在办公厅室工作,既便不是专职会务工作人员,也难免会参与一些会务准备工作,如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来,这些工作都不复杂,没有多少“技术含量”,只需认真一些,谨慎一点,按照程序一步一步做就能完成好。其中,最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。6 s1 S8 s. S/ J
( c/ Z/ L( C' L+ |' A 会务工作中,涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。
3 i. M' F3 f: U3 m
& O. X4 ?" r+ A% M" [6 A& C- ^5 p4 z1 G 一、主席台桌签的摆放* u, k [8 f# T6 J) J$ l9 w. U) d
+ W; ?7 w5 B9 O; o& _$ a# ?
会议主席台必须摆放桌签,以便于领导一目了然,对号入座,也避免领导在主席台上的互相谦让,既利于维护会场秩序,又增强了会议的严肃性。. Z; `/ y \; [, L# I
9 `0 r8 Z1 D3 t; T4 U0 x
会议主席台,一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上,均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为前排高于后排,中间高于两侧,左侧高于右侧。此处须要注意的是,左右之分,要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。
1 G5 [! Y; g6 ~7 m) f' E. f t; _" S5 O" h
当参会领导为单数时,主要领导居中(即主席台的中线位置),2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置,以下如此类推。% F3 _! \% \* h/ u
1 h' x2 h! c! m+ S2 B" v 当参会领导为偶数时,1、2号领导同时居中(分别放在主席台中线的右边和左边),2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,以下如何类推。(示意图如下)
e j) @& e3 N/ ~5 Y6 {
; V% ~4 X) S$ O9 V0 M . _, u8 j! I% `) j% o
8 w( d2 S/ g: v 会议发言者发言时若不宜就座于原处,应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方,并摆上桌签。
# V& m5 ~: m- ^" Z/ x( E1 ~) v' J. ~
- x9 q [; q% K4 k% @. J 圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感,所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时,应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力,也最具有权力感,在这个位置摆上1号领导的桌签,其余顺序按主席台的桌签摆放顺序即可。! d2 c$ C3 F0 M e$ _
1 k0 Y' b, k, A8 J1 [- @7 e 二、正式宴请时的桌签摆放: M9 [# i7 A' c+ ]
+ ^* o: Z# D% h/ G* r% G4 y( j- u
宴会前,总能看到一些人谦来让去的,不为别的,只因没有桌签,无法确定座位,既不想“越位”,当然也不想不“到位”,只能在推让中达成一致。6 _3 [+ h8 J; q. ]0 B
3 Y) b- W, _4 W, n! {% O4 l 正式宴请时,一般都事先摆放桌签,以便参加宴会者入席时井然有序,同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座,离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊,上座的右边是第二号位,左边是第三号位,依次类推。主陪坐主座,副主陪坐主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的,如果场景特殊,应视情况灵活确定。+ ~0 t% t4 o& X, H; l3 d
" s& P* r* n; B Z 三、集体合影时的名签摆放
* s% }; [3 f$ L$ t
! [# ~) Q$ {7 l0 B( V) Z |