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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

3 f# r' k& d$ W3 h- R8 A; A% J

 

' V( @4 H. I) c3 J

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

8 _1 ~: ^$ b2 s k" T0 [" Q

 

9 S8 L' u# ]; v2 `' g3 i( W

老秘回答:

2 S6 n Z1 c. v& ?! n

 

$ K: x3 } A f' n9 ]( Z' x

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

: O' W* A, x8 r3 s

 

7 O: v* E( z! \. L0 ?/ S

●使会议开得卓有成效

) \* f* Y E9 {

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

6 k: a6 U. g& x9 P0 ^

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

( j/ m( K0 L. K* S7 V7 t

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

$ Z4 C1 P: a! z8 o" f

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

* \0 i0 P# N* O6 g! I& f( M7 P

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

' s1 |, } i; ~" v5 u

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

v8 {9 q/ h, o. B( ]6 v- q' w

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

1 p$ ?% ~% ]5 t {9 E# E

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

) h7 D/ Z% i; _$ u; E

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

$ A. S- d& ?( }* m+ q. b6 v

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

$ J* P7 R0 p0 Y U

  10.信息要加以选择,避免过多。

! @2 P4 F- i8 V1 r5 b

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

5 _7 y5 W' y4 V3 p

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

0 q5 d \2 C1 y/ s$ Q* m" k

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

2 k- I; b8 i* E: Y% @+ ~6 ]

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

+ h ~. T% p2 x" p/ A

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

3 Z) ]3 ?0 r' H/ ~4 `: m1 ]" L

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

# r& M4 m7 w9 M* R' ^1 W: A

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

$ ~7 z) A2 t4 w5 i# I

  18.会前先拉几个盟友。

8 Y0 o0 G+ u7 Y% I, s% g

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

( x+ b+ I! x4 L9 H# @

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

, E( m" l& U" Z; n9 d

  ●会议准备

* P' W$ w+ o; N: P

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

& v$ s! \1 y( v& L

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

q! F6 S! t& k' Y _4 r

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

! z4 M2 a9 L$ }5 v' }2 _# I

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

1 ^+ x d) z: d- |+ V3 Z6 s

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

) c2 z- t" V/ o, g2 a! I

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

9 g) [: l5 E/ S/ K" Q f! N

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

- [ a& U: v7 ?$ `/ g" v

  27.议程要尽可能短小简单。

# F" w& L- C e8 G% j6 }

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

: H J5 M2 [$ H8 Y" V! S1 D( ^% p

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

0 R7 ? R& M: ~9 ~ h

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

# X5 j. L$ G% w4 |; O- l* I5 z# V

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

4 P- e. V6 M- X! @2 y% Q# h

  32.必须将电话转移出会场。

# d/ J& @& W- @/ `, x

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

' U- V! d3 s0 {( Q9 f) g

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

- ]9 U: Y0 t7 p/ T

  35.要找个确保没有干扰的会场。

, o( r/ y, D) b' a; K1 R

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

+ Z! C$ m8 g8 y- p- K% u! Y

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

1 ]2 l& Z9 [5 H$ k

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

9 j9 y' F; S8 X: C9 J

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

9 k9 Q. ~, {' k% N

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

* M# \* L0 M2 z* T% d: e$ A, r% B

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

7 S) }' e x! a+ E

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

( z- Y1 ?9 y8 j

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

8 @: D; O: x0 X: ]! ^5 l3 L

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

, t% F2 [# ~$ n

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

7 T$ D6 C9 ?& u- \+ z$ M, q

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

+ Q" W9 s3 G& |7 ~7 p- m

  ●出席会议

6 C- j+ ]5 `! u. y& n; B

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

# I" N& L& A3 D3 S) }3 t% Y* w

  47.会前拟出自己的发言稿。

1 P$ d% R# B- ?

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

) A$ e* g/ _' J+ j5 Y3 i8 | `

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

7 v! Y0 B& P& E0 R9 r7 g/ O

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

1 @. e R. C d
0 h) ~. M9 F9 s/ I8 c' j

  51.开始发言前先作深呼吸。

) t* {; [) `1 I/ Z/ R: C* j

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

" q8 W1 U# z) p# r$ ]

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

3 B, e7 U9 b- K1 m' D3 Z3 X5 l6 ~8 f

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

+ E$ k, N! g, {; a+ k' G

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

% i A! Z1 i6 F/ u! R. k

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

# X4 `/ q* p3 s5 g, f5 v# _! B6 _

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

: `- @$ y; R) k1 u0 Y

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

3 U0 D0 ~. H; A. T* G6 E

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

6 L+ F1 V ?. A& J

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

9 i8 A% y0 _, q. a( L

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

: A* y& j4 `+ _

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

+ S" r8 A3 Q1 u3 d9 q' H4 g9 z

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

R+ w3 F, k- z6 M

  ●主持会议

$ X, d* _0 U' |' c2 h/ t9 o

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

' h9 F7 ]4 D; P3 [

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

, e) V) { L) t+ v" S0 [

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

2 `% p9 f3 M" j

  66.尽量于会前认识新来者。

( c: C" A+ V0 n

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

D( |7 n- p8 ?; O% I6 t0 ?, s

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

, x/ A( |2 s* s# r* @4 A

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

' M* h, \4 a% {& E/ b' g

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

- q' l1 ~ s+ B1 ?, K, C5 ~

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

* V* u0 {% I8 R0 S3 O

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

% v% P& [" s7 \$ w* X. K: h

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

4 m0 M9 E& z* Q8 p8 k! C

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

& s6 E0 `& k/ G4 V; M$ Q: b

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

8 S" Q: c+ b8 c" P/ V5 y

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

: V* Y! L/ n( T7 Q& ?% Y

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

: X- J1 n; `' p Y- k! A6 O

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

* U( i6 V" [0 g; Y7 t4 [

  79.必须清楚每次会议的规则。

& E; w, Q) }2 {3 q' D

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

! {* ?$ K! Y6 N

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

. u B* ]. v3 Z% a7 r! D8 d

  

8 S4 `2 C0 ^8 M0 p* T

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。0 y8 j* f3 n6 X0 ]
% h( o/ V+ {4 D8 T9 P9 D0 T
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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