办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
2 M7 j0 \% P) j/ _2 h9 ]- J3 j) i0 G
加强办公室建设与管理

' x6 t4 r6 F" w: d4 J) S一、办公室人员岗位认知与基本职责
5 s3 {3 F3 Y- S8 y  B" c% ^
+ d7 D1 K7 Q# A! C二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

6 q/ F6 B* R( h2 |; r: F, [四、加强办公室的日常管理
) Y" \/ ?1 v0 ?
一、办公室人员岗位认知与基本职责

1 Z# P0 Z" k9 N5 G  V' E（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
3 }' |- ~% e5 S' [9 V
7 [' j! _1 ^( z4 n, ^# K3 ]联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
- S! }" e& s0 A
' x4 e& b; _) b- g" Z7 u职能定位：
: [3 h; n; e- K$ K) r
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
8 [# r  m- W( r: t5 x
（二）办公室工作内容与特点工作内容：
0 E* z  j+ L4 V4 l& u' P# u  B/ ]& M
按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
& s2 e  |& l% r% I0 L& s8 N
按内容分：
' k8 R$ f/ b# `7 j
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
& E! k& }7 @" t
" n0 p7 x/ Z; p; C( E' H综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

. N. V6 t8 O" Z/ M4 o; z7 x5 X/ j; O一、办公室人员岗位认知与基本职责（
: E. v* C$ V, W: Q9 q- O, N
三）办公室人员角色定位
! _- W& M# v% H  l2 P9 p
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
* K8 O& N5 U) Q. ?" n9 T2 `6 Z. n1 j
5 D: S0 d2 ?. a: j! z2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
) P' L8 o+ `5 r6 ~3 r: A) C) M
一、要讲事业心和责任感；
  N$ n2 m! C5 i7 q$ e
二、要认真细致；
) I! Y. q' E2 f
三、要讲究程序(不要打乱仗)；
. r  W( L8 u% s: x/ o
四、要讲工作效率。
% o9 M5 X* P) W( x& E! L& R! y
（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
6 j/ D# K9 b) k
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
6 p: n3 p8 ^9 u0 d
9 @, x  L3 n* e; f$ s/ C踏实肯干。舍得为工作投入。

+ l+ Q: D# U9 G（四）办公室工作对人员的要求
( [% Z% L# i2 l% X8 u1 O) C
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
4 Q# b4 u1 g$ O# Z" l
8 O) E- |$ l5 M* ?; J$ o调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
9 j6 y6 A9 a5 y; L
- r7 g) N% n) S2 x0 J/ y思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
; \0 O2 S' }. G; C$ e( W
（四）办公室工作对人员的要求
6 e; [  T& |' t' a% c. P
3、心理素养
* T) Y% f! x/ d
心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
( Z* G! t) K3 }; a
  A- J& k+ X; o7 P2 |2 T, Z1 N% ]/ L注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
& Y: h0 s* H! O9 A
2 P  p( ~. F8 r0 h1 @调控力(控制情绪的能力)。

# [8 D3 ^$ @6 q/ A意志力。
) _/ @  T% D4 k/ ]. w6 C1 `
% H4 @6 {2 B+ s; N3 p& [- o/ B' f（四）办公室工作对人员的要求

6 r: e* j( X% Q- f4、角色意识

9 A6 J  |! Z$ v9 O! `% [, }8 k做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
3 N5 k# Z9 C* E; i' e
全局意识
; e( F7 r3 H4 e- [
责任意识
/ y3 f4 P( u+ a! ~6 \
创新意识
( a' Z( M" k4 d7 s# h( x  m
% f- ?  p2 B  A奉献意识

信息意识

8 d9 Z4 \* g$ |* q7 |程序意识

学习意识
$ e' o# n5 T3 w! b  K' e1 E
/ G# ?, W/ H1 j（五）领导对办公室人员的期待
2 T+ a/ S* c( ~9 U# g
领导测评办公室人员的20道题目

% n: Z. C: s& }8 D1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
& {/ i0 Q1 s7 M9 A4 ^8 G  n
  x9 t5 L* L* b* r他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

4 n& p$ N! P4 v( }  F, G3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
) h; W( P  B7 e* h" k0 w8 S" F
他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
/ _0 I3 |% `1 e* Q8 `3 K6 \8 {7 I
, D) d7 q9 ^  V1 J" H0 R领导测评办公室人员的20道题目
2 C4 `- o+ n) |/ i0 _
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

: S/ C% O/ T% x2 A0 O% u$ p6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
7 f' D$ F4 t6 H/ |  f% s. ~- S
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

7 ?8 K* b3 s" n  ?! B3 @他的工作有条理吗?
" `4 W, `2 O, P# T
7．他是一个机智的人吗?

* }2 |5 S, G5 o' g1 Y% N能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
2 w3 P( Q. x' U/ r& r
+ ^& c: h) `! h4 ]3 P! [能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
/ D1 X: M( p$ y- V$ J+ B, y4 Z
领导测评办公室人员的20道题目
" i( ?+ E8 m% P# q
7 d- m4 ]# }1 e, f. M, w( }4 c9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
6 ?) W) c4 p7 b) [8 r) N
10．他在危急关头是否沉着冷静?

+ L" }  w" @: u% Z- T  n当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
) H; E) m, n" L- Q
2 S  h: Y8 r5 x. t你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

& o. _& _7 |8 Q领导测评办公室人员的20道题目
" ~, i7 ~. r- p5 `3 i# \
: F! U8 x9 Y  I; P' b13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
. A& L7 d; G2 Y
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
* U0 \6 I* ^+ m3 E8 p+ K, T% k
14．他是否有个人学习计划?
$ U+ q4 h7 v" L& ?  w! @& z  Q
$ e& B& A" M* K$ r: m5 z  R/ w- `& I是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
4 y3 R- S; H5 I; ]2 z
; b6 c3 W2 q0 N. W  n' h, \是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
$ |. Z1 I/ P6 d4 O9 p. h1 D
能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

& C: P3 R6 F" S$ W) x; o16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
4 r+ ~0 E; k. {5 |' O
, o  O& C" U( i( \( S, j- S% E领导测评办公室人员的20道题目
, P, }' S- Y) u2 w* }7 r* z. v+ h
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
7 E( h/ E6 S) U) s' E
0 u, X' M" n! X( J9 [18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
- C" S2 z+ O: Z) X9 Z. W# H
19．在调研工作中他是否称职?
% Z+ S4 g) a# P
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

5 B& j& |8 v; Q) |20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
+ }+ c& i7 l3 Z6 t$ I
启示……
6 m: P& x  \  c0 T% d3 E3 d. e
! P/ p) R( M6 T1 d5 u" v' p二、加强办公室建设

. h- }+ Z3 r% h（一）办公室建设方向

3 M  h# G4 ~3 x* o4 g$ C4 F1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
! c* e" E2 e; C1 u
3、努力营造和谐人文氛围

0 u2 N  ^- h; a; [: [- X5 F0 ~4、大力倡导团队精神

! s) d) l0 ]. T4 H: X# f( B. t) U2 G（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
) @, A, a- O% h( ~( f% |
% N2 F' E% L6 U4 I  Y! a+ o3 T良好的电话形象
4 d3 f' k6 p  p% _: r$ {" k7 @
良好的文字形象

良好的语言形象

) s! k; b, L* e8 F# p. Z0 h二、加强办公室建设
1 K  p+ T- }$ O6 y
（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
6 d' r0 q. w" g. q2 Z
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
" ?* V6 _8 s: W8 p; U7 l9 s% K
  k( v7 S# `$ y8 F( k" ~' O, T, y: u% H4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
. s7 l/ n) m( n5 }1 V. k( |. y
% I" i: k' G! T* K, {5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
$ E# I) E3 Q! j: Q) l
8、不居功自傲，有容人雅量。

5 R, ?0 D; o! w0 y* x# n8 w三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构
' S# h3 H9 j2 |2 q" Z
2、协助领导确定会议目标和议题

5 j7 I# j4 T$ Z/ C$ N( _（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
5 ~% D; K0 A9 Q' U3 V8 [8 N
6 l9 W  Y7 E4 y  _3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
0 q5 v( r9 r$ T! D5 Z- S
（2）拟定办会方案
$ L( |* M( a3 t
2 C0 z! Y6 J" ]' O; Z, D（一）会议服务的基本内容
% x3 T# B2 f6 [7 U$ i4 g1 c' {
会前准备工作

. m! z- X3 ?+ k9 F4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
1 h# Z9 N* l" w2 s2 Y9 y
+ H' m4 \: ]' m5 P; D1 S7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

9 @$ U! c$ ?# Z0 {; o6 W( v3 ]衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~