一段：发通知
; E. |2 P- R& |! b ?用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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( W0 q6 K. I! F4 }二段：抓落实
/ ~$ V+ I2 Q* z- @0 F* m( }* q- }发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到! Y C# u- ^) p) H" Y2 f
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三段：重检查8 B4 W, q# H, V! Q
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间4 L4 y) `+ P! Z8 U
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四段：勤准备; e9 g) h6 l( `" h" M
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议! V2 R4 W/ J7 Z+ k( o; ]; k
( W, F1 |# D9 Y x4 ~五段：细准备
* r; z2 m$ i" o4 k- ?: B! H$ {发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录
% N: v: o o+ N. y4 y6 b发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）" b. ?; c( v4 O5 ?8 ^: t
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七段：发记录: x1 _6 o! t& M$ ]
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员( @6 ~% x5 j6 b3 k/ |% A9 P1 d
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八段：定责任
/ _8 F/ r% x: ]: g5 `将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理2 Z( P n+ p7 }* q# Y
2 a6 l! ]. H* C九段：做流程7 H. k' q. p1 ^) o B3 D
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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