九段秘书区别

一段：发通知
( R/ ?; |8 v% J用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
9 }8 f  J0 d! g% X/ I
* O  P/ c8 |* F, T- D4 ~' ~二段：抓落实
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到

' ^- p9 G$ _7 {1 d; O! J三段：重检查
  g0 w  b# U! }8 ~1 ^- }& D发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间

+ d, {+ e# d- O四段：勤准备
" ?1 \/ }( _3 \) Q发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
( J# m* H4 W7 K" w8 z
五段：细准备
  w' a6 W; a9 f! Y* o- ?: s0 R2 L' B发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）

5 p; O5 z: a# Q2 K% c4 n六段：做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
; o: {- k2 o2 C+ k; {, w
七段：发记录
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员

八段：定责任
4 n" C* z% p" d3 L2 r将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理

7 A: t4 e" r" F九段：做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
- S! D; T+ d* j0 @. ?