人与人之间主要通过三种方式进行交流沟通,即书面语言、口头语言和体态语言。秘书处在组织的枢纽位置,以上三种表达方式中,口头语言的表达能力对其工作的影响更为直接而明显。
/ Z: V9 L1 s( |7 a% Q, n 为了解秘书的口头表达能力状况,笔者按照社会学和统计学分析的基本要求编制了《秘书口语表达能力问卷调查表》,对我老秘网市三个区的企事业单位秘书工作人员做了一个调查。本次调查共发放调查问卷400份,回收361份,其中有效问卷332份。下面是对332份有效问卷的统计情况。 * I* w' C% G9 K& @! `6 Z
被调查对象的年龄为:22岁以下76人,占22.89%;23―27岁103人,占31.02%;28―35岁94人,占28.31%;35岁以上59人,占17.77%。 - J) r, k" I: l1 ?) y- e
关于“良好的口语表达能力对于秘书工作的重要性”,95.18%的秘书认为很重要,4.82%的秘书认为比较重要。
/ W! U3 ], z/ [. V3 \' z/ B* ` 关于“对自己的口语表达能力如何评价”,83.73%的秘书评价为一般,11.75%的秘书评价为不满意,仅有4.52%的人评价为非常满意。由此看出,大多数秘书认为自己的口语表达能力有待提高。 8 _/ r& G6 ? M% N" c/ P. A+ F
关于“口语表达能力与秘书职业生涯的关系”,94%的秘书持肯定态度,认为个人的口语表达能力对秘书职业具有重要作用。
8 W. x; I/ ^& g% R3 w' T 关于“你认为自身缺乏哪种口语表达技巧”,54.82%的秘书认为自己缺乏言语表达技巧,25%的秘书认为自己缺乏应变能力,20.18%的秘书认为自己缺乏正确的表达方式和内容。
% N: o6 Z# k8 C* o3 O5 m 话有三说,巧说为妙。秘书要掌握哪些口语表达技巧,才能游刃有余地开展工作呢? & w) H1 _1 Y- y. @
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说真话
% i- j- G+ {9 {3 r7 \4 o 真情实意打动人―― ; Q3 ~1 I' H) C- t1 a
6 H; I* Z" }+ ?' F. T1 s a 真实、笃诚和真情是说实话的三要素。以真实、笃诚为基础,以真情打动人、感染人,才能达到沟通的目的。“立言以诚”是为人的根本,也是口语表达的基础。无论什么场合,言谈都应实实在在、实事求是,不虚伪、不油滑、不夸饰,不说违背事实的话,不说违心的话,不说自己还没弄明白的话,不说假话、大话、空话、废话。交谈时不要怕暴露缺点,这样才会显得真实,而勇于承认自己“不知道”,才是充满自信的表现。只有实实在在、坦诚待人,才能获得他人的帮助与支持,从而达到预期目标。
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说曲话
) @* E5 j; I( }( w6 _& o 委婉含蓄尊重人―― 2 L o; l0 K" R# h0 F7 ]. v8 I
7 X; F1 i/ B4 t. @0 f2 T# Y" F) \2 O 培根曾说:“交谈时的含蓄和得体,比口若悬河更可贵。”委婉是劝说他人的法宝,却不会伤害他人的自尊心,所以委婉的劝说更容易得到认同。委婉含蓄的语言可以避免给听者造成伤害,可以避免与听者发生对抗,可以启发听者的想象和思考,使其在品味语言的同时接受对方的观点,从而取得“言有尽而意无穷,余意尽在不言中”的谈话效果。 $ v; B- M" c7 f! A1 g( o
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说硬话 1 u7 C" n O1 w
理直气壮战胜人―― ( Q9 ^6 G6 B* G- I$ X
# `: ^( P+ ^( p& [( R 秘书在办事过程中偶尔会遇到不讲道理的人,此时必须掌握说“硬”话的技巧。“硬”就是所表达的内容有比较强硬的成分,真正击中对方的要害,使其有所顾忌。具体来说,就是依据相关办事原则进行处理,正面反击,以果敢的态度劝说对方,使对方明白利害关系,从而达到说服的效果。
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5 n. I* C8 l; ^" b/ c' |1 E 说软话
% z5 [ p* t# Z. W 以柔克刚感动人―― * X; Q+ L9 X- b6 N& P7 J
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