在全省农信系统公文写作培训会上的辅导讲座

　这次全省农信系统公文写作培训会，是根据全省农村信用社系统公文处理工作的实际情况召开的，其目的是通过向大家讲解公文写作的基础知识和基本规范要求，进一步提高全系统公文的写作水平。刚才，省政府办公厅张茂叶处长重点讲了机关常用公文的特点、作用和写作要求，侯刚同志对公文起草中的常见错误作了点评。下面，我就如何提高公文的质量和水平讲三点意见：
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5 w) |1 j/ b7 r4 Y$ V# O. k　　一、充分认识公文在机关（单位）工作中的重要性

　　公文是各个机关、单位行使管理职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布有关法规、规章，实施管理措施，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。它在机关（单位）工作中具有重要作用。
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　　一是领导指导作用。上级机关通过制发文件，如指示、决定、通知、规划、会议纪要等来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。

　　二是行为规范作用。上级机关（单位）通过制定、发布有关法规、规章、制度来规范下级机构的管理行为和业务工作，促进各项工作的有序开展和各种行为的规范。

　　三是信息交流作用。公文是传递信息的重要渠道，无论上情下达还是下情上达，以及相关单位的互通情报，都是通过文件的传递获得的。有了文件这一信息交流的渠道，下级能够及时掌握上级的决策、指示精神，上级能够及时了解下级的工作情况。这样，上下级机关（单位）才有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。
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　　四是公务联系作用。各机关单位在处理日常公务中，经常要与上下左右的机关单位进行联系，通过有关文件，可以在同一系统的上下级机关之间，平行机关之间以及不相隶属机关之间，都能起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联作用。
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　　五是宣传教育作用。针对现实工作中普遍存在的某个问题或认识的偏差，通过文件摆事实、讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，进而知道自己应该做什么，怎样做。

. {7 P+ x4 Z0 o  h* h　　六是凭据记载作用。文件是机关单位公务活动的文字记录，一般说，绝大多数文件在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。另外，一个机关、一个单位自己制作文件，都是自己履行职能、开展工作的真实记录，具有记载作用，可以供日后的利用和查考。

　　由上可以看出，公文在机关单位工作中占有重要地位，发挥着特殊的作用。任何一个机关、单位要行使职能、开展公务活动，都离不开公文。特别是我们农村信用社这么庞大的系统，机构、人员这么多，更需要依靠制定各类指导意见、管理办法实施有效的指导、管理和规范，靠高质量的文件去推动各项工作的开展。公文的质量如何，公文处理效率的高低，关系到我们行业管理工作的质量和效率，也直接影响到省联社、办事处和市县联社的形象和权威。因此，各级、各部门必须高度重视公文拟制和处理工作，各部门的负责同志和分管领导，对各类公文的起草要亲自把关，认真审改，努力提高公文的质量和水平。今后，部门起草的文件不符合公文规范，质量较差的，要退回起草部门重新修改，直至达到规范要求后再进行报批。

　　二、公文起草中需要注意把握的有关问题

  D. O2 Q% Z( [( }2 d2 _2 B　　为了保证公文的质量，使公文能够很好地发挥其应有的作用，我们在公文起草中应注意把握好以下十个问题（基本要求）：
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- Z% k% D8 ?2 i! q/ E) w　　1.要符合党和国家的方针政策和法律法规
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　　这是公文起草应当遵守的第一项基本要求。党和国家的路线、方针、政策和法律、法规是我们进行各项工作的依据和准绳，也是起草公文的依据和准绳。制发公文的具体目的虽各有不同，但从根本上说都是为了贯彻落实党和国家的方针政策。因此我们起草文件包括文件中所提出的意见、措施及管理办法，都必须符合党和国家的有关方针、政策，符合国家有关法律、法规的要求，不能与之相悖或相抵触。

6 o' p# S9 x9 Y: W( r　　2.要符合上级机关的有关指示和监管要求
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　　一般来说，上级机关更为熟悉党和国家的方针政策，更能把握全局，对各类问题研究的更为深刻全面，因而它的指示对本机关（单位）具有较强的针对性。我们起草公文不但需要了解研究党和国家的有关政策和法律、法规，还要了解研究上级机关（省委、省政府）的有关指示精神，了解监管部门的监管规定和要求，使上级机关（省委、省政府）的指示精神和监管部门的监管要求能在起草的文件中得到较好的贯彻落实。

. x5 n! a7 o- k1 }! S) \0 j; N　　3.要同现行有关公文相衔接

% t9 C$ H: w5 U1 P6 R5 l8 v, L6 Q6 L　　这里包含两方面的意思：一是在同一个问题上，各有关文件可以从不同侧面作出某些规定，但它们之间应当相互配合，而不能相互矛盾。比如，对同一事项，这个文件说可以办，那个文件说不能办，这种相互矛盾的情况不论是本机关现在发的文件与过去发的文件之间，还是本机关发的文件与其他部门发的文件之间，都不应出现，以免执行者无所适从。二是当根据新的情况需要对现行公文中的有关规定作出某些修改时，新制发的文件应对此以适当的形式有所交代或以其他方式予以说明。
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　　4.要完整、准确地体现发文机关的意图
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　　这是公文起草工作应当遵循的一条重要原则。就是说，在发文目的（即通过发文所要解决的问题）和公文的主要内容（即起草公文中所提出的政策主张和措施办法）上，都要很好地体现发文机关的意图（即发文机关党委和领导集体的意图），而不能主观地把自己的想法当成机关的意图。为此，文件起草者必须仔细了解和听取机关领导的意见和要求，注意从领导的角度和工作全局角度思考、分析问题，对有关情况和问题进行深入研究。
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　　5.要全面、准确地反映客观实际情况
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5 O3 x1 W, r3 h$ E1 W: t　　这里应达到三项要求：一是所反映的情况要全面，而不能以偏概全，也不能报喜不报忧。二是要准确，所反映的应是体现事务的实质和规律性的情况，而不只是某些表面现象，更不是虚假情况。三是客观，所反映的应是客观存在的实际情况，而不是主观臆断或故意编造的东西。只有全面、准确地反映客观实际情况，才能对问题做出正确结论，找到能解决问题的切实有效的办法。可以说，全面、准确地反映客观实际情况是公文的科学性和生命力的基础。
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6 r& |! c+ V6 {　　6.提出的政策、措施要切实可行
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　　这是公文的核心问题，必须慎重对待。具体政策、措施归纳起来，基本是两类。一是属于行为规范方面的，主要是指：什么事，要怎么做，不能怎么做，违反了怎么办等。二是属于物质方面的，主要是解决人、财、物的问题，在确定这方面的政策、措施时，一定要做到“切实可行”，既不能要求过高，也不能要求过低。不能只考虑需要，还必须考虑可能；不能单凭主观愿望和想当然办事，必须经过周密调查，精确核算和充分论证，否则将难免出现麻烦。

+ ^6 d* b4 o5 F/ x. r　　7.表述要准确严密

5 U0 U3 z& T4 P+ O- P$ Q　　公文的表述非常重要，是关系公文质量的一个重要方面。具体讲，主要有五点要求：
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　　一是观点明确。即公文的主题要鲜明突出，同时提出的各种主张、意见、要求、政策、措施、办法等都要清楚明白。

, q* O, |5 A8 r; I" `　　二是条理清楚。公文中涉及事项多，内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分，依次进行表述。

) Q' H9 m; J) \% B( ]  \　　三是内容充实。即要有丰富的材料和充分的论据，以增强说服力，使人不仅知其然，而且要知其所以然。
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　　四是结构严谨。即公文的开头、结尾和中间各层次、各部分安排有序，各个组成部分要紧密衔接，全文要成为一个有机的整体。

　　五是表述准确。即公文的观点和论述要完全符合实际情况和机关的意图。在表达手段上，公文使用的主要有叙述、说明、议论三种表述方式，一般不用或很少使用描述和抒情的表述手段。
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9 G' y. Q7 R& }; {　　8.文字要精确简练，语言要朴实、庄重、规范

- V' s" Y8 n1 H2 p　　文字精确简练是要求公文的文字和用语要准确、恰当、严谨、明确，不能含糊其辞，产生歧义，写东西要开门见山，简明扼要，力求篇幅简短，不拖泥带水，用最少的文字表达尽可能多的内容。语言要朴实、庄重、规范。“朴实”，即实在、质朴，叙事求实，论理有据，不夸张，不掩饰，不追求词句的华丽，但也要尽可能写得生动。“庄重”，即要郑重、严肃，有气派，不轻浮，不俗气。“规范”，即要遵守语言规范，使用规范的语言，要使用书面语言，不要用口头语、方言。

　　9.文种使用要恰当

　　不同文种的公文具有不同的功能和作用，并体现着发文机关同受文机关之间的一定的关系。有的文种具有指示功能，适用于上级机关向下级机关行文，如决定、指示、意见、批复等；有的文种具有报告和请示功能，适用于下级机关向上级机关的行文，如报告、请示等；有的文种具有周知功能，适用于公开发布或在一定范围发布，如通告、通报等；有的文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事务制定具有约束力的行为规范，如规定、规章、管理办法等。函，主要用于无隶属关系机关的公务联系。必须正确使用文种，否则将会影响公文效能和造成行文关系混乱。具体使用什么文种，主要根据行文的目的、行文的关系和公文的内容等的不同确定。
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　　10.公文格式要规范
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$ C/ M) H' ~0 F( |* z0 E　　公文的格式是公文的外部特征，它的作用是以庄重的、特有的形式引起人们对它的重视，并为人们的阅读、承办和管理创造便利条件。公文的格式有关文件中都作出了具体规定。这里只重点指出以下几点：一是公文的标题要突出表现公文的主题，并与正文相呼应。二是主送机关和印发范围要根据公文行文目的和的实际内容确定，所制发的公文要谁去贯彻执行，谁去答复，需谁去了解，以此确定主送机关或抄送、抄报机关（领导），这在公文起草的同时要考虑。主送、抄送（报）机关要用全称或规范的简称。三是公文的附件，应当在正文之后，落款之前写明附件的名称，并与主件装订在一起。有的在正文中涉及附件内容处，加括号注明“见附件”或“附后”也可以。这有一点需注意，凡印发规章和批转有关部门的报告，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主件的一部分，因此在文件中不能再写附“××规章”、“××报告”。

" r  @6 _8 D9 F7 k- S* n　　三、勤于学习，勇于实践，努力提高自己的公文写作水平
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9 C0 o; f% o% `& ~- C　　总之，提高写作能力没有别的捷径可走，主要靠平时多学、多看、多思、多练，肯下功夫。只要我们能做到这些，就能提高自己的写作能力和水平。主讲：何福魁

今天我就啰嗦了这么多，由于水平有限，讲得不对的地方，请在座的各位领导和同事批评指正。不好意思，耽误了大家的时间，谢谢大家！-

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