人与人之间主要通过三种方式进行交流沟通,即书面语言、口头语言和体态语言。秘书处在组织的枢纽位置,以上三种表达方式中,口头语言的表达能力对其工作的影响更为直接而明显。 - a+ p+ a5 G2 }$ N5 f4 j
为了解秘书的口头表达能力状况,笔者按照社会学和统计学分析的基本要求编制了《秘书口语表达能力问卷调查表》,对我老秘网市三个区的企事业单位秘书工作人员做了一个调查。本次调查共发放调查问卷400份,回收361份,其中有效问卷332份。下面是对332份有效问卷的统计情况。 3 r) M* g0 d1 V/ [6 g3 c
被调查对象的年龄为:22岁以下76人,占22.89%;23―27岁103人,占31.02%;28―35岁94人,占28.31%;35岁以上59人,占17.77%。
! d6 b: }/ _1 g5 _0 u+ g+ E9 `' g 关于“良好的口语表达能力对于秘书工作的重要性”,95.18%的秘书认为很重要,4.82%的秘书认为比较重要。 ! V' j) Y+ m4 V. B/ I9 u" g
关于“对自己的口语表达能力如何评价”,83.73%的秘书评价为一般,11.75%的秘书评价为不满意,仅有4.52%的人评价为非常满意。由此看出,大多数秘书认为自己的口语表达能力有待提高。
/ e! ]4 v+ K; Z( \! E9 I* T0 M% F2 s 关于“口语表达能力与秘书职业生涯的关系”,94%的秘书持肯定态度,认为个人的口语表达能力对秘书职业具有重要作用。 + |! c9 S! `+ i2 n$ [' h
关于“你认为自身缺乏哪种口语表达技巧”,54.82%的秘书认为自己缺乏言语表达技巧,25%的秘书认为自己缺乏应变能力,20.18%的秘书认为自己缺乏正确的表达方式和内容。
; u8 J2 K* X, h% P# ]4 ? 话有三说,巧说为妙。秘书要掌握哪些口语表达技巧,才能游刃有余地开展工作呢? & |/ Z( F* e9 }, B9 q$ q1 c
+ P: I: E4 `) d3 O 说真话
) i+ g$ }% H! B" I5 } n$ C 真情实意打动人――
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0 p0 |2 Y/ U$ b% C6 V 真实、笃诚和真情是说实话的三要素。以真实、笃诚为基础,以真情打动人、感染人,才能达到沟通的目的。“立言以诚”是为人的根本,也是口语表达的基础。无论什么场合,言谈都应实实在在、实事求是,不虚伪、不油滑、不夸饰,不说违背事实的话,不说违心的话,不说自己还没弄明白的话,不说假话、大话、空话、废话。交谈时不要怕暴露缺点,这样才会显得真实,而勇于承认自己“不知道”,才是充满自信的表现。只有实实在在、坦诚待人,才能获得他人的帮助与支持,从而达到预期目标。
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- X6 j) J3 ^% g 说曲话
& q4 C4 F% j; @7 `9 d/ O. @" l 委婉含蓄尊重人―― % y7 W4 j1 Y' ? j' @/ L: G
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培根曾说:“交谈时的含蓄和得体,比口若悬河更可贵。”委婉是劝说他人的法宝,却不会伤害他人的自尊心,所以委婉的劝说更容易得到认同。委婉含蓄的语言可以避免给听者造成伤害,可以避免与听者发生对抗,可以启发听者的想象和思考,使其在品味语言的同时接受对方的观点,从而取得“言有尽而意无穷,余意尽在不言中”的谈话效果。
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说硬话 " ^+ ?7 ~( r0 t6 J6 |' @8 i
理直气壮战胜人――
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" B# [/ l% P0 |- e 秘书在办事过程中偶尔会遇到不讲道理的人,此时必须掌握说“硬”话的技巧。“硬”就是所表达的内容有比较强硬的成分,真正击中对方的要害,使其有所顾忌。具体来说,就是依据相关办事原则进行处理,正面反击,以果敢的态度劝说对方,使对方明白利害关系,从而达到说服的效果。
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* z& q; d0 Y; y2 y 说软话
( H( K! }( K" V/ f9 h6 U 以柔克刚感动人―― " L- M& Q7 |1 T$ \4 a' O$ t
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