j, ^" }/ g9 @, i4 m
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【举例】
* B1 [4 D) f+ i% N( y秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。
% L) g7 H4 @% l+ P有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。
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4.工作积极主动 ) t/ ]) }/ u# c" }1 Y: i6 _2 n
认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。 , j3 c8 }( W- }! b# k) V' k
在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。 2 [; v3 p T8 M0 j* T9 x, r* s
& I2 R5 J4 t* c) L; l【举例】
0 ?7 }, ]2 d/ {8 U# F小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。
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' I9 ?+ H3 l' D: W, N5.遵守公众礼仪 . X# N# D1 f" h& |
办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。
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- q# V0 X) L2 J. Z4 Z6.慎重对待办公室恋情
, x( T* i- ]) ^ o7 d办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
: A8 s+ c1 r; u/ Q+ i1 @此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。
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- P- Z4 a% x2 N: Q. k【自检】
3 U' |6 R8 V# Z0 }4 Q" D7 G秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。 * g4 e" a9 M/ G! @
(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
8 M9 U, f& b. M3 P8 K7 l回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。 2 Y8 D& A# U( n% D3 R, d
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。 4 w+ e' Q7 \! g7 c0 B- k
(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。 9 d3 v, V: Q+ y. u5 U& @
做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。
8 Y( k/ b9 g; ^5 y6 x. p" y* u9 J做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。
" {3 p# O1 M; S(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。 4 P% r' V% D, [" q+ E
做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。
% @; `* y/ ?1 z8 }# j' L' S5 }做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。 3 @$ D: n! ~ ]9 R: b9 w$ p# c$ B
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' ?# F5 z$ ~# H W) d/ o要有敬业精神
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* i3 q, A7 G' h+ h- t# M1.端正工作态度 + M6 K" [6 I/ R8 a. T5 C1 `/ o
工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。
% n5 K: `# W( D: }事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。
! g8 C+ y% M! f0 ^5 J当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。
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0 ^3 v6 j# C/ ]+ ^2.树立专业形象 8 v* h$ k n/ x% M
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。
. |, j- x8 w3 T: s需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。
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9 A" j- x4 D/ m' o! |) w3 O/ B指令的接受与汇报 1 T# C4 j1 K( \7 d1 R$ S; }
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指令的接受 5 ?( M1 T7 \& K0 M8 W" Z! p( p+ B
) ^+ v/ I# T. y! Y1.接受直接上司的指令 0 e, r% A5 ]/ K: Y
一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤: . n$ n0 B" j Y1 V. M) {
?清晰地响应,并即刻前往 & G0 G. \ e( i! d0 `" @2 L
听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。 : A" o+ {. P ~0 M, _
?向主管询问应办事项
- v5 m6 u3 X* n# _8 m在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?” & w+ t& o# f! `7 H7 g8 S% E ]
?逐条记录应办事项 1 i$ ?( ]7 `# S" V) G* ^
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。” 7 M% @- F3 j1 l5 J
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【举例】
' t& V" ?' e3 F4 l6 Q林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。
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o1 S- I; M8 G+ _" r- v! ]3 Q6 J表2-1 在接受指令时的注意事项 ' g4 x* U3 z0 ~
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1 o2 m! {$ K1 P9 I" G) h' J, s, } 准备纸笔,方便记录重点 |
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接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
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0 b, @& E% n/ V y O 听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 |
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& [2 w/ _+ r. P% u9 w* [ 如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 |
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l. w3 [0 ?& x7 j( P0 i( U6 B 如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 | * ^0 A U1 ]5 y: ~# P5 G
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不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 | ! j1 r- b Z) d9 ^' E- s
! D# l2 Q! h, M6 k H n2 ~- k1 E% R2.接受其他部门主管的指令 / Y9 U* g3 w4 c
一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。 # ~8 H% h2 c/ J0 I" q, T2 R9 V y
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【自检】
4 h0 Z" c! D6 A( U$ _分析下面的案例,回答问题。 $ z% M* g. a6 | [
秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。
$ ^# w" d: ~% x0 S' P2 ]$ D$ @小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?
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! H" y+ e- l& m$ m; m指令的汇报 a- E( G9 t2 @' d9 G7 S) ^) ?
秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
" ^1 L# }) ^& N, y4 S) j I?汇报的时间
2 s# [; l' x% k* A& f5 u何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。 ; V6 s. x7 V& e0 C5 I4 J! x3 b
?汇报的方式
* I' a i# M2 e1 g; v4 }如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。
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- S" o! h- A, J& K( m& d表2-2 汇报工作时的注意事项 5 a# L; {, \" L. F/ W
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要主动进行汇报,而不是等上司来发问 |
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报告的三大重点:简单、明了、具体 | ' ^; J4 V+ K% e: J
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% K' w! r( U% y$ l: h3 }+ G 汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 | 1 A, d$ I. `; a0 q
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牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 | ( Y( a1 \* C; r$ ^3 J
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工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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3 a. T' m8 ` Y$ ^: [$ P6 E- C3 L 对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 | 8 g$ l6 K6 v6 ~: r8 m
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6 ]) C3 ^. V+ Z( S 对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 | 8 I& y X3 @ i; u
- [( Y: `% T0 S2 x9 Q【举例】
9 \5 K" p$ u* R林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。” . h( K2 c2 m; D: L% s8 |0 p3 Q
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【本讲小结】 5 G& T, F6 G+ F/ z& q
本讲介绍了办公室礼仪。首先, |