网友提问:
3 f# r' k& d$ W3 h- R8 A; A% J
' V( @4 H. I) c3 J现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作? 8 _1 ~: ^$ b2 s k" T0 [" Q
9 S8 L' u# ]; v2 `' g3 i( W老秘回答: 2 S6 n Z1 c. v& ?! n
$ K: x3 } A f' n9 ]( Z' x会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。
: O' W* A, x8 r3 s 7 O: v* E( z! \. L0 ?/ S
●使会议开得卓有成效
) \* f* Y E9 { 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。 6 k: a6 U. g& x9 P0 ^
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
( j/ m( K0 L. K* S7 V7 t 2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。
$ Z4 C1 P: a! z8 o" f 3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。
* \0 i0 P# N* O6 g! I& f( M7 P 4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。
' s1 |, } i; ~" v5 u 5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。
v8 {9 q/ h, o. B( ]6 v- q' w 6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。
1 p$ ?% ~% ]5 t {9 E# E 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
) h7 D/ Z% i; _$ u; E 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
$ A. S- d& ?( }* m+ q. b6 v 9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。
$ J* P7 R0 p0 Y U 10.信息要加以选择,避免过多。 ! @2 P4 F- i8 V1 r5 b
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 5 _7 y5 W' y4 V3 p
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
0 q5 d \2 C1 y/ s$ Q* m" k 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 2 k- I; b8 i* E: Y% @+ ~6 ]
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
+ h ~. T% p2 x" p/ A 15.会议要尽可能小,以免分散注意力。
3 Z) ]3 ?0 r' H/ ~4 `: m1 ]" L 16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。
# r& M4 m7 w9 M* R' ^1 W: A 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 $ ~7 z) A2 t4 w5 i# I
18.会前先拉几个盟友。 8 Y0 o0 G+ u7 Y% I, s% g
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 ( x+ b+ I! x4 L9 H# @
20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。
, E( m" l& U" Z; n9 d ●会议准备
* P' W$ w+ o; N: P 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。
& v$ s! \1 y( v& L 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 q! F6 S! t& k' Y _4 r
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
! z4 M2 a9 L$ }5 v' }2 _# I 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
1 ^+ x d) z: d- |+ V3 Z6 s 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
) c2 z- t" V/ o, g2 a! I 25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。
9 g) [: l5 E/ S/ K" Q f! N 26.任何议程变动都必须通知主持人。
- [ a& U: v7 ?$ `/ g" v 27.议程要尽可能短小简单。
# F" w& L- C e8 G% j6 } 28.尽量将议程限制于一页纸上。 : H J5 M2 [$ H8 Y" V! S1 D( ^% p
29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。 0 R7 ? R& M: ~9 ~ h
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 # X5 j. L$ G% w4 |; O- l* I5 z# V
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
4 P- e. V6 M- X! @2 y% Q# h 32.必须将电话转移出会场。
# d/ J& @& W- @/ `, x 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 ' U- V! d3 s0 {( Q9 f) g
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
- ]9 U: Y0 t7 p/ T 35.要找个确保没有干扰的会场。 , o( r/ y, D) b' a; K1 R
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 + Z! C$ m8 g8 y- p- K% u! Y
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 1 ]2 l& Z9 [5 H$ k
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
9 j9 y' F; S8 X: C9 J 39.座位之间应有一臂长的间隔。
9 k9 Q. ~, {' k% N 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
* M# \* L0 M2 z* T% d: e$ A, r% B 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 7 S) }' e x! a+ E
42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。 ( z- Y1 ?9 y8 j
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
8 @: D; O: x0 X: ]! ^5 l3 L 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 , t% F2 [# ~$ n
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 7 T$ D6 C9 ?& u- \+ z$ M, q
46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。 + Q" W9 s3 G& |7 ~7 p- m
●出席会议 6 C- j+ ]5 `! u. y& n; B
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。
# I" N& L& A3 D3 S) }3 t% Y* w 47.会前拟出自己的发言稿。
1 P$ d% R# B- ? 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
) A$ e* g/ _' J+ j5 Y3 i8 | ` 49.要保持积极的脸部表情和音调。
7 v! Y0 B& P& E0 R9 r7 g/ O 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
1 @. e R. C d
0 h) ~. M9 F9 s/ I8 c' j 51.开始发言前先作深呼吸。 ) t* {; [) `1 I/ Z/ R: C* j
52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。
" q8 W1 U# z) p# r$ ] 53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。 3 B, e7 U9 b- K1 m' D3 Z3 X5 l6 ~8 f
54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。
+ E$ k, N! g, {; a+ k' G 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 % i A! Z1 i6 F/ u! R. k
56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。 # X4 `/ q* p3 s5 g, f5 v# _! B6 _
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 : `- @$ y; R) k1 u0 Y
58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。
3 U0 D0 ~. H; A. T* G6 E 59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。 6 L+ F1 V ?. A& J
60.必须按照议程顺序作会议记录。 9 i8 A% y0 _, q. a( L
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
: A* y& j4 `+ _ 62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。 + S" r8 A3 Q1 u3 d9 q' H4 g9 z
63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。
R+ w3 F, k- z6 M ●主持会议 $ X, d* _0 U' |' c2 h/ t9 o
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。 ' h9 F7 ]4 D; P3 [
64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。
, e) V) { L) t+ v" S0 [ 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
2 `% p9 f3 M" j 66.尽量于会前认识新来者。
( c: C" A+ V0 n 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
D( |7 n- p8 ?; O% I6 t0 ?, s 68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。
, x/ A( |2 s* s# r* @4 A 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 ' M* h, \4 a% {& E/ b' g
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
- q' l1 ~ s+ B1 ?, K, C5 ~ 71.要制止支流辩论和私下交谈。
* V* u0 {% I8 R0 S3 O 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。 % v% P& [" s7 \$ w* X. K: h
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
4 m0 M9 E& z* Q8 p8 k! C 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 & s6 E0 `& k/ G4 V; M$ Q: b
75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。
8 S" Q: c+ b8 c" P/ V5 y 76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。 : V* Y! L/ n( T7 Q& ?% Y
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 : X- J1 n; `' p Y- k! A6 O
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 * U( i6 V" [0 g; Y7 t4 [
79.必须清楚每次会议的规则。
& E; w, Q) }2 {3 q' D 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。 ! {* ?$ K! Y6 N
81.要改变会议气氛,须先改变议题。
. u B* ]. v3 Z% a7 r! D8 d
8 S4 `2 C0 ^8 M0 p* T |