办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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- B) S1 \" q' }$ b加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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) w. h5 A, R" v" g+ l1 g7 P二、加强办公室建设

' @! v/ Q. k9 s8 I三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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1 Q1 T/ J' ]$ j& T+ i一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

* Y9 i0 I7 d  l( w7 v3 |4 W职能定位：
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- [% d1 Z* y( w% K1 \: v行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

& \2 _6 I% J0 {. u一、办公室人员岗位认知与基本职责
- Z/ ~) h! y; V7 X0 {/ \- e
; Q) h7 v- ^3 ]! H, Y' D3 U. H# u（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
- U" |! ?# k+ X. L" W' B+ F7 H# N
: q, J. P: i) N; H& J办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

9 W. [7 i. i1 B) k) E  d! x一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

- ?( |6 f6 G% p办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

4 Q7 }* ]& E& L（四）办公室工作对人员的要求

! F- \; a4 q, }7 D9 H( A2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

% f) A' A, Z# l' C/ l; V5 @一、要讲事业心和责任感；
% g" q  C/ L. ]
二、要认真细致；
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- W2 A, Z6 |: [7 b三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

) h5 }& O/ w( n9 t' Z/ `责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

3 N! U' h5 o: v8 u& T' P, I6 I踏实肯干。舍得为工作投入。
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" A& c/ B6 l% ^. a' K0 A7 B. o# Q1 j（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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, S' T/ \  N# i8 d' N: Q( I( S调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

+ z$ }0 _7 Y, l7 P0 R% U. b# h思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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3 D8 W% E( D# J/ m4 `+ H表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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. e; c+ x$ h  L2 J- N- R（四）办公室工作对人员的要求
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, ^3 z' P+ l+ o  o% I7 U5 b( d3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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( A! p2 `% K) S! C" g: G5 ?# b, x) l% T注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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# N6 u7 l: p, F5 Z. c; T意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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责任意识
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创新意识
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7 \  E8 ~0 J  `+ o# L* E1 D% w奉献意识
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信息意识

! G' A) H0 t5 M) Z4 O; ?程序意识

4 O2 {: O" O" }+ a) f学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

9 E- |7 B( J+ M; D1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

2 j6 d4 d/ p6 D6 E% B4 `6 G3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

) G) [  ]% ^! f0 d4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

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% T3 p  G/ u/ g( G& h- q5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

8 |, \% E- L; P能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
4 V4 j9 r; a+ Z3 ~! p( z. Q. y. ]4 R
& j# ?! g5 h$ R1 p/ q6 T' T6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

# {( n* M) s6 E( k- m( l; N能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?
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8 i+ Q# ^# K; l. e0 o9 d# |/ p7．他是一个机智的人吗?
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% x) _4 c2 M* w% H5 `. _# t能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

, ?: V# y' I% f1 m  W8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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) _& i& M3 n' k5 Z; U3 [1 k- d% p5 y当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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2 E, u. |% j: U9 R* C7 `你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

$ k- R" f9 w/ k是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

! D9 V+ ~6 t9 U% g: M) v- @领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

5 S9 e; Z  G: V3 [14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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- H7 G. a* S; e) I3 P是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

  W/ E/ o3 k. K% A( K) J: ^15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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, c2 ?- c5 J; k  g7 u/ d能否准确地传达你的指示?

& k0 c% a) P" x5 c% }; s能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

. _# f1 A" {$ d19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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8 V' I- _) ~/ _% W1 l20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

5 Y0 J* ^2 Z- @2 s7 L) E" K1 J启示……
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二、加强办公室建设
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' V! N% H. Y+ E% Z3 Z+ t; M（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

) y0 [) K! |$ C( E8 ]2、积极推进建章立制工作
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- d* a- B" `# Q' Z* o3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
' T7 F" c3 {4 P' |" C/ }: Z: M
; m2 |& L# u9 N7 \( q3 R良好的电话形象

良好的文字形象
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, T5 G. k# b/ m2 V. |) x良好的语言形象
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3 E7 v. R& u( p# v8 t3 F; b二、加强办公室建设
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2 x) {3 a9 G% N. U（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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: @" b3 Z' ]6 g) H. I1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

: r' [* T- i) w1 ?6 Z) g0 J3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

& d' ^% B1 p+ B  |4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
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) ^. T$ X; w8 |; A6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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, u$ U! X. _$ N+ w, p; V+ N1 i: Z（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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5 t6 Q0 A& |! M1、设立会议承办部门和服务机构

% p* R+ Y  U9 r8 _2、协助领导确定会议目标和议题
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7 d. \) b8 ?) h- U（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

4 D$ e/ M0 L: ?1 }  a3、拟订会议财务预算和会议方案

1 j* T# M1 h7 s# j/ M（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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. A- h4 q$ C4 i* A# U# }8 F( x' o（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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( B' f: [0 M, G/ c1 k6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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& f5 U/ M9 m1 a% S% b  A  o  F7、会场的布置工作

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; H6 F9 j5 [( d4 |2 D4 H  q衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

, h$ x7 E4 b! b6 L) ~- U" a" _主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~