办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理

4 O9 F2 g* [0 r- M  a) x6 g一、办公室人员岗位认知与基本职责
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, h$ x4 s' F; G3 T% j* v二、加强办公室建设

6 _% L& Y. D1 d! `! i4 u: C! T三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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5 g; c4 \# e9 c( w职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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4 A! o/ T8 n& _# o一、办公室人员岗位认知与基本职责
; O! N! a* O. o& [" K& [& T; ^- \
$ ?- i7 ~+ v( |" W2 c（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

2 B$ V+ M' A: }4 B5 g5 U程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

- m! q) @1 h  d* D按内容分：
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( j  Y5 Y0 W3 v; C* s6 ~, d& M办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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6 r5 Q- }& r0 a2 D" r综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

4 v' q! y1 P" b# f3 I" G( N一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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( Y4 E( U  X+ U+ L7 _; T# G' k- q1 {三）办公室人员角色定位

& }( X7 v: o; ?5 \; Y! p$ L办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

/ L! n1 z' Z4 g! ]* C0 ?（四）办公室工作对人员的要求

+ R4 B6 g, M. B9 ~" H2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。

+ N5 r/ J& i5 J0 U+ @+ K: U（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
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! F4 |$ e5 P+ L# Y热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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) M2 N0 o7 {' r4 ^( T0 ]9 z( J政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

; F" f' _6 n$ G' t踏实肯干。舍得为工作投入。

; j5 [4 D5 v+ z; f$ H% r$ O2 o( ~（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养

2 l; y9 S# L5 R" e心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

) n0 z& K4 o+ Z* [! U2 b: P调控力(控制情绪的能力)。
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6 ~9 d6 l, l2 J" F3 h2 m' s3 B4 P/ h意志力。

* N1 t6 t# ^" l7 X" ]7 H（四）办公室工作对人员的要求
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: `" F$ o& D+ ?' |7 R4、角色意识

3 s' j6 H' t( T- s% k4 M& d做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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/ C1 q4 {& \; |' h全局意识
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责任意识

创新意识
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; g9 T3 _* K! n9 j* F& S奉献意识
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信息意识
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  C9 f# |0 z1 a  h程序意识

) q. B8 Y& A4 a' p  ?8 b学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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  c, V, _: V* r0 Q/ z: ~1 f7 p领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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/ f7 x2 m$ D; L( I4 H8 b5 p( c6 z他是否了解你的目标和意向?

* F( f# N% F9 k8 ~! ?( C. l他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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* V2 x! N) M+ I3 m; j3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

8 u6 w1 }; [$ R% {5 Z3 `! c他是否很会安排时间?

$ k4 e% t7 s( F# w6 A, ]4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

5 p+ ^! v( f4 u/ A1 ~6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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( c4 f& C5 M  V6 N' a能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

, ^9 G4 x2 Z( }- J2 X0 [! p" L! v# Y# o' ]能否制订新的工作制度或工作程序?

9 ^* t8 n0 Q3 t他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

$ L2 b. M" C& x! z6 _& N1 A( _能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

% x# c$ r  f1 t当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

; Z4 ?. {: J# ~1 S, P& S% {11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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4 o7 D9 ^: e& Z0 e+ v7 _领导测评办公室人员的20道题目
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) |: F# @' R* C9 b% H! P13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

# f$ K# A. C9 d& z而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

3 P4 K* p  _( L. G0 K14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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( H% {9 I2 K. r* r( L6 r3 j是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

$ ?# ~. `' u5 s0 k: e9 N2 ^1 v" u! H15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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( ?: V$ B* [" ?8 z. Q, }- y16．他是否按时完成每天的工作?
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! a1 G* a$ Q7 G3 U3 b8 ^/ Z% X6 J是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

" q2 a4 h8 k6 H  u7 d19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

2 v9 X) Z! `2 h1 e2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

$ u$ n. |9 t* X1 C5 f# \* P& V) P4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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良好的电话形象
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% v5 W+ ?, z# ~" Q- l( N! c良好的文字形象
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0 i8 m" d# c' W: S良好的语言形象

; z( j2 i7 i$ q4 V6 ?7 o二、加强办公室建设

3 E0 n0 A% K8 b（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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) G6 h8 W# O. u3 ?- j6 I4 u* Z1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

& s+ A, ?) _/ m3 _. l! j: a2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

! ~' @7 H- \& s: ~8 E% b% x  T3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

, h  N4 F; i& V7 m3 }- h4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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" P3 r) O, w. k1 k5 g8 l" D5、随时让同事知道你对他的感激；

7 o/ d& w% z% e6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

4 A5 j# C2 g4 E$ q, y0 c" n8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题

2 x, J& V+ V( q+ q' @% t) R  ]6 M: l（1）确定会议目标
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) [: S% U: D8 D/ J4 t% X! q（2）拟订会议议题

1 O  ~# ~6 w) f* u  `3、拟订会议财务预算和会议方案

" \0 n) W: f6 l: ?（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

# W. ]8 ~7 {* o/ v4 Y8 x) f会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

# m/ W- l8 j5 h! Y2 n# o7 W+ ~& g6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~